Wie erstellt man einen guten Projektplan?

Viele Menschen assoziieren einen Projektplan mit einem Projektzeitplan (Gantt-Diagramm), in dem die Projektaufgaben, die Verantwortlichkeiten für ihre Durchführung, die Start- und Endtermine und die Verbindungen zwischen den Aufgaben definiert sind. Diese Assoziation ist jedoch nur teilweise gerechtfertigt, denn ein guter Projektplan ist ein umfassenderes Konzept. Bevor wir uns mit den Besonderheiten eines Projektplans befassen, ist es wichtig zu verstehen, warum er notwendig ist und welche Bedeutung er hat. Nach den Prince 2 Projektmanagement-Methoden sollte jedes Projekt zwei logische Phasen haben – die Planungsphase und die Ausführungsphase. Im Wesentlichen ist ein effektives Management der Ausführungsphase ohne eine solide Grundlage – einen Projektplan – unmöglich.

Was ist ein Projektplan?

Ein guter Projektplan ist unerlässlich, denn bevor wir das erste Geld für ein Projekt ausgeben, sind wir gezwungen, darüber nachzudenken, was wir tun wollen. Je tiefer wir in den Planungsprozess einsteigen, desto mehr neue Informationen und Details tauchen auf. Richtig in den Plan aufgenommen, werden sie sich positiv auf den späteren Erfolg des Projekts auswirken. Der Plan hilft dabei, die Arbeit besser zu koordinieren und auf die Mitglieder des Projektteams aufzuteilen. Der Plan ermöglicht uns eine bessere Kommunikation mit den Projektbeteiligten. Und schließlich können wir anhand des Plans feststellen, ob wir das Projekt rechtzeitig fertigstellen und ob wir das Projekt in den vorgegebenen Mengen abschließen werden, d.h. er ermöglicht uns, die Umsetzungsphase des Projekts gut zu managen. Viele Projektmanager ziehen es vor, aktiv zu sein und ein Gefühl von „Wind in den Haaren“ zu haben, anstatt sich stunden- und tagelang mit langweiliger Planung zu beschäftigen. Im Projektmanagement herrscht das falsche Gefühl, dass wir intelligent arbeiten. Ein schlechter Plan verursacht während des Projekts zahlreiche Probleme unterschiedlicher Art. Bei einem unzureichenden Plan können Sie sich zu 100 % sicher sein, dass solche Probleme auftreten werden.

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Elemente und Vorgehensweise bei der Entwicklung eines guten Projektplans

DEFINITION DES RAHMENS FÜR DAS PROJEKT

Zu Beginn sollten wir den Rahmen (das Schema) des Projekts festlegen:

Projektergebnis/Produkt – Definition dessen, was wir mit dem Projekt, dem Endprodukt, den wichtigsten Meilensteinen und dem Umfang erreichen wollen. Bei der Festlegung des Projektumfangs ist es auch wichtig zu sagen, was nicht zum Umfang gehört;
Der Business Case für das Projekt – Hier betrachten wir die Probleme oder Möglichkeiten der Organisation, die das Projekt angehen soll. Was sind die geschätzten und erwarteten Geschäftsergebnisse des Projekts? Wir müssen mehr als nur genau wissen, was wir tun wollen. Genauso wichtig, wenn nicht noch wichtiger, ist es, genau zu wissen, warum wir es tun wollen,
die Angabe, welche strategischen Ziele das Projekt unterstützen wird;
Festlegung eines Rahmenbudgets für das Projekt – es lohnt sich, über die Spanne nachzudenken, in der sich das Budget bewegen sollte;
Definieren Sie die wichtigsten Projektrisiken;
Festlegung der Hauptphasen, aus denen das Projekt bestehen soll;
die Festlegung der für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen.

Der auf diese Weise definierte Projektrahmen wird häufig in einem Projektcharta-Dokument zusammengefasst. Anhand der Projektcharta kann der Projektsponsor entscheiden, ob die Planungsphase des Projekts eingeleitet werden soll.

DEFINITION DER PROJEKTLEISTUNGEN

Eine gute Definition und Beschreibung des/der Endprodukts/Produkte und der Teilprodukte, die zum Erreichen des Endergebnisses erforderlich sind, ist eine der wesentlichen Aktivitäten, die bei der Entwicklung des Projektplans durchgeführt werden müssen. Die Entwicklung einer so genannten Product Breakdown Structure (PBS) und eines Produktflussdiagramms (PFD) ist eine ausgezeichnete Idee. Mit der PBS können Sie die Endprodukte in ihre jeweiligen Teilprodukte zerlegen, und mit dem PFD können Sie eine zeitliche Abfolge für deren Erstellung entwickeln. Jedes Produkt sollte so genau wie möglich beschrieben werden, damit möglichst wenig Spielraum für zweideutige Interpretationen durch das Projektteam bleibt.

Das Definieren und Beschreiben von Projektleistungen ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements. Dazu gehört die Planung von Aufgaben, Budgets, Ressourcen und Risiken. Wenn wir jedoch die Bedeutung der Präzision bei Produktbeschreibungen vernachlässigen, kann dies zu Untertreibungen führen. Diese Untertreibungen können dann die Genauigkeit des Zeit-, Budget- und Ressourcenplans beeinträchtigen. Denn eine der effektivsten Methoden zur Planung dieser Aspekte ist die produktbasierte Planung. Wenn diese Methode korrekt umgesetzt wird, gewährleistet sie eine effektive Ausführung, indem sie den Zeitplan, die Ressourcen und das Budget mit den Projektleistungen in Einklang bringt.

PRODUKTBEZOGENE PLANUNG, ERSTELLUNG EINES PROJEKTPLANS

Da die Produkte und der Umfang des Projekts gut beschrieben sind, wissen wir, was wir tun wollen. Es ist also an der Zeit, zu definieren, wie wir das Projekt durchführen wollen. Es ist eine gute Idee, den Zeitplan mit der Erstellung einer so genannten Work Breakdown Structure (WBS) zu beginnen. Dabei handelt es sich um eine angemessen geordnete Liste von Aufgaben, die erledigt werden müssen, um die definierten Projektleistungen zu entwickeln. In diese Liste sollten Sie auch die Meilensteine des Projekts aufnehmen. Erst wenn Sie sich vergewissert haben, dass Sie eine gute Liste aller Aufgaben haben und dass diese vollständig sind, lohnt es sich, die Verantwortlichkeiten für deren Erledigung festzulegen. Legen Sie dann die Start- und Endtermine für jede Aufgabe fest und stellen Sie Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben her. Auf diese Weise erstellen wir das sogenannte Gantt-Diagramm für das Projekt.

ENTWICKLUNG EINES PROJEKTBUDGETS

Bei der Analyse jeder Aufgabe, die auf dem Gantt-Plan sichtbar ist, berücksichtigen wir die Ausgaben, die für die Fertigstellung des Projekts anfallen. Auf diese Weise stellen wir alle notwendigen Budgetposten zusammen und schätzen die Beträge (es gibt mehrere Methoden zur Schätzung von Mengen, deren Beschreibung jedoch den Rahmen dieses Artikels sprengen würde). Manchmal reicht es aus, die Gesamtbeträge für jeden Budgetposten anzugeben; manchmal verlangen die Unternehmen eine Aufschlüsselung für jeden Monat des Projekts.

ENTWICKLUNG EINES RESSOURCENPLANS

Im Gantt-Zeitplan haben wir die Verantwortung für die Durchführung der Aufgaben zugewiesen und in gewissem Maße auch die für die Durchführung des Projekts erforderlichen personellen Ressourcen aufgeführt. Diese Liste sollte um alle Mitglieder des Projektteams ergänzt werden, und dann sollte für jede Person der Grad ihrer Beteiligung am Projekt bestimmt werden. Wir können den Grad der Beteiligung an dem Projekt in %/Tagen/Stunden festlegen – je nach Bedarf und angewandter Methode. Wenn Sie sich den Ressourcenplan ansehen, sollten Sie sich fragen, ob die vorgesehenen Ressourcen ausreichen und über die richtigen Kompetenzen verfügen, um das Projekt gut durchzuführen – die Erfahrung lehrt uns, dass dies in vielen Fällen anders ist. Wenn für die Durchführung des Projekts andere Ressourcen als Personal erforderlich sind, planen wir diese ähnlich wie die Personalressourcen.

EINEN RISIKOPLAN ENTWICKELN

In diesem Stadium lohnt es sich, alle Projektrisiken zu identifizieren. Dann müssen Sie die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens und ihre möglichen Auswirkungen auf das Projekt bestimmen und die Verantwortung für ihre Überwachung zuweisen.

ENTWICKLUNG EINES KOMMUNIKATIONSPLANS

Für einen Kommunikationsplan ist es erforderlich, alle relevanten Projektbeteiligten zu definieren, ihren Informationsbedarf zu ermitteln und dann einen Aktionsplan zu entwickeln, um diesen Bedarf zu decken. Alle oben genannten Elemente zusammen bilden den Projektplan. Der Projektsponsor sollte den Plan genehmigen, bevor das Projekt in die Implementierungsphase übergeht.

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Wie kann ein Informationssystem die Erstellung eines guten Projektplans unterstützen?

Viele Unternehmen planen Projekte mit Lösungen, die in MS Project entwickelt wurden. Mit Excel können Sie einen guten Projektplan erstellen, der alle seine Elemente enthält. Es gibt jedoch ziemlich viele Programme auf dem Markt, die explizit für diesen Zweck entwickelt wurden, wie z.B. die Projektmanagement-Software FlexiProject, die die Projektplanung unterstützt und alle notwendigen Funktionalitäten für die Erstellung eines Projektplans enthält:

eine ausführliche, vorgefertigte Projektcharta, die so genannte Project Charter,
die Software kann das Projekt in eine beliebige Anzahl von Phasen unterteilen, d.h. Sie können die Planungsphase problemlos von der Ausführungsphase trennen; nach entsprechender Systemgenehmigung durch den Projektsponsor kann der Projektplan gespeichert und die Umsetzung anhand dieses Plans verfolgt werden,
fortschrittliche Module für die Verwaltung von Projektressourcen und -risiken – FlexiProject ermöglicht es Ihnen, diese zu planen und anschließend die Ausführung zu verfolgen,
füllt der Projektleiter ein eingenähtes Dokument „Planänderungsantrag“ (sog. Change Request) aus, wenn es begründete Umstände für eine Änderung des Projektplans gibt. Projektänderungen müssen einen im System definierten Genehmigungsweg durchlaufen, d.h. sie finden unter vollständiger Kontrolle statt.