Lansarea cu succes a FlexiProject la ITTS

🏢 Despre ITTS

ITTS este o companie de tehnologie cu sediul în Bydgoszcz, Polonia, care s-a dezvoltat rapid începând cu 2011 prin implementarea de proiecte de telecomunicații și instalații electrice și servicii de infrastructură IT. Prin combinarea experienței din sectoarele construcțiilor, telecomunicațiilor și IT, ITTS oferă soluții personalizate pentru clienții din sectorul public și privat. Compania este specializată în construirea și modernizarea rețelelor de telecomunicații, a instalațiilor electrice și în întreținerea și gestionarea mediilor IT.

📊 Contextul punerii în aplicare

Pe măsură ce numărul de proiecte a crescut rapid, ITTS a început să recunoască nevoia de a-și optimiza procesele. Gestionarea unui portofoliu de sute de inițiative necesita o mai bună organizare și, cel mai important, un control în timp real asupra programelor, termenelor de plată și fluxului de informații între echipe. În practică, metodele de lucru descentralizate utilizate anterior – bazate pe foi de calcul, e-mailuri și acorduri locale – s-au dovedit insuficiente pentru a asigura transparența și ritmul operațional de care organizația avea nevoie. Identificarea în timp util a întârzierilor, atribuirea eficientă a responsabilităților și gestionarea proactivă a riscurilor – indiferent dacă sunt legate de execuția proiectului, de plăți sau de costuri – au devenit din ce în ce mai esențiale.

🚀 Procesul de punere în aplicare

Confruntat cu aceste provocări, ITTS a început să caute un instrument care să îl ajute să își gestioneze portofoliul complex de proiecte, sprijinind în același timp în mod real echipele în sarcinile lor de zi cu zi. Ca răspuns la nevoile identificate, ITTS a decis să implementeze sistemul FlexiProject, tratându-l ca pe o soluție de sprijinire a aspectelor cheie ale gestionării proiectelor, în special controlul termenelor și bugetelor în cadrul unui portofoliu extins de inițiative. Încă de la început, obiectivul nu a fost acela de a utiliza toate modulele FlexiProject disponibile, ci de a se concentra pe caracteristicile care răspundeau celor mai importante nevoi ale companiei. ITTS a limitat în mod deliberat domeniul de aplicare al implementării la cele mai esențiale componente, ceea ce a contribuit la evitarea copleșirii utilizatorilor și a accelerat adaptarea organizației la instrument.

FlexiProject a permis agregarea datelor proiectului într-un singur loc, a facilitat urmărirea termenelor de plată și a îmbunătățit gestionarea bugetului în timp real. O îmbunătățire suplimentară a fost introducerea modelelor de proiect, care au simplificat și standardizat procesul de planificare pentru noile inițiative.

🏆 Beneficiile implementării instrumentului FlexiProject

Datorită implementării FlexiProject, ITTS a obținut o perspectivă mult mai clară asupra operațiunilor în curs – aproximativ 300 de proiecte sunt în prezent monitorizate activ în sistem, în timp ce numărul total de proiecte înregistrate se apropie de o mie. În ciuda acestei dimensiuni, sistemul nu a generat probleme operaționale; dimpotrivă, echipa dispune acum de un instrument care permite gestionarea eficientă a unui portofoliu atât de vast, fără a sacrifica claritatea sau controlul asupra aspectelor cheie ale execuției. Una dintre cele mai notabile îmbunătățiri a fost cea a livrărilor la timp – datorită unei mai bune organizări, a unor programe clare și a unei monitorizări precise a plăților, compania poate răspunde eficient nevoilor curente fără riscul unei supraîncărcări organizaționale, chiar dacă numărul de proiecte continuă să crească.

Este demn de remarcat faptul că utilizarea sistemului evoluează în paralel cu creșterea organizației, pe măsură ce compania crește, la fel se întâmplă și cu disponibilitatea acesteia de a adopta funcționalități suplimentare. ITTS consideră că FlexiProject sprijină o transformare internă mai amplă, inclusiv dezvoltarea unei culturi puternice de gestionare a proiectelor. Ceea ce inițial a servit drept soluție la o provocare specifică a devenit acum o platformă pentru îmbunătățiri pe termen lung, însoțind compania în călătoria sa de creștere.