Efficienza e motivazione

Come assegnare efficacemente le priorità ai compiti e l'importanza di una corretta prioritizzazione dei compiti?

La prioritizzazione dei compiti è il processo che determina l’urgenza dei compiti, decidendo quali sono i compiti più importanti e quali possono aspettare o essere rimandati. Al lavoro, spesso abbiamo più compiti di diversa importanza. La capacità di stabilire efficacemente le priorità dei compiti che ci vengono assegnati è fondamentale per svolgere con successo i nostri compiti professionali e raggiungere i nostri obiettivi. Le tecniche e i metodi di prioritizzazione presentati di seguito presentano diversi modi per aiutare a fissare gli obiettivi e a stabilire le priorità.

Perché la definizione delle priorità è così importante?

Con molti compiti da portare a termine, possiamo sentirci sopraffatti e stressati da una marea di responsabilità. Affronteremo il completamento dei compiti in modo diverso, sapendo quali sono i più importanti. Mettere in ordine le cose aiuta a evitare lo stress. Stabilire le priorità aiuta a concentrarsi sui compiti più importanti e a portarli a termine. Utilizzare il proprio tempo nel modo più efficiente, concentrandosi sui compiti più importanti, permette di ottenere di più in meno tempo. Questo evita le distrazioni e ci rende più produttivi ed efficienti. Dando priorità alle nostre attività, possiamo concentrarci prima sui compiti cruciali per il raggiungimento dei nostri obiettivi. Questo approccio faciliterà il raggiungimento dei risultati desiderati. Inoltre, stabilendo delle priorità, possiamo pianificare meglio i nostri compiti e quindi evitare situazioni in cui dobbiamo occuparci di questioni urgenti e pressanti, anche se non possono essere completamente escluse.

Importanza vs. urgenza: come distinguere i compiti importanti da quelli che richiedono un'azione urgente?

L’importanza di un compito definisce il suo significato e il suo impatto sul raggiungimento di un obiettivo specifico. Quanto più l’esecuzione di un compito ha un valore, tanto più è importante. L’urgenza, invece, definisce il tempo rimasto per completare un compito. Più la scadenza è vicina, più è urgente. Se un compito non ha una scadenza specifica, non è urgente. Distinguere tra l’importanza e l’urgenza di un compito è fondamentale per stabilire le priorità in modo efficace e quindi per gestire il tempo. Per definire l’importanza e l’urgenza, si possono utilizzare diverse aree per definire questi valori:

• Stabilite quale obiettivo lo svolgimento di un determinato compito vi aiuterà a raggiungere e in che misura questo compito vi avvicinerà al raggiungimento di un determinato obiettivo.
• Considerate quali potrebbero essere le conseguenze del completamento o meno di un determinato compito. I compiti importanti hanno effetti duraturi e la gratificazione può essere rimandata. Gli effetti delle attività urgenti saranno a breve termine, ma tali questioni richiedono un’attenzione immediata.
• Considerate l’orizzonte temporale per il completamento del compito. Le attività che richiedono un completamento immediato sono urgenti. I compiti che hanno tempi lunghi per il completamento e che influiscono in modo significativo sul raggiungimento degli obiettivi devono essere considerati importanti.
• Analizzate se qualcun altro ha le competenze necessarie per svolgere il compito e se potete delegarlo.

Come stabilire le priorità dei compiti?

Esistono molte tecniche e modi per stabilire le priorità dei compiti, ma non sono universali. La scelta del giusto metodo di prioritizzazione dipende dalle nostre preferenze e dalle nostre esigenze individuali. Persone diverse troveranno utili tecniche diverse, quindi è importante trovare un metodo che aiuti una persona in particolare e che non funzioni necessariamente per altre.

METODO EISENHOWER

Chiamata anche matrice di Eisenhower o matrice, è stata sviluppata a partire dal modo di lavorare di Dwight D. Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti. Distinse tra compiti importanti e compiti urgenti. Il metodo prevede la suddivisione dei compiti in quattro categorie e la determinazione delle azioni da intraprendere nei loro confronti.

Secondo il Metodo Eisenhower, i compiti sono suddivisi in quattro categorie:

• Importanti e urgenti – richiedono una risposta immediata e una soluzione immediata. Richiedono capacità di gestione delle crisi e la loro mancata esecuzione può avere gravi conseguenze.
• Importanti e non urgenti – sono importanti, ma la loro attuazione non richiede un’azione immediata.
• Irrilevanti e urgenti – sono compiti che richiedono una risposta immediata, ma la loro esecuzione non contribuisce al raggiungimento di obiettivi importanti.
• Irrilevanti e non urgenti: si tratta di compiti che non apportano un valore apprezzabile e il cui completamento richiede tempo ed energia.

Il metodo Eisenhower aiuta a distinguere quali compiti sono più importanti e richiedono un’attenzione immediata, e quali possono essere rimandati o scartati del tutto. Ciò consente di gestire il tempo in modo più efficace, aumentando così la produttività.

METODO ABC

Si tratta di dividere i compiti in tre categorie: A, B e C. I compiti vengono assegnati ai gruppi in base alla loro importanza e al loro impatto sul raggiungimento dell’obiettivo.

• Categoria A – comprende i compiti più importanti e urgenti che devono essere svolti per primi e non possono essere delegati. Sono i compiti legati al raggiungimento degli obiettivi più importanti e il loro completamento ha il massimo impatto sul successo. Secondo il Principio di Pareto, questi compiti dovrebbero rappresentare il 20% di tutte le responsabilità, generando così l’80% dei risultati.
• Categoria B – comprende compiti importanti ma meno urgenti. Si tratta di compiti che devono essere svolti ma che possono essere parzialmente delegati.
• Categoria C – comprende compiti meno importanti che possono essere svolti se tutti i compiti delle categorie A e B sono stati completati.

Dovete concentrarvi prima sui compiti della categoria A, perché sono i più importanti e hanno un impatto maggiore sul raggiungimento del successo. I compiti della categoria B devono essere svolti in ordine di importanza. I compiti della categoria C, invece, possono essere svolti a piacere quando tutti i compiti delle categorie A e B sono stati completati.

METODO DEL MITO (COMPITO PIÙ IMPORTANTE)

Si tratta di concentrarsi sui compiti più importanti da svolgere. L’applicazione di questa tecnica prevede la selezione dei tre compiti più importanti e la scelta, tra i compiti selezionati, di quello che deve essere svolto in un determinato giorno. In una situazione in cui si deve scegliere tra un lungo elenco di compiti, è facile trascurare ciò che è importante. Quando dobbiamo svolgere uno dei tre compiti più importanti, iniziamo a realizzare ciò che è importante. Tutto il resto può essere saltato, ma quel particolare compito deve essere completato.

METODO MOSCA

Si tratta di assegnare i problemi a quattro categorie: MUST (deve), SHOULD (dovrebbe), COULD (potrebbe) e WON’T (non lo farà). MoSCoW è abbreviato dalle prime lettere dei nomi delle categorie. La prioritizzazione del MoSCoW viene solitamente utilizzata per il prodotto finale di un progetto. Le categorie a cui vengono assegnate le caratteristiche che il prodotto deve avere, ad esempio, definiscono l’approccio ai compiti necessari per realizzarle.

• MUST (deve avere) – contiene requisiti e compiti che devono essere completati. Si tratta di compiti senza i quali il progetto non può essere considerato completo.
• SHOULD (dovrebbe essere) – contiene questioni importanti e ad alta priorità che dovrebbero essere affrontate, ma non sono necessarie per raggiungere l’obiettivo.
• COULD (potrebbe essere) – contiene requisiti auspicabili ma non necessari. Possono essere implementati se il tempo e le risorse lo consentono.
• WON’T (non lo farà) – contiene requisiti che non saranno realizzati. Non sono necessari per raggiungere gli obiettivi del progetto. Potranno essere realizzati in futuro.

Il metodo MoSCoW consente di gestire efficacemente le priorità nel progetto e di concentrarsi sui compiti più importanti che devono essere svolti per primi.

La definizione delle priorità dei compiti: un elemento chiave dell'efficienza professionale

Dare priorità ai compiti è estremamente importante al giorno d’oggi, quando siamo costantemente esposti a molte distrazioni e abbiamo poco tempo per raggiungere i nostri obiettivi. Senza una definizione delle priorità e una pianificazione efficace del tempo, è facile cadere nella sensazione di essere sopraffatti dalle responsabilità e perdere efficienza. Pertanto, i metodi di definizione delle priorità sono uno strumento prezioso nelle mani di chiunque voglia avere successo e raggiungere i propri obiettivi. Possono apportare molti vantaggi, aiutare a risparmiare tempo e ad aumentare l’efficienza e la produttività. Di conseguenza, otteniamo un maggiore controllo sul nostro tempo e sulla nostra energia, che ci permetterà di raggiungere i nostri obiettivi in modo più efficace. È importante ricordare che la definizione delle priorità dei compiti non richiede solo la definizione delle priorità delle singole responsabilità, ma anche la suddivisione del tempo in blocchi specifici, a cui dedicare tempo ed energia. Vale anche la pena di notare che la scelta del metodo di prioritizzazione deve dipendere dalle esigenze e dallo stile di lavoro, nonché dalla natura e dai requisiti individuali della persona in questione.