Efficacité et motivation

Comment hiérarchiser efficacement les tâches et l'importance d'une bonne hiérarchisation des tâches ?

La hiérarchisation des tâches est le processus qui consiste à déterminer l’urgence des tâches, à décider quelles sont les tâches les plus importantes et quelles sont celles qui peuvent attendre ou être reportées. Au travail, nous sommes souvent confrontés à de multiples tâches plus ou moins importantes. La capacité à hiérarchiser efficacement les tâches qui nous sont confiées est essentielle pour mener à bien nos missions professionnelles et atteindre nos objectifs. Les techniques et méthodes de hiérarchisation présentées ci-dessous offrent plusieurs moyens de fixer des objectifs et d’établir des priorités.

Pourquoi est-il si important de hiérarchiser les tâches ?

Avec de nombreuses tâches à accomplir, nous pouvons nous sentir submergés et stressés par le flot de responsabilités. Nous aborderons l’accomplissement des tâches différemment, en sachant quelles sont les plus importantes. Mettre de l’ordre dans ses affaires permet d’éviter le stress. Fixer des priorités permet de se concentrer sur les tâches les plus importantes et de les mener à bien. Utiliser son temps le plus efficacement possible, en se concentrant sur les tâches les plus importantes, permet d’en faire plus en moins de temps. Cela évite les distractions et nous rend plus productifs et efficaces. En hiérarchisant nos activités, nous pouvons nous concentrer d’abord sur les tâches qui sont cruciales pour atteindre nos objectifs. Cette approche permettra d’atteindre plus facilement les résultats souhaités. En outre, en fixant des priorités, nous pouvons mieux planifier nos tâches et éviter ainsi les situations où nous devons traiter des questions urgentes et pressantes, bien qu’elles ne puissent pas être totalement exclues.

Importance ou urgence - comment distinguer les tâches importantes de celles qui nécessitent une action urgente ?

L’importance d’une tâche définit sa signification et son impact sur la réalisation d’un objectif spécifique. Plus l’exécution d’une tâche est porteuse de valeur, plus elle est importante. L’urgence, quant à elle, définit le temps qu’il reste pour accomplir une tâche. Plus l’échéance est proche, plus l’urgence est grande. Si une tâche n’a pas de délai précis, elle n’est pas urgente. La distinction entre l’importance et l’urgence d’une tâche est cruciale pour une hiérarchisation efficace des priorités et donc pour la gestion du temps. Pour définir l’importance et l’urgence, plusieurs domaines peuvent être utilisés pour aider à définir ces valeurs :

• Déterminez quel objectif la réalisation d’une tâche particulière vous aidera à atteindre, et dans quelle mesure cette tâche vous rapprochera de la réalisation d’un objectif particulier.
• Réfléchissez aux conséquences de l’accomplissement ou du non-accomplissement d’une tâche particulière. Les tâches importantes ont des effets à long terme et la satisfaction peut être reportée. Les effets des tâches urgentes seront de courte durée, mais ces questions nécessitent une attention immédiate.
• Tenez compte de l’horizon temporel pour la réalisation de la tâche. Les activités qui doivent être achevées immédiatement sont urgentes. Les tâches dont les délais d’exécution sont longs et qui ont une incidence significative sur la réalisation des objectifs doivent être considérées comme importantes.
• Analysez si quelqu’un d’autre a les compétences nécessaires pour prendre en charge la tâche et vous pouvez la déléguer.

Comment hiérarchiser les tâches ?

Il existe de nombreuses techniques et façons de hiérarchiser les tâches, mais elles ne sont pas universelles. Le choix de la bonne méthode de hiérarchisation dépend de nos préférences et de nos besoins individuels. Différentes personnes trouveront différentes techniques utiles, il est donc important de trouver une méthode qui aidera une personne en particulier et qui ne fonctionnera pas nécessairement pour d’autres.

MÉTHODE EISENHOWER

Également appelée matrice d’Eisenhower ou matrice, elle a été développée à partir de la façon dont travaillait Dwight D. Eisenhower, le 34e président des États-Unis. Il a fait la distinction entre les tâches importantes et les tâches urgentes. La méthode consiste à répartir les tâches en quatre catégories et à déterminer ainsi les mesures à prendre à leur égard.

Selon la méthode Eisenhower, les tâches sont divisées en quatre catégories :

• Importantes et urgentes – nécessitent une réponse et une solution immédiates. Elles requièrent des compétences en matière de gestion de crise, et l’incapacité à les mettre en œuvre peut avoir de graves conséquences.
• Importantes et non urgentes – elles sont importantes, mais leur mise en œuvre ne nécessite pas d’action immédiate.
• Non pertinentes et urgentes – il s’agit de tâches qui nécessitent une réponse immédiate, mais dont l’exécution ne contribue pas à la réalisation d’objectifs importants.
• Non pertinentes et non urgentes – il s’agit de tâches qui n’apportent pas de valeur notable et dont l’accomplissement prend du temps et de l’énergie.

La méthode Eisenhower vous aide à distinguer les tâches les plus importantes, qui requièrent une attention immédiate, de celles qui peuvent être reportées ou abandonnées. Cela vous permet de gérer votre temps plus efficacement et d’augmenter ainsi votre productivité.

MÉTHODE ABC

Elle consiste à diviser les tâches en trois catégories : A, B et C : A, B et C. Les tâches sont affectées à des groupes en fonction de leur importance et de leur impact sur la réalisation de l’objectif.

• Catégorie A – comprend les tâches les plus importantes et les plus urgentes qui doivent être accomplies en premier et ne peuvent être déléguées. Il s’agit des tâches liées à la réalisation des objectifs les plus importants, et leur accomplissement a le plus grand impact sur la réussite. Selon le principe de Pareto, ces tâches devraient représenter 20 % de toutes les responsabilités, générant ainsi 80 % des résultats.
• Catégorie B – comprend les tâches importantes mais moins urgentes. Il s’agit de tâches qui doivent être accomplies mais qui peuvent être partiellement déléguées.
• Catégorie C – comprend les tâches moins importantes qui peuvent être accomplies si toutes les tâches des catégories A et B sont terminées.

Vous devez vous concentrer d’abord sur les tâches de la catégorie A, car ce sont les plus importantes et celles qui ont le plus d’impact sur la réussite. Les tâches de la catégorie B doivent être effectuées par ordre d’importance. Les tâches de la catégorie C, en revanche, peuvent être effectuées à loisir lorsque toutes les tâches des catégories A et B ont été accomplies.

MÉTHODE DU MYTHE (TÂCHE LA PLUS IMPORTANTE)

Il s’agit de se concentrer sur les tâches les plus importantes à accomplir. L’application de cette technique consiste à sélectionner les trois tâches les plus importantes, puis à choisir, parmi les tâches sélectionnées, celle qui doit être effectuée un jour donné. Dans une situation où vous devez choisir parmi une longue liste de tâches, il est facile de négliger ce qui est important. Lorsque nous devons accomplir l’une des trois tâches les plus importantes, nous commençons à accomplir ce qui est important. Tout le reste peut être ignoré, mais cette tâche particulière doit être accomplie.

MÉTHODE DE MOSCOU

Elle consiste à classer les questions dans quatre catégories : MUST (doit), SHOULD (devrait), COULD (pourrait) et WON’T (ne sera pas). Le MoSCoW est abrégé à partir des premières lettres des noms de catégories. La hiérarchisation du MoSCoW est généralement utilisée pour le produit final d’un projet. Les catégories dans lesquelles sont classées les caractéristiques que le produit doit avoir, par exemple, définissent l’approche des tâches à accomplir pour les fournir.

• DOIT (doit avoir) – contient des exigences et des tâches qui doivent être accomplies. Il s’agit de tâches sans lesquelles le projet ne peut être considéré comme achevé.
• DEVRAIT (devrait être) – contient des questions importantes et prioritaires qui devraient être traitées, mais qui ne sont pas nécessaires pour atteindre l’objectif.
• COULD (pourrait être) – contient des exigences qui sont souhaitables mais pas nécessaires. Elles peuvent être mises en œuvre si le temps et les ressources le permettent.
• WON’T (will not) – contient des exigences qui ne seront pas réalisées. Ils ne sont pas nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Ils peuvent être réalisés à l’avenir.

La méthode MoSCoW vous permet de gérer efficacement les priorités du projet et de vous concentrer sur les tâches les plus importantes qui doivent être réalisées en premier.

La hiérarchisation des tâches - un élément clé de l'efficacité professionnelle

Il est extrêmement important de hiérarchiser les tâches de nos jours, alors que nous sommes constamment exposés à de nombreuses distractions et que nous disposons de peu de temps pour atteindre nos objectifs. Sans hiérarchisation des priorités et sans planification efficace du temps, il est facile de se sentir submergé par les responsabilités et de perdre en efficacité. C’est pourquoi les méthodes de hiérarchisation constituent un outil précieux pour toute personne désireuse de réussir et d’atteindre ses objectifs. Ils peuvent apporter de nombreux avantages, aider à gagner du temps et accroître l’efficacité et la productivité. En conséquence, nous maîtrisons mieux notre temps et notre énergie, ce qui nous permet d’atteindre nos objectifs plus efficacement. Il est important de se rappeler que la hiérarchisation des tâches nécessite non seulement de hiérarchiser les responsabilités individuelles, mais aussi de diviser le temps en blocs spécifiques, auxquels vous consacrez du temps et de l’énergie. Il convient également de noter que le choix de la méthode de hiérarchisation doit dépendre des besoins et du style de travail, ainsi que de la nature et des exigences individuelles de la personne concernée