Hatékonyság és motiváció

Hogyan lehet hatékonyan rangsorolni a feladatokat, és mi a fontossága a megfelelő feladatsorrend kialakításának?

A feladatok rangsorolása a feladatok sürgősségének meghatározása, annak eldöntése, hogy mely feladatok a legfontosabbak, és melyek várhatnak vagy elhalaszthatók. A munkahelyen gyakran több, különböző fontosságú feladatunk van. A ránk bízott feladatok hatékony rangsorolásának képessége kulcsfontosságú szakmai feladataink sikeres elvégzéséhez és céljaink eléréséhez. Az alább bemutatott priorizálási technikák és módszerek számos módszert mutatnak be a célok kitűzésének és a prioritások felállításának elősegítésére.

Miért olyan fontos a feladatok rangsorolása?

A sok elvégzendő feladat miatt úgy érezhetjük, hogy túlterheltek és stresszesek vagyunk a feladatok sokasága miatt. Másképp fogunk hozzáállni a feladatok elvégzéséhez, tudva, hogy melyek a legfontosabbak. A dolgok rendbe tétele segít elkerülni a stresszt. A prioritások felállítása segít a legfontosabb feladatokra összpontosítani és elvégezni azokat. Az idő leghatékonyabb felhasználása, a legfontosabb feladatokra való összpontosítás lehetővé teszi, hogy kevesebb idő alatt többet végezzen el. Így elkerüljük a zavaró tényezőket, és produktívabbá és hatékonyabbá válunk. A tevékenységeink rangsorolásával először azokra a feladatokra összpontosíthatunk, amelyek döntő fontosságúak a céljaink eléréséhez vezető úton. Ez a megközelítés megkönnyíti a kívánt eredmények elérését. Emellett a prioritások meghatározásával jobban megtervezhetjük feladatainkat, és így elkerülhetjük azokat a helyzeteket, amikor sürgős és sürgető ügyekkel kell foglalkoznunk, bár ezek sem zárhatók ki teljesen.

Fontosság vs. sürgősség - hogyan lehet megkülönböztetni a fontos és a sürgős feladatokat?

Egy feladat fontossága meghatározza annak jelentőségét és hatását egy adott cél elérésére. Minél nagyobb mértékben hordoz értéket egy feladat elvégzése, annál fontosabb. A sürgősség viszont azt határozza meg, hogy mennyi idő van még hátra egy feladat elvégzésére. Minél közelebb van a határidő a befejezéshez, annál sürgősebb. Ha egy feladatnak nincs konkrét határideje, akkor nem sürgős. Egy feladat fontossága és sürgőssége közötti különbségtétel döntő fontosságú a hatékony rangsorolás és ezáltal az időgazdálkodás szempontjából. A fontosság és a sürgősség meghatározásához több területet is fel lehet használni, amelyek segíthetnek ezen értékek meghatározásában:

• Határozza meg, hogy egy adott feladat elvégzése milyen cél elérését segíti elő, és hogy ez a feladat milyen mértékben viszi Önt közelebb egy adott cél eléréséhez.
• Gondolja végig, milyen következményei lehetnek egy adott feladat elvégzésének vagy elmaradásának. A fontos feladatoknak hosszú távú hatásai vannak, és a kielégülés elhalasztható. A sürgős feladatok hatásai rövid távúak lesznek, de az ilyen kérdések azonnali összpontosítást igényelnek.
• Vegye figyelembe a feladat elvégzésének időhorizontját. Az azonnali befejezést igénylő tevékenységek sürgősek. Fontosnak kell tekinteni azokat a feladatokat, amelyek elvégzésére hosszú idő áll rendelkezésre, és amelyek jelentősen befolyásolják a célok elérését.
• Elemezze, hogy van-e valaki másnak kompetenciája a feladat elvégzéséhez, és delegálhatja-e azt.

Hogyan kell rangsorolni a feladatokat?

A feladatok rangsorolásának számos technikája és módja létezik, de ezek nem általánosak. A megfelelő priorizálási módszer kiválasztása a preferenciáinktól és az egyéni igényeinktől függ. Különböző emberek különböző technikákat találnak hasznosnak, ezért fontos, hogy olyan módszert találjunk, amely egy adott személynek segít, és nem feltétlenül működik másoknál.

EISENHOWER-MÓDSZER

Az Eisenhower-mátrixnak vagy mátrixnak is nevezett rendszert Dwight D. Eisenhower, a 34. amerikai elnök munkamódszeréből fejlesztették ki. Különbséget tett a fontos és a sürgős feladatok között. A módszer lényege, hogy a feladatokat négy kategóriába sorolják, és így határozzák meg, hogy milyen intézkedéseket kell tenni velük szemben.

Az Eisenhower-módszer szerint a feladatok négy kategóriába sorolhatók:

• Fontos és sürgős – azonnali választ és azonnali megoldást igényel. Ezek válságkezelési készségeket igényelnek, és ezek elmulasztása súlyos következményekkel járhat.
• Fontos és nem sürgős – fontosak, de megvalósításuk nem igényel azonnali intézkedést.
• Irreleváns és sürgős – ezek olyan feladatok, amelyek azonnali reagálást igényelnek, de végrehajtásuk nem járul hozzá a fontos célok eléréséhez.
• Lényegtelen és nem sürgős – ezek olyan feladatok, amelyek nem hoznak érzékelhető értéket, és elvégzésük időt és energiát vesz igénybe.

Az Eisenhower-módszer segít megkülönböztetni, hogy melyek a legfontosabb és azonnali figyelmet igénylő feladatok, és melyek halaszthatók vagy teljesen elvethetők. Ez lehetővé teszi, hogy hatékonyabban gazdálkodjon az idejével, és ezáltal növelje a termelékenységét.

ABC MÓDSZER

A feladatokat három kategóriába sorolja: A, B és C. A feladatokat a cél elérésére gyakorolt fontosságuk és hatásuk alapján osztják be a csoportokba.

• A kategória – a legfontosabb és legsürgősebb feladatokat tartalmazza, amelyeket elsőként kell elvégezni, és nem lehet delegálni. Ezek a legfontosabb célok elérésével kapcsolatos feladatok, és ezek teljesítése befolyásolja leginkább a sikert. A Pareto-elv szerint ezeknek a feladatoknak az összes felelősség 20%-át kell kitenniük, és így az eredmények 80%-át kell létrehozniuk.
• B kategória – olyan feladatokat tartalmaz, amelyek fontosak, de kevésbé sürgősek. Ezek olyan feladatok, amelyeket el kell végezni, de részben delegálhatók.
• C kategória – kevésbé fontos feladatokat tartalmaz, amelyeket akkor lehet elvégezni, ha az A és B kategóriából minden feladatot elvégeztek.

Először az A kategóriába tartozó feladatokra kell összpontosítania, mivel ezek a legfontosabbak és a legnagyobb hatással vannak a siker elérésére. A B kategóriába tartozó feladatokat fontossági sorrendben kell elvégezni. A C kategóriába tartozó feladatok viszont akkor végezhetők el, ha az A és B kategóriába tartozó összes feladatot elvégezték.

MÍTOSZ MÓDSZER (LEGFONTOSABB FELADAT)

Ez azt jelenti, hogy a legfontosabb feladatokra kell összpontosítani, amelyeket el kell végezni. Ennek a technikának az alkalmazása során kiválasztjuk a három legfontosabb feladatot, majd a kiválasztott feladatok közül kiválasztjuk azt, amelyet az adott napon el kell végezni. Egy olyan helyzetben, amikor a feladatok hosszú listájából kell választania, könnyen előfordulhat, hogy nem veszi észre, mi a fontos. Amikor a három legfontosabb feladat közül egyet kell elvégeznünk, akkor kezdjük el megvalósítani azt, ami fontos. Minden mást ki lehet hagyni, de ezt a bizonyos feladatot el kell végezni.

MOSZKVAI MÓDSZER

Ez magában foglalja a kérdések négy kategóriába sorolását: (kell), KELL (kellene), LEHET (lehetne) és NEM (nem). A MoSCoW a kategóriák nevének kezdőbetűiből rövidül. A MoSCoW priorizálást általában a projekt végtermékére alkalmazzák. Azok a kategóriák, amelyekbe például a terméknek rendelkeznie kell azokkal a jellemzőkkel, meghatározzák az ezek megvalósításával kapcsolatos feladatok megközelítését.

• MUST (muszáj) – olyan követelményeket és feladatokat tartalmaz, amelyeket el kell végezni. Ezek olyan feladatok, amelyek nélkül a projekt nem tekinthető befejezettnek.
• SHOULD (kellene) – fontos, kiemelt fontosságú kérdéseket tartalmaz, amelyekkel foglalkozni kellene, de nem szükségesek a cél eléréséhez.
• COULD (lehetne) – olyan követelményeket tartalmaz, amelyek kívánatosak, de nem szükségesek. Ha az idő és az erőforrások lehetővé teszik, megvalósíthatók.
• WON’T (nem fog) – olyan követelményeket tartalmaz, amelyek nem fognak megvalósulni. A projektcélok eléréséhez nincs rájuk szükség. Ezek a jövőben megvalósulhatnak.

A MoSCoW-módszer lehetővé teszi, hogy hatékonyan kezelje a projekt prioritásait, és a legfontosabb feladatokra összpontosítson, amelyeket elsőként kell elvégezni.

A feladatok rangsorolása - a szakmai hatékonyság egyik kulcseleme

A feladatok rangsorolása rendkívül fontos manapság, amikor folyamatosan számos zavaró tényezőnek vagyunk kitéve, és kevés időnk van céljaink elérésére. Prioritások felállítása és hatékony időbeosztás nélkül könnyen beleeshetünk abba az érzésbe, hogy túlterheltek vagyunk a feladatokkal, és elveszítjük hatékonyságunkat. Ezért a priorizálási módszerek felbecsülhetetlen értékű eszközt jelentenek mindazok kezében, akik sikeresek akarnak lenni és el akarják érni céljaikat. Számos előnnyel járhatnak, segíthetnek időt megtakarítani, valamint növelhetik a hatékonyságot és a termelékenységet. Ennek eredményeképpen nagyobb kontrollt nyerünk az időnk és energiánk felett, ami lehetővé teszi, hogy hatékonyabban érjük el céljainkat. Fontos megjegyezni, hogy a feladatok rangsorolása nemcsak az egyes feladatok rangsorolását igényli, hanem azt is, hogy az időt meghatározott blokkokra ossza fel, amelyekre meghatározott időt és energiát fordít. Érdemes megjegyezni, hogy a prioritási módszer kiválasztásának a munka igényeitől és stílusától, valamint az adott személy jellegétől és egyéni követelményeitől kell függenie.