Teamleitung

Effektive Verwaltung von Projektressourcen mit FlexiProject

Gegenwärtig führen Unternehmen jedes Jahr eine steigende Anzahl von Projekten durch, was zur Folge hat, dass mehr personelle und materielle Ressourcen für diese Projekte bereitgestellt werden müssen. Es kommt auch immer häufiger vor, dass Unternehmen viele Bedürfnisse und Ideen für die Umsetzung von Projekten haben, aber in den meisten Fällen liegt die Einschränkung in der Verfügbarkeit von personellen Ressourcen zur Durchführung dieser Projekte. Da wir uns dieser Einschränkungen bewusst sind, haben wir beschlossen, ein neues Modul zur Verwaltung von Projektressourcen in das System FlexiProject aufzunehmen. Es ist erwähnenswert, dass die richtige Planung des Einsatzes von Ressourcen für einzelne Projekte und spezifische Aufgaben ein arbeitsintensiver Prozess ist. Wenn er jedoch richtig durchgeführt wird, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die Effektivität der Projektressourcenverwaltung im Unternehmen deutlich zunimmt.

Warum es sich lohnt, den Ressourceneinsatz in Projekten zu planen und zu verwalten?

Während wir das System FlexiProject auf dem Markt bewerben, sprechen wir jeden Monat mit Dutzenden verschiedener Organisationen, die auf der Suche nach einem guten Programm zur Verwaltung von Projektressourcen sind. Die häufigsten Bedürfnisse, die von Organisationen aus verschiedenen Branchen in diesem Bereich geäußert werden, sind die folgenden:

• Wir können nicht mehr Projekte zur Umsetzung aufnehmen – Die zunehmende Anzahl von Projekten in Unternehmen führt dazu, dass sich die Menschen gewissermaßen dagegen „wehren“, in ein weiteres Projekt eingebunden zu werden.
• Projektplanung im Laufe der Zeit – Ohne den Grad des Ressourceneinsatzes zu kennen, ist es schwierig, einen vernünftigen Projektplan zu erstellen.
• Effektiver Einsatz von Engpassressourcen – Mitarbeiter aus bestimmten Abteilungen, wie z.B. der IT, sind oft Engpässe in vielen Projekten, und diese Ressourcen müssen besonders eingeplant werden.
• Projektkostenmanagement – In vielen Unternehmen ist die Überwachung und Planung der Ressourcennutzung im Hinblick auf ihre Auswirkungen auf die Projektkosten erforderlich.

Verwaltung von Projektressourcen im Programm FlexiProject

Da wir die Bedürfnisse von Unternehmen in Bezug auf die Planung und Überwachung der Ressourcenauslastung kennen, hat FlexiProject beschlossen, ein spezielles Modul zu entwickeln, das eine Reihe von Möglichkeiten bietet. Die folgende Abbildung zeigt den Grad der Ressourcenauslastung in einem bestimmten Monat. Sie hebt deutlich die Ressourcen hervor, die mehr Stunden für Projekte zugewiesen bekommen haben, als ihnen zur Verfügung stehen, sowie die Ressourcen, die zusätzliche Aufgaben übernehmen können. Im Programm FlexiProject können Sie den Zeitrahmen für die Beobachtung der Ressourcenauslastung im Unternehmen problemlos ändern. Es ist auch einfach, die Ressourcenauslastung für z.B. die nächsten sechs Monate anzuzeigen. Mit diesen Informationen können Unternehmen die Ressourcennutzung sogar über einen Zeithorizont von einem Jahr strategisch planen.

Wie werden einzelne Mitarbeiter überlastet?

Wenn wir ein neues Projekt starten und ein Projektteam erstellen möchten, ist es wichtig zu wissen, wie jedes potenzielle Teammitglied derzeit mit Aufgaben aus anderen Projekten belastet ist. Diese Information ist im System FlexiProject leicht verfügbar, wie die Abbildung unten zeigt. Genau wie auf der globalen Ebene können wir auch die geplante Arbeitsbelastung jedes Mitarbeiters über verschiedene Zeithorizonte hinweg beobachten.

Damit das System auch eine Überlastung der Ressourcen anzeigt, muss es die Möglichkeit bieten, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter für die Projektarbeit, ihren Urlaub, ihre Ferien usw. einzugeben.

Wie plant man die Auslastung der Ressourcen für ein bestimmtes Projekt?

Bei der Planung von Ressourcen für ein Projekt wird eine Spalte mit dem Namen „Zuweisung“ angezeigt. Wenn wir dem Projekt eine neue Aufgabe hinzufügen, können wir sofort die Anzahl der Stunden schätzen, die wir für die Erledigung dieser Aufgabe zuweisen möchten. In diesem Stadium müssen wir noch nicht angeben, wer die Aufgabe erledigen wird, aber wir haben bereits eine Schätzung der benötigten Zeit.

Nur wenn wir der Aufgabe bestimmte Mitarbeiter zuweisen und das Start- und Enddatum angeben, wird das System die geschätzte Arbeitslast gleichmäßig auf die zugewiesenen Personen verteilen. Natürlich kann der Projektmanager manuell anpassen, was das System automatisch berechnet, was eine große Flexibilität bei der Ressourcennutzung bietet.

Ein sehr wertvolles Merkmal des FlexiProject Systems ist die Möglichkeit, den Grad der Ressourcenauslastung im Laufe der Zeit dynamisch zu ändern, wenn sich die Zeitpläne für Projekte und Aufgaben ändern. In der Praxis verlaufen Projekte oft nicht genau wie geplant. Daher muss das System die aktualisierte Verteilung der Arbeitsbelastung der Projektressourcen im Laufe der Zeit widerspiegeln. Diese Funktionalität wird in der folgenden Abbildung gezeigt, in der oben auf dem Bildschirm ein Gantt-Diagramm für das Projekt und darunter die Arbeitsbelastung der Projektmitarbeiter zu sehen ist:

Rationalisierung des Projektressourcenmanagements mit FlexiProject für mehr Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit