Gestion efficace des ressources d'un projet avec FlexiProject

Actuellement, les organisations exécutent un nombre croissant de projets chaque année, ce qui implique d’allouer davantage de ressources humaines et matérielles à ces projets. Il est également de plus en plus fréquent que les entreprises aient de nombreux besoins et idées pour la mise en œuvre de projets, mais dans la plupart des cas, la limite est la disponibilité des ressources humaines pour les mener à bien. Conscients de ces limites, nous avons décidé d’ajouter un nouveau module de gestion des ressources de projet dans le système FlexiProject. Il convient de noter qu’une bonne planification de l’engagement des ressources dans des projets individuels et des tâches spécifiques est un processus à forte intensité de main-d’œuvre. Cependant, si elle est effectuée correctement, il est fort probable que l’efficacité de la gestion des ressources du projet dans l’entreprise augmentera de manière significative.

Pourquoi est-il utile de planifier et de gérer l'utilisation des ressources dans les projets ?

En promouvant le système FlexiProject sur le marché, nous parlons chaque mois avec des dizaines d’organisations différentes qui sont à la recherche d’un bon programme de gestion des ressources de projet. Les besoins les plus courants exprimés par les organisations de différents secteurs dans ce domaine sont les suivants :

• Nous ne pouvons pas absorber plus de projets à mettre en œuvre – Le nombre croissant de projets menés dans les entreprises fait que les gens « résistent », en quelque sorte, à l’idée de s’impliquer dans un autre projet.
• Planification du projet dans le temps – Sans connaître le niveau d’engagement des ressources, il est difficile de créer une carte raisonnable du projet.
• Utilisation efficace des goulets d’ étranglement – Les employés de certains départements, comme l’informatique, sont souvent des goulets d’étranglement dans de nombreux projets, et ces ressources doivent faire l’objet d’une planification particulière.
• Gestion des coûts du projet – Dans de nombreuses entreprises, il est nécessaire de contrôler et de planifier l’utilisation des ressources en fonction de leur impact sur les coûts du projet.

Gestion des ressources du projet dans le cadre du programme FlexiProject

Comprenant les besoins des organisations en termes de planification et de suivi de l’utilisation des ressources, FlexiProject a décidé de construire un module dédié qui offre un éventail de possibilités. L’illustration suivante montre le niveau de charge de travail des ressources au cours d’un mois donné. Elle met clairement en évidence les ressources qui ont été affectées à des projets pour un nombre d’heures supérieur à leur disponibilité, ainsi que celles qui peuvent assumer des tâches supplémentaires. Dans le programme FlexiProject, vous pouvez facilement modifier l’échelle de temps pour l’observation de la charge de travail des ressources dans l’entreprise. Il est également facile d’afficher la charge de travail des ressources pour, par exemple, les six prochains mois. Grâce à ces informations, les entreprises peuvent planifier stratégiquement l’utilisation des ressources, même à l’horizon d’un an.

Comment les employés sont-ils surchargés ?

Lorsque nous lançons un nouveau projet et que nous voulons créer une équipe de projet, il est important de savoir comment chaque membre potentiel de l’équipe est actuellement chargé de tâches provenant d’autres projets. Cette information est facilement disponible dans le système FlexiProject, comme le montre l’illustration ci-dessous. Tout comme au niveau global, nous pouvons également observer la charge de travail planifiée de chaque employé sur différents horizons temporels.

Pour que le système puisse également indiquer la surcharge des ressources, il doit offrir la possibilité de saisir la disponibilité des employés pour le travail sur des projets, leurs congés, leurs vacances, etc.

Comment planifier la charge de travail des ressources sur un projet spécifique ?

Lors de la planification des ressources d’un projet, une colonne intitulée « allocation » apparaît. Lorsque l’on ajoute une nouvelle tâche au projet, on peut immédiatement estimer le nombre d’heures que l’on souhaite allouer à la réalisation de cette tâche. A ce stade, il n’est pas nécessaire de préciser qui s’en chargera, mais nous disposons déjà d’une estimation du temps nécessaire.

Ce n’est que lorsque nous affectons des exécutants spécifiques à la tâche et que nous spécifions les dates de début et de fin que le système répartit la charge de travail estimée de manière égale entre les personnes affectées. Bien entendu, le chef de projet peut ajuster manuellement ce que le système calcule automatiquement, ce qui offre une grande flexibilité dans l’utilisation des ressources.

Une caractéristique très utile du système FlexiProject est la possibilité de modifier dynamiquement le niveau de charge de travail des ressources au fil du temps lorsque les délais du projet et des tâches changent. Dans la pratique, il arrive souvent que les projets ne se déroulent pas exactement comme prévu. Le système doit donc refléter la répartition actualisée de la charge de travail des ressources du projet au fil du temps. Cette fonctionnalité est illustrée dans la figure ci-dessous, où en haut de l’écran se trouve un diagramme de Gantt pour le projet, et en dessous la charge de travail des membres de l’équipe du projet :

Rationalisation de la gestion des ressources du projet avec FlexiProject pour améliorer l'efficacité et la satisfaction des employés