Efektivní řízení projektových zdrojů s FlexiProject

V současné době organizace každoročně realizují stále větší počet projektů, což s sebou nese nutnost vyčlenit na tyto projekty více lidských a materiálních zdrojů. Stále častěji se také stává, že společnosti mají mnoho potřeb a nápadů na realizaci projektů, ale ve většině případů je omezením dostupnost lidských zdrojů pro jejich realizaci. S vědomím těchto omezení jsme se rozhodli přidat do systému FlexiProject nový modul pro správu projektových zdrojů. Je třeba poznamenat, že správné plánování zapojení zdrojů do jednotlivých projektů a konkrétních úkolů je pracný proces. Pokud se však provede správně, je velká pravděpodobnost, že se efektivita řízení projektových zdrojů ve firmě výrazně zvýší.

Proč se vyplatí plánovat a řídit využívání zdrojů v projektech?

Při propagaci systému FlexiProject na trhu hovoříme každý měsíc s desítkami různých organizací, které hledají dobrý program pro řízení projektových zdrojů. Nejčastější potřeby, které organizace z různých odvětví v této oblasti vyjadřují, jsou následující:

• Nemůžeme absorbovat více projektů k realizaci – Rostoucí počet projektů realizovaných ve firmách způsobuje, že se lidé v jistém smyslu „brání“ zapojení do dalšího projektu.
• Plánování projektu v čase – Bez zjištění úrovně zapojení zdrojů je obtížné vytvořit rozumnou mapu projektu.
• Efektivní využití úzkých míst – Zaměstnanci některých oddělení, například IT, jsou často úzkými místy mnoha projektů a s těmito zdroji je třeba obzvláště počítat.
• Řízení nákladů projektu – V mnoha společnostech je nutné sledovat a plánovat využití zdrojů z hlediska jejich dopadu na náklady projektu.

Řízení projektových zdrojů v programu FlexiProject

Protože chápeme potřeby organizací v oblasti plánování a sledování využití zdrojů, rozhodli jsme se na stránkách FlexiProject vytvořit speciální modul, který nabízí řadu možností. Následující obrázek ukazuje úroveň vytížení zdrojů v konkrétním měsíci. Jasně zvýrazňuje zdroje, kterým bylo na projekty přiděleno více hodin, než je jejich dostupnost, a také zdroje, které mohou převzít další úkoly. V programu FlexiProject můžete snadno měnit časové rozmezí pro sledování vytíženosti zdrojů ve firmě. Snadno lze také zobrazit vytíženost zdrojů například na následujících šest měsíců. S těmito informacemi po ruce mohou firmy strategicky plánovat využití zdrojů i v horizontu jednoho roku.

Jak jsou jednotliví zaměstnanci přetíženi?

Když zahajujeme nový projekt a chceme vytvořit projektový tým, je důležité vědět, jak je každý potenciální člen týmu aktuálně zatížen úkoly z jiných projektů. Tyto informace jsou snadno dostupné v systému FlexiProject, jak ukazuje obrázek níže. Stejně jako na globální úrovni můžeme i zde sledovat plánované pracovní vytížení jednotlivých zaměstnanců v různých časových horizontech.

Aby systém mohl zobrazit i přetížení zdrojů, musí nabízet možnost zadávat dostupnost zaměstnanců pro práci na projektu, jejich dovolené, volna atd.

Jak naplánovat vytížení zdrojů na konkrétním projektu?

Při plánování zdrojů v projektu se zobrazí sloupec s názvem „přidělení“. Při přidávání nového úkolu do projektu můžeme ihned odhadnout počet hodin, které chceme na splnění tohoto úkolu přidělit. V této fázi nemusíme určovat, kdo jej bude provádět, ale již máme k dispozici odhad potřebného času.

Teprve když k úkolu přiřadíme konkrétní pracovníky a zadáme datum zahájení a ukončení, systém rozdělí odhadovanou pracovní zátěž rovnoměrně mezi přiřazené osoby. Vedoucí projektu může samozřejmě ručně upravit to, co systém automaticky vypočítá, což nabízí velkou flexibilitu při využívání zdrojů.

Velmi cennou vlastností systému FlexiProject je možnost dynamicky měnit úroveň vytížení zdrojů v čase, když se mění časový harmonogram projektu a úkolů. V praxi projekty často neprobíhají přesně podle plánu. Proto musí systém odrážet aktualizované rozložení vytížení zdrojů projektu v čase. Tato funkce je znázorněna na obrázku níže, kde je v horní části obrazovky Ganttův diagram projektu a pod ním pracovní zatížení členů projektového týmu:

zefektivnění řízení projektových zdrojů pomocí FlexiProject pro zvýšení efektivity a spokojenosti zaměstnanců.