Csapatirányítás

Hatékony projekt erőforrás-menedzsment FlexiProject

Jelenleg a szervezetek évente egyre több projektet hajtanak végre, ami azt jelenti, hogy több emberi és anyagi erőforrást kell ezekre a projektekre fordítani. Az is egyre gyakoribbá válik, hogy a vállalatoknak számos igényük és ötletük van a projektek megvalósítására, de a legtöbb esetben a korlátot a megvalósításukhoz szükséges emberi erőforrások rendelkezésre állása jelenti. Mivel tisztában vagyunk ezekkel a korlátozásokkal, úgy döntöttünk, hogy a FlexiProject rendszerbe egy új modult illesztünk a projektforrások kezelésére. Érdemes megjegyezni, hogy az erőforrások egyes projektekbe és konkrét feladatokba való bevonásának megfelelő tervezése munkaigényes folyamat. Ha azonban helyesen végezzük, nagy a valószínűsége annak, hogy a vállalaton belüli projekterőforrás-kezelés hatékonysága jelentősen megnő.

Miért érdemes tervezni és menedzselni az erőforrás-felhasználást a projektekben?

A FlexiProject rendszer piaci népszerűsítése során havonta több tucat különböző szervezettel beszélünk, amelyek egy jó programot keresnek a projekt erőforrások kezelésére. A különböző iparágakból származó szervezetek által kifejezett leggyakoribb igények a következők:

• Nem tudunk több projektet befogadni a megvalósításhoz – A vállalatoknál megvalósított projektek növekvő száma miatt az emberek bizonyos értelemben „ellenállnak” annak, hogy egy újabb projektbe bekapcsolódjanak.
• Projekttervezés idővel – Az erőforrások elkötelezettségének szintje nélkül nehéz ésszerű projekttérképet készíteni.
• A szűk keresztmetszetű erőforrások hatékony felhasználása – Bizonyos részlegek – például az IT – alkalmazottai gyakran szűk keresztmetszetet jelentenek számos projektben, és ezekkel az erőforrásokkal különösen számolni kell.
• Projektköltség-menedzsment – Számos vállalatnál szükség van az erőforrás-felhasználás nyomon követésére és tervezésére a projektköltségekre gyakorolt hatásuk szempontjából.

A projekt erőforrásainak kezelése a FlexiProject programban

A szervezetek erőforrás-felhasználás tervezésével és nyomon követésével kapcsolatos igényeit megismerve a FlexiProject úgy döntött, hogy egy erre a célra kifejlesztett modult hoz létre, amely számos lehetőséget kínál. Az alábbi ábra az erőforrás-terhelés szintjét mutatja egy adott hónapban. Világosan kiemeli azokat az erőforrásokat, amelyeknek több órát osztottak ki a projektekre, mint amennyi rendelkezésre áll, valamint azokat, amelyek további feladatokat vállalhatnak. A FlexiProject programban egyszerűen megváltoztathatja a vállalat erőforrás-terheltségének megfigyelésére szolgáló időskálát. Könnyen megjeleníthető például a következő hat hónap erőforrás-terhelése is. Ezen információk birtokában a vállalatok akár egyéves távlatban is stratégiailag megtervezhetik az erőforrás-felhasználást.

Hogyan vannak túlterhelve az egyes alkalmazottak?

Amikor új projektet indítunk, és projektcsapatot szeretnénk létrehozni, fontos tudni, hogy az egyes potenciális csapattagok jelenleg mennyire vannak leterhelve más projektekből származó feladatokkal. Ez az információ könnyen elérhető a FlexiProject rendszerben, ahogy az alábbi ábrán látható. A globális szinthez hasonlóan itt is megfigyelhetjük az egyes munkatársak tervezett munkaterhelését különböző időhorizontokon.

Ahhoz, hogy a rendszer az erőforrások túlterheltségét is kimutassa, lehetővé kell tennie a munkavállalók projektmunkára való rendelkezésre állásának, szabadságának, szabadságának stb. bevitelét.

Hogyan tervezzük meg az erőforrások leterheltségét egy adott projektben?

A projekt erőforrásainak tervezésekor megjelenik egy „allokáció” nevű oszlop. Amikor új feladatot adunk hozzá a projekthez, azonnal megbecsülhetjük, hogy hány órát szeretnénk kiosztani a feladat elvégzéséhez. Ebben a szakaszban még nem kell megadnunk, hogy ki fogja elvégezni, de már van egy becslésünk a szükséges időre vonatkozóan.

Csak akkor fogja a rendszer a becsült munkaterhelést egyenletesen elosztani a kijelölt személyek között, ha konkrét előadókat rendelünk a feladathoz, és megadjuk a kezdő és befejező dátumot. Természetesen a projektmenedzser manuálisan is módosíthatja azt, amit a rendszer automatikusan kiszámít, így nagy rugalmasságot biztosít az erőforrás-felhasználás terén.

A FlexiProject rendszer nagyon értékes jellemzője, hogy a projekt és a feladatok ütemezésének változásakor dinamikusan változtatni tudja az erőforrások munkaterhelésének szintjét. A gyakorlatban a projektek gyakran nem pontosan a tervek szerint haladnak. Ezért a rendszernek tükröznie kell a projekt erőforrás-terhelések idővel frissített eloszlását. Ezt a funkciót mutatja az alábbi ábra, ahol a képernyő tetején a projekt Gantt-diagramja, alatta pedig a projektcsapat tagjainak munkaterhelése látható:

A projekterőforrás-kezelés racionalizálása a FlexiProject segítségével a hatékonyság és a dolgozói elégedettség növelése érdekében.