Gestione del team

Gestione efficace delle risorse del progetto con FlexiProject

Attualmente, le organizzazioni realizzano un numero crescente di progetti ogni anno, il che comporta l’assegnazione di un maggior numero di risorse umane e materiali a questi progetti. Inoltre, è sempre più frequente che le aziende abbiano molte esigenze e idee per l’implementazione di progetti, ma nella maggior parte dei casi il limite è la disponibilità di risorse umane per realizzarli. Consapevoli di queste limitazioni, abbiamo deciso di aggiungere un nuovo modulo per la gestione delle risorse di progetto nel sistema FlexiProject. Vale la pena sottolineare che una corretta pianificazione dell’impegno delle risorse nei singoli progetti e in compiti specifici è un processo che richiede molto lavoro. Tuttavia, se viene eseguita correttamente, c’è un’alta probabilità che l’efficacia della gestione delle risorse dei progetti in azienda aumenti in modo significativo.

Perché vale la pena pianificare e gestire l'uso delle risorse nei progetti?

Mentre promuoviamo il sistema FlexiProject sul mercato, ogni mese parliamo con decine di organizzazioni diverse che sono alla ricerca di un buon programma per la gestione delle risorse di progetto. Le esigenze più comuni espresse dalle organizzazioni di vari settori in questo ambito sono le seguenti:

• Non riusciamo ad assorbire più progetti da realizzare – Il numero crescente di progetti realizzati nelle aziende fa sì che le persone, in un certo senso, “resistano” a farsi coinvolgere in un altro progetto.
• Pianificazione del progetto nel tempo – Senza vedere il livello di impegno delle risorse, è difficile creare una mappa ragionevole del progetto.
• Uso efficace delle risorse che fanno da collo di bottiglia – I dipendenti di alcuni reparti, come quello informatico, sono spesso dei colli di bottiglia in molti progetti e queste risorse devono essere particolarmente pianificate.
• Gestione dei costi del progetto – In molte aziende è necessario monitorare e pianificare l’utilizzo delle risorse in termini di impatto sui costi del progetto.

Gestione delle risorse del progetto nel programma FlexiProject

Comprendendo le esigenze delle organizzazioni in termini di pianificazione e monitoraggio dell’utilizzo delle risorse, FlexiProject ha deciso di creare un modulo dedicato che offre una serie di possibilità. La seguente illustrazione mostra il livello di carico di lavoro delle risorse in un mese specifico. Evidenzia chiaramente le risorse a cui sono state assegnate più ore per i progetti rispetto alla loro disponibilità, così come quelle che possono assumere ulteriori compiti. Nel programma FlexiProject puoi facilmente modificare i tempi di osservazione del carico di lavoro delle risorse nell’azienda. È anche facile visualizzare il carico di lavoro delle risorse, ad esempio per i prossimi sei mesi. Con queste informazioni a portata di mano, le aziende possono pianificare strategicamente l’utilizzo delle risorse anche su un orizzonte di un anno.

Come vengono sovraccaricati i singoli dipendenti?

Quando lanciamo un nuovo progetto e vogliamo creare un team di progetto, è importante sapere in che modo ogni potenziale membro del team è attualmente gravato da compiti di altri progetti. Queste informazioni sono facilmente reperibili nel sistema FlexiProject, come mostra l’illustrazione sottostante. Come a livello globale, possiamo anche osservare il carico di lavoro pianificato di ogni dipendente in diversi orizzonti temporali.

Affinché il sistema mostri anche il sovraccarico di risorse, deve offrire la possibilità di inserire la disponibilità dei dipendenti per il lavoro a progetto, i loro permessi, le ferie, ecc.

Come pianificare il carico di lavoro delle risorse su un progetto specifico?

Quando si pianificano le risorse di un progetto, appare una colonna denominata “assegnazione”. Quando aggiungiamo una nuova attività al progetto, possiamo immediatamente stimare il numero di ore che vogliamo assegnare per completare questa attività. A questo punto non dobbiamo specificare chi lo farà, ma abbiamo già una stima del tempo necessario.

Solo quando assegneremo degli esecutori specifici all’attività e specificheremo le date di inizio e fine, il sistema distribuirà il carico di lavoro stimato in modo uniforme tra le persone assegnate. Naturalmente, il project manager può regolare manualmente ciò che il sistema calcola automaticamente, offrendo una grande flessibilità nell’utilizzo delle risorse.

Una caratteristica molto preziosa del sistema FlexiProject è la possibilità di modificare dinamicamente il livello di carico di lavoro delle risorse nel corso del tempo quando le tempistiche del progetto e delle attività cambiano. In pratica, i progetti spesso non procedono esattamente come previsto. Pertanto, il sistema deve riflettere la distribuzione aggiornata del carico di lavoro delle risorse del progetto nel tempo. Questa funzionalità è mostrata nell’illustrazione seguente, dove nella parte superiore dello schermo è presente un diagramma di Gantt per il progetto e sotto di esso il carico di lavoro dei membri del team di progetto:

Semplificare la gestione delle risorse di progetto con FlexiProject per migliorare l'efficienza e la soddisfazione dei dipendenti.