Managementul echipei

Gestionarea eficientă a resurselor proiectului cu FlexiProject

În prezent, organizațiile execută un număr tot mai mare de proiecte în fiecare an, ceea ce implică, în consecință, alocarea mai multor resurse umane și materiale pentru aceste proiecte. De asemenea, este din ce în ce mai frecvent ca firmele să aibă multe nevoi și idei pentru implementarea proiectelor, însă, în majoritatea cazurilor, limita este reprezentată de disponibilitatea resurselor umane pentru realizarea acestora. Fiind conștienți de aceste limitări, am decis să adăugăm în sistemul FlexiProject un nou modul pentru gestionarea resurselor proiectelor. Este demn de remarcat faptul că planificarea adecvată a angajării resurselor în proiecte individuale și sarcini specifice este un proces care necesită multă muncă. Cu toate acestea, dacă este realizat corect, există o mare probabilitate ca eficiența gestionării resurselor de proiect în cadrul companiei să crească semnificativ.

De ce merită planificată și gestionată utilizarea resurselor în cadrul proiectelor?

În timp ce promovăm sistemul FlexiProject pe piață, vorbim în fiecare lună cu zeci de organizații diferite care sunt în căutarea unui program bun pentru gestionarea resurselor de proiect. Cele mai frecvente nevoi exprimate de organizațiile din diverse industrii în acest domeniu sunt următoarele:

• Nu putem absorbi mai multe proiecte pentru implementare – Numărul tot mai mare de proiecte desfășurate în companii îi determină pe oameni, într-un fel, să „reziste” implicării într-un alt proiect.
• Planificarea proiectului în timp – Fără a vedea nivelul de angajare a resurselor, este dificil să se creeze o hartă rezonabilă a proiectului.
• Utilizarea eficientă a resurselor de blocaj – Angajații din anumite departamente, cum ar fi IT, sunt adesea blocaje în multe proiecte, iar aceste resurse trebuie planificate în mod special.
• Gestionarea costurilor proiectului – În multe companii, este necesară monitorizarea și planificarea utilizării resurselor în funcție de impactul acestora asupra costurilor proiectului.

Gestionarea resurselor de proiect în cadrul programului FlexiProject

Înțelegând nevoile organizațiilor în ceea ce privește planificarea și monitorizarea utilizării resurselor, FlexiProject a decis să construiască un modul dedicat care oferă o gamă largă de posibilități. Următoarea ilustrație arată nivelul de încărcare a resurselor într-o anumită lună. Aceasta evidențiază în mod clar resursele cărora le-au fost alocate mai multe ore pentru proiecte decât disponibilitatea lor, precum și cele care pot prelua sarcini suplimentare. În programul FlexiProject, puteți modifica cu ușurință intervalul de timp pentru observarea volumului de lucru al resurselor în companie. De asemenea, este ușor să afișați volumul de muncă al resurselor pentru, de exemplu, următoarele șase luni. Cu aceste informații la îndemână, companiile pot planifica strategic utilizarea resurselor chiar și pe un orizont de un an.

Cum sunt suprasolicitați angajații individuali?

Atunci când lansăm un proiect nou și dorim să creăm o echipă de proiect, este important să știm în ce măsură fiecare membru potențial al echipei este în prezent împovărat cu sarcini din alte proiecte. Aceste informații sunt ușor disponibile în sistemul FlexiProject, după cum se arată în ilustrația de mai jos. La fel ca la nivel global, putem observa și volumul de muncă planificat al fiecărui angajat pe diferite orizonturi de timp.

Pentru ca sistemul să indice, de asemenea, supraîncărcarea resurselor, acesta trebuie să ofere posibilitatea de a introduce disponibilitatea angajaților pentru lucrul la proiecte, concediile lor, vacanțele etc.

Cum să planificați volumul de muncă al resurselor pentru un anumit proiect?

Atunci când planificăm resursele unui proiect, apare o coloană numită „alocare”. Atunci când adăugăm o sarcină nouă la proiect, putem estima imediat numărul de ore pe care dorim să îl alocăm pentru finalizarea acestei sarcini. În acest stadiu, nu trebuie să specificăm cine o va face, dar avem deja o estimare a timpului necesar.

Sistemul va distribui în mod egal volumul de muncă estimat între persoanele desemnate numai atunci când atribuim sarcini anumitor executanți și specificăm datele de început și de sfârșit. Desigur, managerul de proiect poate ajusta manual ceea ce sistemul calculează automat, oferind o mare flexibilitate în utilizarea resurselor.

O caracteristică foarte valoroasă a sistemului FlexiProject este capacitatea de a modifica în mod dinamic nivelul de încărcare a resurselor în timp, atunci când proiectul și calendarul sarcinilor se modifică. În practică, deseori proiectele nu se desfășoară exact așa cum au fost planificate. Prin urmare, sistemul trebuie să reflecte distribuția actualizată a volumului de lucru al resurselor proiectului în timp. Această funcționalitate este prezentată în ilustrația de mai jos, unde în partea de sus a ecranului se află o diagramă Gantt pentru proiect, iar mai jos se află volumul de lucru al membrilor echipei de proiect:

Raționalizarea gestionării resurselor de proiect cu FlexiProject pentru îmbunătățirea eficienței și a satisfacției angajaților