Como comunicar rapidamente o estado do projeto?

A gestão eficaz nas organizações modernas depende do acesso a informação fiável e actualizada. Uma vez que nos concentramos aqui na gestão de projectos, o objetivo é a comunicação eficaz de vários detalhes do estado do projeto. Os relatórios periódicos sobre o estado do projeto numa empresa são normalmente preparados por funcionários do Gabinete de Gestão de Projectos (PMO).

Principais destinatários das informações sobre o estado do projeto

Se eu tivesse de indicar os principais destinatários da informação sobre o estado do projeto, seriam eles:

Conselho de Administração da Empresa (Comités de Direção) – Necessitam de acesso sistemático a informações estratégicas e fundamentais sobre o projeto para reagir prontamente e tomar as decisões necessárias.
Patrocinadores do projeto – Necessitam de relatórios sobre os desvios do projeto relativamente a prazos, orçamentos ou âmbito. Enquanto o Conselho de Administração da empresa pode confiar em relatórios mensais, os patrocinadores do projeto necessitam frequentemente de relatórios semanais ou mesmo de actualizações em tempo real, quando necessário. Estas actualizações em tempo real são frequentemente designadas por relatórios ad hoc.
Gestores de projectos – Apesar de estarem mais próximos das equipas de projeto e de terem uma forte noção da situação do projeto, precisam de apoio, especialmente quando supervisionam projectos complexos. O acesso a vários relatórios detalhados do projeto é essencial para eles.
Departamentos financeiros e de controlo – Estes departamentos necessitam de informações detalhadas sobre os orçamentos do projeto, os desvios orçamentais e, por exemplo, a distribuição das despesas ao longo da duração do projeto.
Project Management Office (PMO) – O PMO necessita de relatórios detalhados sobre a execução do projeto para compreender plenamente a situação em curso e fornecer as informações necessárias aos vários intervenientes na organização. O PMO prepara relatórios ad hoc, relatórios transversais semanais e relatórios mensais sobre o progresso do projeto para satisfazer as necessidades das partes interessadas.

As empresas com experiência em gestão de projectos estabeleceram fluxos de trabalho que asseguram a geração de vários relatórios de execução de projectos, normalmente preparados pelo pessoal do PMO. Nas organizações que não dispõem de sistemas dedicados de gestão de projectos ou que dispõem de sistemas sem capacidades avançadas de elaboração de relatórios, a criação desses relatórios torna-se um desafio, consome muito tempo e, muitas vezes, não fornece informações suficientes para que a gestão possa tomar decisões eficazes. Então, será que o processo de preparação de relatórios de projeto eficazes pode ser significativamente melhorado? Podes crer que sim. Se tivermos uma ferramenta de gestão de projectos dedicada e robusta, esta contém grandes quantidades de dados detalhados que podem ser automaticamente convertidos em relatórios claros. Assim que os dados são introduzidos no sistema, pode ser atualizado um relatório adequado e disponibilizado imediatamente às partes interessadas.

Exemplos de relatórios de projectos

Uma forma altamente eficaz de criar relatórios necessários para monitorizar o estado do projeto é ilustrada utilizando a ferramenta de gestão FlexiProject. Apresentamos a seguir alguns exemplos de possíveis relatórios sobre o estado do projeto.

A captura de ecrã apresenta títulos de pastas de resumo e exemplos de relatórios de progresso do projeto. Os relatórios podem ser criados para tarefas em aberto ou atrasadas atribuídas a colaboradores individuais, todas categorizadas na pasta “Project Tasks by Employees”. Estes relatórios podem também abranger os riscos geridos pelos colaboradores ou os resultados pelos quais são responsáveis. Um segundo exemplo de pasta de relatórios é “Relatórios de controlo”, que contém vários resumos relacionados com a gestão do orçamento do projeto e despesas. É possível criar relatórios abrangentes sobre os desvios do projeto e outros aspectos de interesse em qualquer momento. Uma vez criado um relatório específico, este permanece disponível no mesmo formato e é continuamente atualizado com os dados mais recentes. Segue-se um exemplo de um relatório sobre a gestão orçamental de projectos da carteira “Projectos de investimento, técnicos e de TI”.

Utilizando o criador de relatórios disponível, os relatórios podem ser personalizados livremente, ajustando a ordem e o conteúdo das colunas individuais. Se pretendermos ver o roteiro dos projectos incluídos nesse relatório, podemos mudar imediatamente para essa vista (como mostrado abaixo).

Neste relatório, a linha preta sob cada projeto representa o plano de projeto aprovado, enquanto a barra azul indica a previsão atual para a data de conclusão do projeto. Isto proporciona uma visão estratégica dos desvios do calendário. Por exemplo, se o Departamento de Controlo solicitar ao PMO que prepare um relatório de fim de ano sobre os desvios orçamentais ou as despesas do projeto, esses relatórios também podem ser rapidamente gerados utilizando o sistema FlexiProject.

Todos os exemplos de relatórios de projectos mencionados acima podem ser exportados para o MS Excel para serem modificados, se necessário.

Conclusão

As vantagens da elaboração de relatórios através de um sistema dedicado, tal como apresentado acima, devem ser convincentes para todos. Uma ferramenta de gestão de projectos como esta poupa muito tempo ao pessoal do PMO, ao mesmo tempo que fornece informações completas à gestão da empresa sobre a situação do projeto. Deixa de ser necessário criar relatórios demorados sobre o estado do projeto em vários formatos utilizando o Excel e enviá-los por correio eletrónico. Um bom programa de gestão de projectos pode simplificar eficazmente todo o processo de elaboração de relatórios do projeto.