Cum să raportați în timp util stadiul proiectului?
Managementul eficient în organizațiile moderne se bazează pe accesul la informații fiabile și actualizate. Întrucât ne concentrăm aici asupra gestionării proiectelor, obiectivul este raportarea eficientă a diferitelor detalii privind starea proiectului. Rapoartele periodice privind stadiul proiectelor în cadrul unei companii sunt, de obicei, elaborate de angajații Biroului de gestionare a proiectelor (PMO).
Principalii destinatari ai informațiilor privind stadiul proiectului
Dacă ar fi să indic principalii destinatari ai informațiilor privind stadiul proiectului, aceștia ar fi:
- Consiliul de administrație al societății (comitetele de conducere) – Acestea au nevoie de acces sistematic la informații strategice și la informații-cheie privind proiectul pentru a reacționa prompt și a lua deciziile necesare.
- Sponsorii de proiect – Aceștia au nevoie de rapoarte privind abaterile de la proiect în ceea ce privește calendarele, bugetele sau domeniul de aplicare. În timp ce consiliul de administrație al companiei s-ar putea baza pe rapoarte lunare, sponsorii de proiect au adesea nevoie de rapoarte săptămânale sau chiar de actualizări în timp real, atunci când este necesar. Aceste actualizări în timp real sunt adesea denumite rapoarte ad hoc.
- Managerii de proiect – Deși sunt cei mai apropiați de echipele de proiect și au o percepție puternică a situației proiectului, aceștia au nevoie de sprijin, în special atunci când supraveghează proiecte complexe. Accesul la diverse rapoarte de proiect detaliate este esențial pentru aceștia.
- Departamentele de finanțe și control – Aceste departamente au nevoie de informații detaliate privind bugetele proiectelor, abaterile de la buget și, de exemplu, distribuția cheltuielilor pe întreaga durată a proiectului.
- Biroul de management al proiectului (PMO) – PMO are nevoie de rapoarte detaliate privind execuția proiectului pentru a înțelege pe deplin situația actuală și pentru a furniza informațiile necesare diferitelor părți interesate din cadrul organizației. PMO pregătește rapoarte ad hoc, rapoarte transversale săptămânale și rapoarte lunare privind progresul proiectului pentru a satisface nevoile părților interesate.
Companiile cu experiență în gestionarea proiectelor au stabilit fluxuri de lucru care asigură generarea diferitelor rapoarte de execuție a proiectelor, pregătite de obicei de personalul PMO. În organizațiile care nu dispun de sisteme dedicate de gestionare a proiectelor sau care au sisteme fără capacități avansate de raportare, crearea unor astfel de rapoarte devine dificilă, consumatoare de timp și adesea nu reușește să furnizeze suficiente informații pentru ca managementul să ia decizii eficiente. Așadar, procesul de elaborare a unor rapoarte de proiect eficiente poate fi îmbunătățit semnificativ? Categoric. Dacă avem un instrument dedicat și robust de gestionare a proiectelor, acesta conține cantități mari de date detaliate care pot fi convertite automat în rapoarte clare. De îndată ce orice date sunt introduse în sistem, un raport adecvat poate fi actualizat și pus imediat la dispoziția părților interesate.
Exemple de rapoarte de proiect
Un mod extrem de eficient de a crea rapoartele necesare pentru monitorizarea stadiului proiectelor este ilustrat prin utilizarea instrumentului de gestionare FlexiProject. Mai jos sunt prezentate exemple de rapoarte posibile privind starea proiectului.
Captura de ecran afișează titlurile dosarelor de rezumat și exemple de rapoarte privind progresul proiectului. Se pot crea rapoarte pentru sarcinile deschise sau întârziate atribuite angajaților individuali, toate clasificate în dosarul „Sarcini de proiect pe angajați”. Aceste rapoarte pot acoperi, de asemenea, riscurile gestionate de angajați sau livrabilele pentru care aceștia sunt responsabili. Un al doilea dosar de rapoarte tip este „Rapoarte de control”, care conține diverse rezumate legate de gestionarea bugetului proiectului și de cheltuieli. Este posibil să se creeze rapoarte cuprinzătoare privind abaterile proiectului și alte aspecte de interes la un moment dat. Odată ce un anumit raport este creat, acesta rămâne disponibil în același format și se actualizează continuu cu cele mai recente date. Mai jos este prezentat un exemplu de raport privind gestionarea bugetului pentru proiectele din cadrul portofoliului „Investiții, proiecte tehnice și IT”.
Folosind creatorul de rapoarte disponibil, rapoartele pot fi personalizate în mod liber prin ajustarea ordinii și a conținutului coloanelor individuale. Dacă dorim să vizualizăm foaia de parcurs a proiectelor incluse într-un astfel de raport, putem trece imediat la această vizualizare (după cum se arată mai jos).
În acest raport, linia neagră de sub fiecare proiect reprezintă planul de proiect aprobat, în timp ce bara albastră indică prognoza actuală pentru data de finalizare a proiectului. Acest lucru oferă o viziune strategică a abaterilor de la program. De exemplu, dacă departamentul de control solicită PMO să pregătească un raport de sfârșit de an privind abaterile de la buget sau cheltuielile proiectului, astfel de rapoarte pot fi, de asemenea, generate rapid cu ajutorul sistemului FlexiProject.
Toate exemplele de rapoarte de proiect menționate mai sus pot fi exportate în MS Excel pentru modificări ulterioare, dacă este necesar.
Concluzie
Avantajele raportării prin intermediul unui sistem dedicat, prezentate mai sus, ar trebui să fie convingătoare pentru toată lumea. Un astfel de instrument de gestionare a proiectelor economisește timp semnificativ personalului PMO, furnizând în același timp informații complete conducerii companiei cu privire la situația proiectului. Nu mai este nevoie să se creeze rapoarte consumatoare de timp privind starea proiectului în diverse formate utilizând Excel și să se trimită prin e-mail. Un program bun de gestionare a proiectelor poate raționaliza eficient întregul proces de raportare a proiectelor.
