Wie meldet man den Projektstatus richtig?

Effektives Management in modernen Organisationen ist auf den Zugang zu zuverlässigen und aktuellen Informationen angewiesen. Da wir uns hier auf das Projektmanagement konzentrieren, ist das Ziel eine effektive Berichterstattung über verschiedene Details zum Projektstatus. Regelmäßige Berichte über den Projektstatus in einem Unternehmen werden in der Regel von den Mitarbeitern des Project Management Office (PMO) erstellt.

Wichtige Empfänger von Informationen zum Projektstatus

Wenn ich die wichtigsten Empfänger von Projektstatus-Informationen aufzählen soll, dann wären das:

Unternehmensvorstand (Lenkungsausschüsse) – Sie benötigen systematischen Zugang zu strategischen und wichtigen Projektinformationen, um zeitnah reagieren und die notwendigen Entscheidungen treffen zu können.
Projektsponsoren – Sie benötigen Berichte über Projektabweichungen bei Zeitplänen, Budgets oder Umfang. Während der Vorstand des Unternehmens sich vielleicht auf monatliche Berichte verlässt, benötigen die Projektsponsoren oft wöchentliche Berichte oder sogar Aktualisierungen in Echtzeit, wenn dies erforderlich ist. Diese Echtzeit-Aktualisierungen werden oft als Ad-hoc-Berichte bezeichnet.
Projektmanager – Obwohl sie den Projektteams am nächsten stehen und ein gutes Gespür für die Situation des Projekts haben, benötigen sie Unterstützung, insbesondere bei der Überwachung komplexer Projekte. Der Zugang zu verschiedenen detaillierten Projektberichten ist für sie unerlässlich.
Finanz- und Controllingabteilungen – Diese Abteilungen benötigen detaillierte Informationen über Projektbudgets, Budgetabweichungen und z.B. die Verteilung der Ausgaben während der Projektlaufzeit.
Project Management Office (PMO) – Das PMO benötigt detaillierte Berichte über die Projektdurchführung, um die laufende Situation vollständig zu verstehen und den verschiedenen Interessengruppen des Unternehmens die erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Das PMO erstellt Ad-hoc-Berichte, wöchentliche Querschnittsberichte und monatliche Projektfortschrittsberichte, um den Anforderungen der Beteiligten gerecht zu werden.

Unternehmen, die sich mit Projektmanagement auskennen, haben Arbeitsabläufe eingerichtet, die die Erstellung verschiedener Berichte über die Projektdurchführung gewährleisten, die in der Regel von PMO-Mitarbeitern erstellt werden. In Unternehmen, die über keine speziellen Projektmanagement-Systeme oder Systeme ohne fortschrittliche Berichtsfunktionen verfügen, wird die Erstellung solcher Berichte zu einer Herausforderung, die viel Zeit in Anspruch nimmt und dem Management oft nicht genügend Informationen liefert, um effektive Entscheidungen zu treffen. Kann der Prozess der Erstellung effektiver Projektberichte also erheblich verbessert werden? Auf jeden Fall. Wenn wir über ein spezielles und robustes Projektmanagement-Tool verfügen, enthält es große Mengen detaillierter Daten, die automatisch in übersichtliche Berichte umgewandelt werden können. Sobald irgendwelche Daten in das System eingegeben werden, kann ein entsprechender Bericht aktualisiert und den Beteiligten sofort zur Verfügung gestellt werden.

Beispiele für Projektberichte

Eine äußerst effektive Methode zur Erstellung von Berichten, die zur Überwachung des Projektstatus benötigt werden, wird anhand des Verwaltungstools FlexiProject veranschaulicht. Im Folgenden finden Sie Beispiele für einige mögliche Projektstatusberichte.

Der Screenshot zeigt Titel von Übersichtsordnern und Beispiele für Projektfortschrittsberichte. Berichte können für offene oder verzögerte Aufgaben erstellt werden, die einzelnen Mitarbeitern zugewiesen sind, die alle im Ordner „Projektaufgaben nach Mitarbeitern“ kategorisiert sind. Diese Berichte können sich auch auf Risiken beziehen, die von Mitarbeitern verwaltet werden, oder auf Leistungen, für die sie verantwortlich sind. Ein zweiter Berichtsordner ist der Ordner „Controlling-Berichte“, der verschiedene Zusammenfassungen über die Verwaltung des Projektbudgets und der Ausgaben enthält. Es ist möglich, umfassende Berichte über Projektabweichungen und andere Aspekte zu erstellen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt von Interesse sind. Sobald ein bestimmter Bericht erstellt ist, bleibt er im gleichen Format verfügbar und wird ständig mit den neuesten Daten aktualisiert. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Bericht über die Budgetverwaltung für Projekte aus dem Portfolio „Investitionen, technische und IT-Projekte“.

Mit dem verfügbaren Berichtsersteller können Sie Berichte frei anpassen, indem Sie die Reihenfolge und den Inhalt der einzelnen Spalten ändern. Wenn Sie sich die Roadmap der Projekte ansehen möchten, die in einem solchen Bericht enthalten sind, können Sie sofort zu dieser Ansicht wechseln (wie unten gezeigt).

In diesem Bericht stellt die schwarze Linie unter jedem Projekt den genehmigten Projektplan dar, während der blaue Balken die aktuelle Prognose für das Abschlussdatum des Projekts angibt. So erhalten Sie einen strategischen Überblick über Terminabweichungen. Wenn die Controlling-Abteilung das PMO zum Beispiel auffordert, einen Jahresendbericht über Budgetabweichungen oder Projektausgaben zu erstellen, können solche Berichte auch schnell mit dem System FlexiProject erstellt werden.

Alle oben genannten Beispiele für Projektberichte können bei Bedarf in MS Project exportiert werden, um weitere Änderungen vorzunehmen.

Fazit

Die Vorteile der Berichterstattung über ein spezielles System, wie oben dargestellt, sollten jeden überzeugen. Ein Projektmanagement-Tool wie dieses spart den PMO-Mitarbeitern viel Zeit und liefert der Unternehmensleitung umfassende Informationen über die Projektlage. Es ist nicht mehr nötig, zeitraubende Projektstatusberichte in verschiedenen Formaten mit Excel zu erstellen und per E-Mail zu versenden. Ein gutes Projektmanagementprogramm kann den gesamten Prozess der Projektberichterstattung effektiv rationalisieren.