Hogyan lehet a projekt státuszát könnyedén jelenteni?

A modern szervezetek hatékony vezetése a megbízható és naprakész információkhoz való hozzáférésre támaszkodik. Mivel itt a projektmenedzsmentre összpontosítunk, a cél a különböző projektstátuszadatok hatékony jelentése. A vállalaton belüli projektek állapotáról szóló időszakos jelentéseket jellemzően a projektmenedzsment iroda (PMO) munkatársai készítik.

A projekt állapotára vonatkozó információk legfontosabb címzettjei

Ha ki kellene emelnem a projekt állapotáról szóló információk legfontosabb címzettjeit, akkor ezek a következők lennének:

Vállalati igazgatótanács (irányítóbizottságok) – A gyors reagálás és a szükséges döntések meghozatala érdekében rendszeres hozzáférésre van szükségük a stratégiai és kulcsfontosságú projektinformációkhoz.
Projekt-szponzorok – Jelentésekre van szükségük az ütemterveket, költségvetést vagy hatóköröket érintő projekteltérésekről. Míg a vállalat igazgatótanácsa havi jelentésekre támaszkodhat, a projektszponzoroknak gyakran heti jelentésekre, vagy szükség esetén akár valós idejű frissítésekre is szükségük van. Ezeket a valós idejű frissítéseket gyakran ad hoc jelentéseknek nevezik.
Projektmenedzserek – Annak ellenére, hogy ők állnak a legközelebb a projektcsapatokhoz, és jól ismerik a projekt helyzetét, támogatásra van szükségük, különösen az összetett projektek felügyelete során. Számukra elengedhetetlen a különböző részletes projektjelentésekhez való hozzáférés.
Pénzügyi és kontrolling részlegek – Ezeknek a részlegeknek részletes információkra van szükségük a projekt költségvetéseiről, a költségvetési eltérésekről és például a kiadások eloszlásáról a projekt időtartama alatt.
Projektmenedzsment Iroda (PMO) – A PMO-nak részletes projektvégrehajtási jelentésekre van szüksége ahhoz, hogy teljes mértékben megértse a jelenlegi helyzetet, és a szükséges információkat a különböző szervezeti érdekelt felek számára. A PMO ad hoc jelentéseket, heti keresztmetszeti jelentéseket és havi projekt előrehaladási jelentéseket készít az érdekelt felek igényeinek kielégítésére.

A projektmenedzsmentben jártas vállalatok olyan munkafolyamatokat alakítottak ki, amelyek biztosítják a különböző projektvégrehajtási jelentések generálását, amelyeket jellemzően a PMO munkatársai készítenek. Azokban a szervezetekben, ahol nincsenek dedikált projektmenedzsment rendszerek, vagy ahol a rendszerek nem rendelkeznek fejlett jelentéstételi képességekkel, az ilyen jelentések elkészítése kihívást jelent, időigényes, és gyakran nem nyújt elegendő információt a vezetőség számára a hatékony döntéshozatalhoz. Lehet-e tehát jelentősen javítani a hatékony projektjelentések elkészítésének folyamatát? Abszolút. Ha van egy dedikált és robusztus projektmenedzsment eszközünk, akkor az hatalmas mennyiségű részletes adatot tartalmaz, amelyek automatikusan egyértelmű jelentésekké alakíthatók. Amint bármilyen adat bekerül a rendszerbe, azonnal frissíthető és az érdekeltek számára azonnal elérhetővé tehető a megfelelő jelentés.

Példák a projektjelentésre

A projekt állapotának nyomon követéséhez szükséges jelentések létrehozásának rendkívül hatékony módja a FlexiProject menedzsment eszköz segítségével. Az alábbiakban néhány lehetséges projektállapot-jelentés példája látható.

A képernyőkép az összefoglaló mappák címeit és a projekt előrehaladási jelentések példáit mutatja. Az egyes alkalmazottakhoz rendelt nyitott vagy késedelmes feladatokról készíthetők jelentések, amelyek mindegyike a „Projektfeladatok alkalmazottak szerint” mappába van kategorizálva. Ezek a jelentések kiterjedhetnek az alkalmazottak által kezelt kockázatokra vagy az általuk kezelt eredményekre is. A második jelentésmappa a „Controlling jelentések” mappa, amely a projektköltségvetés kezelésével és a kiadásokkal kapcsolatos különböző összefoglalókat tartalmaz. Lehetőség van átfogó jelentések készítésére a projekteltérésekről és egyéb, adott pillanatban érdekes szempontokról. Egy adott jelentés létrehozása után az ugyanabban a formátumban elérhető marad, és folyamatosan frissül a legfrissebb adatokkal. Az alábbiakban egy példa a „Beruházási, műszaki és informatikai projektek” portfólióhoz tartozó projektek költségvetési gazdálkodásáról szóló jelentésre.

A rendelkezésre álló jelentéskészítő segítségével a jelentések szabadon testre szabhatók az egyes oszlopok sorrendjének és tartalmának beállításával. Ha egy ilyen jelentésben szereplő projektek útitervét szeretnénk megtekinteni, azonnal át tudunk váltani erre a nézetre (az alábbiakban látható módon).

Ebben a jelentésben az egyes projektek alatti fekete vonal a jóváhagyott projekttervet, míg a kék sáv a projekt befejezésének aktuális előrejelzését jelzi. Ez stratégiai áttekintést nyújt az ütemtervtől való eltérésekről. Ha például a kontrolling osztály kéri a PMO-t, hogy készítsen év végi jelentést a költségvetési eltérésekről vagy a projektkiadásokról, az ilyen jelentések szintén gyorsan elkészíthetők a FlexiProject rendszer segítségével.

A fent említett összes projektjelentési példa exportálható MS Excel-be, ahol szükség esetén további módosításokat végezhet.

Következtetés

A fentiekben bemutatott, külön rendszeren keresztül történő jelentéstétel előnyei mindenki számára meggyőzőek lehetnek. Egy ilyen projektmenedzsment-eszközzel a PMO munkatársai jelentős időt takaríthatnak meg, miközben a vállalatvezetés átfogó tájékoztatást kap a projekt helyzetéről. Többé nincs szükség arra, hogy időigényes projektállapot-jelentéseket készítsenek különböző formátumokban Excel segítségével, és azokat e-mailben küldjék el. Egy jó projektmenedzsment program hatékonyan racionalizálhatja a teljes projektjelentési folyamatot.