Jak správně hlásit stav projektu?

Efektivní řízení v moderních organizacích závisí na přístupu ke spolehlivým a aktuálním informacím. Protože se zde zaměřujeme na řízení projektů, cílem je efektivní vykazování různých údajů o stavu projektu. Pravidelné zprávy o stavu projektu ve firmě obvykle připravují pracovníci kanceláře projektového řízení (PMO).

Klíčoví příjemci informací o stavu projektu

Pokud bych měl poukázat na klíčové příjemce informací o stavu projektu, byli by to:

Představenstvo společnosti (řídící výbory ) – vyžadují systematický přístup ke strategickým a klíčovým informacím o projektu, aby mohli rychle reagovat a přijímat potřebná rozhodnutí.
Sponzoři projektu – potřebují zprávy o odchylkách projektu týkajících se harmonogramů, rozpočtů nebo rozsahu. Zatímco představenstvo společnosti se může spoléhat na měsíční zprávy, sponzoři projektu často vyžadují týdenní zprávy nebo dokonce v případě potřeby aktualizace v reálném čase. Tyto aktualizace v reálném čase se často označují jako ad hoc reporty.
Projektoví manažeři – přestože jsou nejblíže projektovým týmům a mají silný smysl pro situaci v projektu, potřebují podporu, zejména při dohledu nad složitými projekty. Přístup k různým podrobným zprávám o projektu je pro ně nezbytný.
Oddělení financí a controllingu – tato oddělení vyžadují podrobné informace o rozpočtech projektů, odchylkách od rozpočtu a například o rozložení výdajů v průběhu trvání projektu.
Kancelář řízení projektu (PMO ) – PMO vyžaduje podrobné zprávy o realizaci projektu, aby plně porozuměla probíhající situaci a poskytla potřebné informace různým zainteresovaným stranám organizace. PMO připravuje ad hoc zprávy, týdenní průřezové zprávy a měsíční zprávy o průběhu projektu, aby vyhověl potřebám zúčastněných stran.

Společnosti zběhlé v řízení projektů mají zavedené pracovní postupy, které zajišťují vytváření různých zpráv o realizaci projektu, které obvykle připravují pracovníci PMO. V organizacích, které nemají specializované systémy pro řízení projektů nebo mají systémy bez pokročilých možností reportování, se vytváření takových zpráv stává náročným, časově náročným a často neposkytuje dostatečné informace pro vedení, aby mohlo přijímat efektivní rozhodnutí. Lze tedy proces přípravy efektivních projektových zpráv výrazně zlepšit? Určitě. Pokud máme k dispozici specializovaný a robustní nástroj pro řízení projektů, obsahuje obrovské množství podrobných údajů, které lze automaticky převést do přehledných reportů. Jakmile jsou do systému vložena jakákoli data, může být příslušná zpráva aktualizována a okamžitě zpřístupněna zúčastněným stranám.

Příklady projektových zpráv

Vysoce efektivní způsob vytváření zpráv potřebných ke sledování stavu projektu je znázorněn pomocí nástroje pro správu FlexiProject. Příklady některých možných zpráv o stavu projektu jsou uvedeny níže.

Na snímku obrazovky jsou zobrazeny názvy souhrnných složek a příklady zpráv o průběhu projektu. Zprávy lze vytvářet pro otevřené nebo odložené úkoly přiřazené jednotlivým zaměstnancům, které jsou zařazeny do složky „Úkoly projektu podle zaměstnanců“. Tyto zprávy mohou zahrnovat také rizika, která zaměstnanci řídí, nebo výstupy, za které jsou odpovědní. Druhou vzorovou složkou výkazů jsou „Výkazy controllingu“, které obsahují různé přehledy týkající se řízení rozpočtu a výdajů projektu. Je možné vytvářet komplexní přehledy o odchylkách projektu a dalších aspektech, které jsou v daném okamžiku zajímavé. Jakmile je konkrétní sestava vytvořena, zůstává k dispozici ve stejném formátu a průběžně se aktualizuje o nejnovější údaje. Níže je uveden příklad sestavy o řízení rozpočtu projektů v rámci portfolia „Investiční, technické a IT projekty“.

Pomocí dostupného nástroje pro tvorbu sestav lze sestavy libovolně přizpůsobovat úpravou pořadí a obsahu jednotlivých sloupců. Pokud chceme zobrazit plán projektů zahrnutých do takové sestavy, můžeme se do tohoto zobrazení ihned přepnout (jak je znázorněno níže).

V této zprávě představuje černá čára pod každým projektem schválený plán projektu, zatímco modrý pruh označuje aktuální prognózu data dokončení projektu. To poskytuje strategický pohled na odchylky od harmonogramu. Pokud například oddělení controllingu požádá PMO o vypracování zprávy o odchylkách od rozpočtu nebo o výdajích na projekt na konci roku, lze takové zprávy rovněž rychle vygenerovat pomocí systému FlexiProject.

Všechny výše uvedené příklady projektových zpráv lze v případě potřeby exportovat do aplikace MS Excel pro další úpravy.

Závěr

Výhody podávání zpráv prostřednictvím specializovaného systému, jak jsou uvedeny výše, by měly být přesvědčivé pro každého. Takový nástroj pro řízení projektů šetří pracovníkům PMO značnou část času a zároveň poskytuje vedení společnosti komplexní informace o situaci v projektu. Již není nutné vytvářet časově náročné zprávy o stavu projektu v různých formátech pomocí aplikace Excel a posílat je e-mailem. Dobrý program pro řízení projektů dokáže efektivně zefektivnit celý proces podávání zpráv o projektu.