Come riportare lo stato di avanzamento del progetto?
Una gestione efficace nelle organizzazioni moderne si basa sull’accesso a informazioni affidabili e aggiornate. Dal momento che ci stiamo concentrando sulla gestione dei progetti, l’obiettivo è quello di fornire un resoconto efficace dei vari dettagli sullo stato del progetto. I rapporti periodici sullo stato di avanzamento dei progetti all’interno di un’azienda sono solitamente redatti dai dipendenti del Project Management Office (PMO).
Destinatari chiave delle informazioni sullo stato del progetto
Se dovessi indicare i principali destinatari delle informazioni sullo stato del progetto, sarebbero:
- Consiglio dell’azienda (Comitati direttivi) – Hanno bisogno di un accesso sistematico alle informazioni strategiche e chiave del progetto per reagire tempestivamente e prendere le decisioni necessarie.
- Sponsor di progetto – Hanno bisogno di rapporti sulle deviazioni del progetto per quanto riguarda le scadenze, i budget o l’ambito. Mentre il Consiglio di Amministrazione dell’azienda potrebbe affidarsi a rapporti mensili, gli Sponsor di progetto spesso richiedono rapporti settimanali o addirittura aggiornamenti in tempo reale, se necessario. Questi aggiornamenti in tempo reale sono spesso definiti rapporti ad hoc.
- Project Manager – Nonostante siano i più vicini ai team di progetto e abbiano una forte percezione della situazione del progetto, hanno bisogno di supporto, soprattutto quando supervisionano progetti complessi. L’accesso a vari rapporti dettagliati sul progetto è essenziale per loro.
- Dipartimenti finanziari e di controllo – Questi dipartimenti hanno bisogno di informazioni dettagliate sui budget di progetto, sugli scostamenti di budget e, ad esempio, sulla distribuzione delle spese durante la durata del progetto.
- Project Management Office (PMO) – Il PMO ha bisogno di rapporti dettagliati sull’esecuzione del progetto per comprendere appieno la situazione in corso e fornire le informazioni necessarie ai vari stakeholder dell’organizzazione. Il PMO prepara rapporti ad hoc, rapporti settimanali trasversali e rapporti mensili sull’avanzamento del progetto per soddisfare le esigenze degli stakeholder.
Le aziende che si occupano di project management hanno stabilito dei flussi di lavoro che garantiscono la generazione di vari report sull’esecuzione dei progetti, in genere preparati dal personale del PMO. Nelle organizzazioni che non dispongono di sistemi di gestione dei progetti dedicati o di sistemi privi di funzionalità di reporting avanzate, la creazione di tali report diventa impegnativa, richiede molto tempo e spesso non fornisce informazioni sufficienti al management per prendere decisioni efficaci. Quindi, è possibile migliorare in modo significativo il processo di preparazione di rapporti di progetto efficaci? Assolutamente sì. Se disponiamo di uno strumento di gestione dei progetti solido e dedicato, questo contiene una grande quantità di dati dettagliati che possono essere convertiti automaticamente in rapporti chiari. Non appena i dati vengono inseriti nel sistema, è possibile aggiornare un report appropriato e renderlo immediatamente disponibile agli stakeholder.
Esempi di relazione di progetto
Un modo molto efficace per creare i rapporti necessari a monitorare lo stato dei progetti è illustrato dallo strumento di gestione FlexiProject. Di seguito sono riportati alcuni esempi di possibili rapporti sullo stato del progetto.
La schermata mostra i titoli delle cartelle di riepilogo ed esempi di rapporti sullo stato di avanzamento del progetto. I report possono essere creati per le attività aperte o in ritardo assegnate ai singoli dipendenti, tutte categorizzate nella cartella “Attività del progetto per dipendenti”. Questi report possono anche riguardare i rischi gestiti dai dipendenti o i risultati di cui sono responsabili. Una seconda cartella di rapporti di esempio è “Rapporti di controllo”, che contiene vari riepiloghi relativi alla gestione del budget del progetto e alle spese. È possibile creare rapporti completi sugli scostamenti del progetto e su altri aspetti di interesse in qualsiasi momento. Una volta creato un report specifico, questo rimane disponibile nello stesso formato e si aggiorna continuamente con i dati più recenti. Di seguito è riportato un esempio di report sulla gestione del budget per i progetti del portafoglio “Investimenti, progetti tecnici e IT”.
Utilizzando il creatore di report disponibile, i report possono essere liberamente personalizzati regolando l’ordine e il contenuto delle singole colonne. Se vogliamo visualizzare la roadmap dei progetti inclusi in un report, possiamo passare immediatamente a questa visualizzazione (come mostrato di seguito).
In questo report, la linea nera sotto ogni progetto rappresenta il piano di progetto approvato, mentre la barra blu indica la previsione attuale della data di completamento del progetto. Questo fornisce una visione strategica degli scostamenti di pianificazione. Ad esempio, se il reparto di controllo chiede al PMO di preparare un rapporto di fine anno sugli scostamenti di budget o sulle spese del progetto, tali rapporti possono essere generati rapidamente con il sistema FlexiProject.
Tutti gli esempi di relazione di progetto sopra citati possono essere esportati in MS Excel per ulteriori modifiche, se necessario.
Conclusione
I vantaggi del reporting attraverso un sistema dedicato, come quelli presentati sopra, dovrebbero essere convincenti per tutti. Uno strumento di gestione dei progetti come questo consente al personale del PMO di risparmiare molto tempo, fornendo al contempo informazioni complete alla direzione aziendale sulla situazione del progetto. Non è più necessario creare rapporti sullo stato del progetto in vari formati con Excel e inviarli via e-mail. Un buon programma di gestione dei progetti è in grado di ottimizzare l’intero processo di reporting del progetto.
