Comment rendre compte clairement de l'état d'avancement d'un projet ?

Dans les organisations modernes, une gestion efficace repose sur l’accès à des informations fiables et actualisées. Puisque nous nous concentrons ici sur la gestion de projet, l’objectif est d’établir des rapports efficaces sur les différents détails de l’état d’avancement du projet. Les rapports périodiques sur l’état d’avancement d’un projet au sein d’une entreprise sont généralement préparés par les employés du bureau de gestion de projet (PMO).

Principaux destinataires des informations sur l'état d'avancement du projet

Si je devais citer les principaux destinataires des informations sur l’état d’avancement du projet, ce serait les suivants :

Conseil d’administration (comités de pilotage) – Ils ont besoin d’un accès systématique aux informations stratégiques et aux informations clés sur les projets pour pouvoir réagir rapidement et prendre les décisions nécessaires.
Les promoteurs de projet – Ils ont besoin de rapports sur les déviations du projet concernant les calendriers, les budgets ou la portée. Alors que le conseil d’administration de l’entreprise peut s’appuyer sur des rapports mensuels, les promoteurs de projet ont souvent besoin de rapports hebdomadaires, voire de mises à jour en temps réel si nécessaire. Ces mises à jour en temps réel sont souvent appelées rapports ad hoc.
Chefs de projet – Bien qu’ils soient les plus proches des équipes de projet et qu’ils aient un sens aigu de la situation du projet, ils ont besoin de soutien, en particulier lorsqu’ils supervisent des projets complexes. L’accès à divers rapports de projet détaillés est essentiel pour eux.
Départements des finances et du contrôle de gestion – Ces départements ont besoin d’informations détaillées sur les budgets des projets, les écarts budgétaires et, par exemple, la répartition des dépenses pendant toute la durée du projet.
Bureau de gestion de projet (PMO) – Le PMO a besoin de rapports détaillés sur l’exécution du projet pour bien comprendre la situation en cours et fournir les informations nécessaires aux différentes parties prenantes de l’organisation. Le PMO prépare des rapports ad hoc, des rapports hebdomadaires transversaux et des rapports mensuels sur l’état d’avancement du projet pour répondre aux besoins des parties prenantes.

Les entreprises qui maîtrisent la gestion de projets ont établi des flux de travail qui garantissent la production de divers rapports sur l’exécution des projets, généralement préparés par le personnel du PMO. Dans les organisations qui ne disposent pas de systèmes de gestion de projet dédiés ou de systèmes dépourvus de capacités de reporting avancées, la création de ces rapports devient un défi, prend du temps et, souvent, ne fournit pas suffisamment d’informations pour permettre à la direction de prendre des décisions efficaces. Est-il donc possible d’améliorer de manière significative le processus de préparation de rapports de projet efficaces ? Absolument. Si nous disposons d’un outil de gestion de projet dédié et robuste, il contient de grandes quantités de données détaillées qui peuvent être automatiquement converties en rapports clairs. Dès que des données sont saisies dans le système, un rapport approprié peut être mis à jour et mis immédiatement à la disposition des parties prenantes.

Exemples de rapports de projet

Un moyen très efficace de créer les rapports nécessaires au suivi de l’état des projets est illustré à l’aide de l’outil de gestion FlexiProject. Vous trouverez ci-dessous des exemples de rapports possibles sur l’état d’un projet.

La capture d’écran affiche les titres des dossiers récapitulatifs et des exemples de rapports d’avancement de projet. Des rapports peuvent être créés pour les tâches en cours ou retardées attribuées à des employés individuels, toutes classées dans le dossier « Tâches de projet par employé ». Ces rapports peuvent également couvrir les risques gérés par les employés ou les produits livrables dont ils sont responsables. Un deuxième dossier de rapports types est celui des « Rapports de contrôle de gestion », qui contient divers résumés relatifs à la gestion du budget du projet et aux dépenses. Il est possible de créer des rapports complets sur les déviations du projet et d’autres aspects intéressants à un moment donné. Une fois qu’un rapport spécifique est créé, il reste disponible dans le même format et est continuellement mis à jour avec les données les plus récentes. Vous trouverez ci-dessous un exemple de rapport sur la gestion du budget pour les projets du portefeuille « Projets d’investissement, techniques et informatiques ».

Grâce au créateur de rapports disponible, les rapports peuvent être librement personnalisés en ajustant l’ordre et le contenu des différentes colonnes. Si vous souhaitez consulter la feuille de route des projets inclus dans un tel rapport, vous pouvez immédiatement passer à cette vue (comme indiqué ci-dessous).

Dans ce rapport, la ligne noire sous chaque projet représente le plan de projet approuvé, tandis que la barre bleue indique la prévision actuelle de la date d’achèvement du projet. Cela permet d’avoir une vision stratégique des écarts de calendrier. Par exemple, si le département de contrôle de gestion demande au PMO de préparer un rapport de fin d’année sur les écarts budgétaires ou les dépenses du projet, ces rapports peuvent également être rapidement générés à l’aide du système FlexiProject.

Tous les exemples de rapports de projet mentionnés ci-dessus peuvent être exportés vers MS Excel pour être modifiés si nécessaire.

Conclusion

Les avantages de l’établissement de rapports au moyen d’un système spécialisé, tels que présentés ci-dessus, devraient être convaincants pour tout le monde. Un tel outil de gestion de projet permet au personnel du PMO de gagner beaucoup de temps tout en fournissant à la direction de l’entreprise des informations complètes sur la situation du projet. Il n’est plus nécessaire de créer des rapports sur l’état d’avancement du projet dans différents formats à l’aide d’Excel et de les envoyer par courrier électronique, ce qui prend beaucoup de temps. Un bon programme de gestion de projet peut rationaliser efficacement l’ensemble du processus de reporting du projet.