Diagram PERT: jak wizualizować harmonogram projektu metodą sieciową?

Czym jest diagram PERT i skąd się wzięła ta technika?

Nasz mózg przetwarza obrazy błyskawicznie. To, co zajmuje Ci pół minuty czytania, przez grafikę przyswoisz w ułamku sekundy. Wizualne przedstawienie procesów nie tylko dostarcza informacje, ale też pozwala mózgowi natychmiast je zrozumieć i skupić się na tym, co najważniejsze. Właśnie dlatego wizualne zarządzanie projektami drastycznie ułatwia pracę i przyspiesza podejmowanie decyzji przez project managera. 

Podczas, gdy wykres Gantta w planowaniu jest używany głównie do prostego planowania, to do efektywnego wizualnego zarządzania, zwłaszcza w przypadku skomplikowanych i nowych projektów, stosuje się diagram PERT. Diagram PERT to diagram sieciowy składający się z węzłów (kółek) oznaczających zadania lub kamienie milowe, które są połączone strzałkami wskazującymi kolejność i zależność prac. Został stworzony w latach 50. XX wieku przez Marynarkę Wojenną Stanów Zjednoczonych, która potrzebowała narzędzia, aby skoordynować setki podwykonawców pracujących nad niezwykle złożonym projektem uzbrajania atomowych okrętów podwodnych.

Kluczowe koncepcje w diagramie PERT

Jego największa siła? Pomaga oszacować czas trwania zadań, nawet jeśli są one zupełnie nowe i nieprzewidywalne. Tradycyjne planowanie często opiera się na pojedynczym, optymistycznym oszacowaniu, co zwiększa ryzyko opóźnień. Aby tego uniknąć, diagram PERT wprowadza metodę trzech szacunków czasowych. Na czym ona właściwie polega? Zamiast podawać jeden, często niepewny, czas trwania zadania, diagram PERT wymaga od zespołu podania trzech różnych scenariuszy czasowych. Dzięki temu można obliczyć oczekiwany czas trwania (Te) z dużym większym prawdopodobieństwem:

• Czas optymistyczny (To): najkrótszy możliwy czas, gdy wszystko pójdzie idealnie.
• Czas najbardziej prawdopodobny (Tm): czas realistyczny w normalnych warunkach (ma on największą wagę).
• Czas pesymistyczny (Tp): najdłuższy możliwy czas, uwzględniający większość problemów i opóźnień.

Diagram PERT zakłada, że scenariusz Tm jest czterokrotnie ważniejszy niż pozostałe, stąd używa się średniej ważonej opartej na rozkładzie Beta: Te= (To + 4Tm + Tp)/ 6

Wyobraź sobie zadanie: wdrożenie nowej metody płatności. Zespół podaje szacunki:

• To (czas optymistyczny) = 4 dni
• Tm (najbardziej prawdopodobne) = 6 dni
• Tp (pesymistycznie) = 14 dni

Obliczenia oczekiwanego czasu (Te) wyglądają następująco: Te = (4+4*6 +1)/ 6 = 4+24+14/6 = 42/6 = 7

A więc oczekiwany czas trwania zadania to 7 dni. Ten wynik jest bardziej wiarygodny w planowaniu, ponieważ uwzględnia zarówno szansę na szybkie ukończenie (4 dni), jak i ryzyko poważnego opóźnienia (14 dni).

Jak narysować diagram PERT krok po kroku?

Narysowanie diagramu PERT polega na wizualizacji wszystkich zadań w projekcie oraz ich wzajemnych zależności w formie sieci. Jak kroki należy podjąć?

Krok 1: Przygotowanie i obliczenia czasu.

• Zidentyfikuj zadania i zależności: wymień wszystkie zadania i określ, które z nich muszą zostać ukończone, zanim zaczną się kolejne.
• Trzy szacunki czasowe: dla każdego zadania zbierz czas optymistyczny, najbardziej prawdopodobny i pesymistyczny.
• Oblicz czas oczekiwany: oblicz średnią ważoną dla każdego zadania, używając wzoru  Te= (To + 4Tm + Tp)/ 6

Krok 2: Tworzenie sieci.

• Węzły i strzałki: diagram to sieć składających się z węzłów (kółek oznaczających start koniec zadań) i strzałek (linii oznaczających same zadania i ich czas Te
• Narysuj sieć, łącząc zadania strzałkami, tak aby żadne zadanie nie rozpoczynało się, zanim nie zostaną ukończone wszystkie jego zadania poprzedzające. Sieć musi mieć jeden węzeł początkowy i jeden końcowy.

Krok 3: Analiza i ścieżka krytyczna

• Oblicz czas ścieżek: zsumuj czasy Te zadań dla każdej ścieżki (tj. ciągu zadań) prowadzącej od początku do końca projektu.
• Znajdź ścieżkę krytyczną: ścieżka krytyczna to ta, której całkowity czas trwania jest najdłuższy. Czas trwania tej ścieżki określa minimalny czas ukończenia całego projektu.

Diagram PERT – praktyczny przykład

Aby w pełni zrozumieć potencjał diagramu PERT, warto prześledzić praktyczny przykład – projekt wdrożenia nowego systemu CRM. Zaczynamy od zebrania listy zadań i użycia metody trzech szacunków czasowych do obliczenia oczekiwanego czasu trwania dla każdego z nich:

Następnie identyfikujemy wszystkie możliwe ścieżki od początku do końca projektu i sumujemy czasy Te:

• Ścieżka P1:
  • Kolejność zadań: A → B → C → E → F
  •  Te = 6+4+11+6+2=29 dni
• Ścieżka P2:
  • Kolejność zadań: A → B → D → E → F
  •  Te = 6+4+3+6+2=21 dni

Analiza diagram PERT wskazuje nam, ile minimalnie musi trwać cały projekt. Zawsze trzeba patrzeć na ścieżkę krytyczną, czyli na tę, która jest najdłuższa. W naszym przykładzie to ścieżka P1, trwająca 29 dni. Jakie inne wnioski można wyciągnąć?

• Opóźnienie jakiegokolwiek zadania na ścieżce krytycznej automatycznie opóźnia cały projekt. Te zadania powinny mieć przypisany najwyższy priorytet.
• Ścieżka P2 ma 8 dni zapasu czasu. Oznacza to, że zadanie szkolenie może się opóźnić nawet o 8 dni, a końcowy termin pozostanie bezpieczny. Ta daje elastyczność w zarządzaniu zasobami.
• Jeżeli trzeba przyspieszyć, należy skracać zadania znajdujące się na ścieżce krytycznej. Skupienie wysiłku na zadaniach z luzem czasowym nie wpłynie na szybsze zakończenie projektu.

FlexiProject a diagram PERT

Jeśli polegasz na rozwiązaniach takich jak diagram PERT, narzędzia do zarządzania projektami są niezbędne w pracy project managera.FlexiProject przejmuje całą najtrudniejszą i najbardziej czasochłonną pracę związaną z tą metodą, umożliwiając efektywne zarządzanie harmonogramem. Zamiast ręcznego rysowania i skomplikowanych obliczeń, FlexiProject działa jak inteligentny asystent:

• Automatyczna wizualizacja: wystarczy, że wprowadzisz listę zadań i ich wzajemne zależności. Program natychmiast automatycznie generuje cały diagram – otrzymujesz czytelną, wizualną mapę połączeń projektu zamiast długiej listy. Eliminuje to błędy i oszczędza mnóstwo czasu.
• Ścieżka krytyczna „Na Żywo”: FlexiProject, system do planowania projektów, nie tylko liczy czasy, ale także non stop monitoruje i wskazuje Ścieżkę Krytyczną w czasie rzeczywistym.
• Proaktywna kontrola: jeśli opóźnienie sprawi, że inne zadania staną się kluczowe, program natychmiast przelicza harmonogram projektu i podświetla nową ścieżkę krytyczną. Dzięki temu zawsze wiesz, na czym musisz się skupić, co minimalizuje ryzyko i pozwala Ci aktywnie kontrolować termin zakończenia projektu i zasoby w projekcie.

Kiedy diagram PERT jest niezbędny w zarządzaniu projektem?

Choć kierownicy projektu mają do dyspozycji wiele narzędzi, diagram PERT wyróżnia się jako niezwykle efektywna metoda oceny osi czasu, niezbędnych zasobów oraz, co najważniejsze, najdłuższego ciągu zadań w projekcie. Diagram ten dopełnia wcześniejsze działania, takie jak karta projektu i planowanie. Umożliwia on precyzyjne modelowanie niepewności czasowej zadań i jest świetnym wyborem, gdy potrzebujesz stworzyć prosty, ale precyzyjny plan działania do udostępnienia zespołowi i interesariuszom, stanowiąc most między wstępną definicją a szczegółową realizacją.