Diagrama PERT: como visualizar o Cronograma do projeto utilizando o método de rede?

Um Gerente de projeto deve ser capaz de apresentar processos complexos de uma forma simples e compreensível. A gestão visual é uma técnica inestimável que permite uma avaliação rápida e precisa do estado atual de um projeto. Descobre o gráfico PERT – uma ferramenta comprovada para a gestão visual.

Neste artigo, vais aprender:

O que é um diagrama PERT e quando o deves utilizar
Como as Atividades e as dependências são representadas numa rede
Como as estimativas de três tempos melhoram a precisão da duração
Como calcular o tempo previsto para as actividades
Como identificar o caminho crítico
Porque é que as Atividades críticas determinam o cronograma do projeto

O que é um diagrama PERT e qual é a origem desta técnica?

O nosso cérebro processa imagens instantaneamente. O que te leva meio minuto a ler, podes absorver numa fração de segundo através de gráficos. A representação visual dos processos não só fornece informação, como também permite que o cérebro a compreenda imediatamente e se concentre no que é mais importante. É por isso que a gestão visual de projectos facilita drasticamente o trabalho e acelera a tomada de decisões por parte do gestor de projectos.

Enquanto o diagrama de Gantt no planeamento é utilizado principalmente para um planeamento simples, os diagramas PERT são utilizados para uma gestão visual eficaz, especialmente no caso de projectos complexos e novos. É um diagrama de rede constituído por nós (círculos) que representam actividades ou Marcos, ligados por setas que indicam a sequência e a dependência das actividades. Foi criado nos anos 50 pela Marinha dos Estados Unidos, que necessitava de uma ferramenta para coordenar centenas de subcontratantes que trabalhavam num projeto extremamente complexo de armamento de submarinos nucleares.

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Conceitos-chave num diagrama PERT

Qual é a sua maior força? Ajuda a estimar a duração das Atividades, mesmo que sejam completamente novas e imprevisíveis. O planeamento tradicional baseia-se frequentemente numa estimativa única e otimista, o que aumenta o risco de atrasos. Para o evitar, o diagrama PERT introduz um método de três estimativas de tempo. O que é que isso implica exatamente? Em vez de fornecer uma única duração de tarefa, muitas vezes incerta, o diagrama PERT exige que a equipa forneça três cenários de tempo diferentes. Isto permite que a duração esperada (Te) seja calculada com uma probabilidade muito maior:

Tempo otimista (To): o tempo mais curto possível em que tudo corre na perfeição.
Tempo mais provável (Tm): tempo realista em condições normais (é o que tem maior peso).
Tempo pessimista (Tp): o tempo mais longo possível, tendo em conta a maioria dos problemas e atrasos.

O diagrama PERT assume que o cenário Tm é quatro vezes mais importante do que os outros, pelo que é utilizada uma média ponderada baseada na distribuição Beta: Te= (To + 4Tm + Tp)/ 6

Considera a seguinte tarefa: implementar um novo método de pagamento. A equipa fornece estimativas:

Até (prazo otimista) = 4 dias
Tm (mais provável) = 6 dias
Tp (pessimista) = 14 dias

Os cálculos para o tempo previsto (Te) são os seguintes: Te = (4+4*6 +1)/ 6 = 4+24+14/6 = 42/6 = 7

Assim, a duração prevista da tarefa é de 7 dias. Este resultado é mais fiável para efeitos de planeamento porque tem em conta tanto a possibilidade de conclusão antecipada (4 dias) como o risco de um atraso significativo (14 dias).

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Como desenhar um diagrama PERT passo a passo?

Desenhar um diagrama PERT envolve a visualização de todas as Atividades de um projeto e suas interdependências na forma de uma rede. Que passos devem ser dados?

Passo 1: Preparação e cálculo do tempo.

Identificar atividades e dependências: lista todas as atividades e determina quais devem ser concluídas antes que outras possam começar.
Três estimativas de tempo: para cada tarefa, recolhe os tempos otimista, mais provável e pessimista.
Calcula o tempo previsto: utiliza a fórmula Te= (To + 4Tm + Tp)/ 6 para calcular a média ponderada de cada Atividades.

Passo 2: Criar uma rede.

Nós e setas: o diagrama é uma rede constituída por nós (círculos que marcam o início e o fim das actividades) e setas (linhas que marcam as actividades e a sua duração Te
Desenha a rede, ligando as Atividades com setas, de modo a que nenhuma Atividade comece antes de todas as suas anteriores terem sido concluídas. A rede deve ter um nó inicial e um nó final.

Etapa 3: Análise e caminho crítico

Calcula os tempos dos percursos: soma os tempos destas Atividades para cada caminho (ou seja, sequência de Atividades) que vai do início ao fim do projeto.
Encontra o caminho crítico: o caminho crítico é o caminho com a duração total mais longa. A duração deste caminho determina o tempo mínimo necessário para concluir todo o projeto.

Exemplo de diagrama PERT

Diagrama PERT - exemplo prático

Para compreender o potencial do diagrama PERT, vale a pena analisar um exemplo prático – um projeto para implementar um novo sistema CRM. Começa por compilar uma lista de Atividades e usa o método de estimativa de três pontos para calcular a duração esperada para cada uma delas:

Atividades (A)	Antecessor (B)	Para(dias)	Tm(dias)	Tpdias)	Te= (To + 4Tm + Tp)/ 6
A: Análise das necessidades	Não tens	4	5	12	6
B: Seleção do sistema	A	3	4	5	4
C: Configurações	B	8	10	18	11
D: Formação	B	2	3	4	3
E: Ensaios e correcções	C, D	4	6	8	6
F: Lança	E	1	2	3	2

Em seguida, identificamos todos os caminhos possíveis desde o início até ao fim do projeto e somamos os tempos Te:

Caminho P1:
- Ordem das actividades: A → B → C → E → F
- Te = 6+4+11+6+2=29 dias
Caminho P2:
- Ordem das actividades:: A → B → D → E → F
- Te = 6+4+3+6+2=21 dias

A análise do diagrama PERT indica-nos a duração mínima de todo o projeto. É sempre necessário olhar para o caminho crítico, ou seja, o mais longo. No nosso exemplo, é o caminho P1, com uma duração de 29 dias. Que outras conclusões podes tirar?

O atraso de qualquer tarefa no caminho crítico atrasa automaticamente todo o projeto. A estas Atividades deve ser atribuída a prioridade mais alta.
O caminho P2 tem 8 dias de folga. Isto significa que a tarefa de formação pode ser adiada até 8 dias e o prazo mantém-se seguro. Isto proporciona flexibilidade na gestão dos recursos do projeto.
Se precisas de acelerar as coisas, encurta as Atividades no caminho crítico. Concentrar os teus esforços em Atividades com tempo livre não irá acelerar a conclusão do projeto.

FlexiProject e diagrama PERT

Se confias em soluções como os diagramas PERT, as ferramentas de gestão de projectos são essenciais para o trabalho de um gestor de projectos. O FlexiProject assume todo o trabalho mais difícil e demorado associado a este método, permitindo uma gestão eficaz do Cronograma. Em vez de desenhos manuais e cálculos complexos, o FlexiProject actua como um assistente inteligente:

Visualização automática: tudo o que precisas de fazer é introduzir uma lista de Atividades e as suas interdependências. O programa gera imediatamente o diagrama completo de forma automática – obtém um mapa visual claro das ligações do projeto em vez de uma longa lista. Isto elimina erros e poupa muito tempo.
Caminho crítico “em tempo real”: FlexiProject, um sistema de planeamento de projectos, não só calcula os tempos, mas também monitoriza e indica continuamente o Caminho Crítico em tempo real.
Controlo proactivo: se um atraso fizer com que outras Atividades se tornem críticas, o programa recalcula imediatamente o Cronograma do projeto e destaca o novo caminho crítico. Desta forma, sabe sempre em que se deve concentrar, o que minimiza os riscos e permite controlar ativamente a data de conclusão do projeto e os Recursos no projeto.

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Resumo: Quando é que um diagrama PERT é essencial na gestão de projectos?

Embora os Gerentes de projeto tenham muitas ferramentas à sua disposição, o diagrama PERT destaca-se como um método extremamente eficaz para avaliar cronogramas, recursos necessários e, mais importante, a sequência mais longa de Atividades em um projeto. Este diagrama complementa actividades anteriores, como a carta do projeto e o planeamento. Permite uma modelação precisa da incerteza do tempo das tarefas e é uma excelente escolha quando é necessário criar um plano de ação simples mas preciso para partilhar com a equipa e as partes interessadas, colmatando a lacuna entre a definição inicial e a implementação detalhada.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Włodzimierz é membro do conselho de administração da FlexiProject e especialista em gestão de projetos. Ao longo de mais de 20 anos, adquiriu vasta experiência trabalhando com empresas polonesas e internacionais na realização de dezenas de grandes projetos - hoje aplica com paixão essa experiência no desenvolvimento do sistema FlexiProject. Lidera a equipa responsável pelo seu desenvolvimento, implementação e promoção, ajudando as empresas modernas a alcançar os seus objetivos.