PERT-diagram: hogyan lehet a projekt ütemtervét a hálózati módszerrel megjeleníteni?

Mi az a PERT-diagram és honnan származik ez a technika?

Az agyunk azonnal feldolgozza a képeket. Amit fél percig tart elolvasni, azt a másodperc töredéke alatt elsajátíthatjuk a grafikonok segítségével. A folyamatok vizuális ábrázolása nemcsak információt nyújt, hanem lehetővé teszi, hogy az agy azonnal megértse azt, és a legfontosabbakra összpontosítson. Ezért a vizuális projektmenedzsment drasztikusan megkönnyíti a munkát és felgyorsítja a projektvezető döntéshozatalát.

Míg a Gantt-diagramot a tervezésben elsősorban egyszerű tervezésre használják, addig a PERT-diagramokat a hatékony vizuális irányításhoz használják, különösen összetett és új projektek esetében. Ez egy hálózati diagram, amely atividadesat vagy mérföldköveket ábrázoló csomópontokból (körökből) áll, amelyeket a feladatok sorrendjét és függőségét jelző nyilak kötnek össze. Az 1950-es években alkotta meg az Egyesült Államok haditengerészete, amelynek olyan eszközre volt szüksége, amellyel több száz alvállalkozót tudott koordinálni, akik egy rendkívül összetett, atom-tengeralattjárók felfegyverzésére irányuló projekten dolgoztak.

A PERT-diagram kulcsfogalmai

Mi a legnagyobb erőssége? Segít megbecsülni a feladatok időtartamát, még akkor is, ha azok teljesen újak és kiszámíthatatlanok. A hagyományos tervezés gyakran egyetlen, optimista becslésen alapul, ami növeli a késések kockázatát. Ennek elkerülése érdekében a PERT-diagram bevezeti a három időbecslés módszerét. Mit foglal magában ez pontosan? A PERT-diagram ahelyett, hogy egyetlen, gyakran bizonytalan feladat időtartamát adná meg, a csapatnak három különböző időbeli forgatókönyvet kell megadnia. Ez lehetővé teszi a várható időtartam (Te) sokkal nagyobb valószínűséggel történő kiszámítását:

• Optimista idő (To): a lehető legrövidebb idő, amikor minden tökéletesen megy.
• Legvalószínűbb idő (Tm): reális idő normál körülmények között (ennek van a legnagyobb súlya).
• Pesszimista idő (Tp): a lehető leghosszabb idő, figyelembe véve a legtöbb problémát és késedelmet.

A PERT-diagram feltételezi, hogy a Tm forgatókönyv négyszer fontosabb, mint a többi, ezért a béta-eloszláson alapuló súlyozott átlagot alkalmazzuk: Te= (To + 4Tm + Tp)/ 6

Tekintsük a következő feladatot: egy új fizetési mód bevezetése. A csapat becsléseket készít:

• To (optimista időkeret) = 4 nap
• Tm (valószínűleg) = 6 nap
• Tp (pesszimista) = 14 nap

A várható időre (Te) vonatkozó számítások a következők: Te = (4+4*6+1)/6 = 4+24+14/6 = 42/6 = 7

A feladat várható időtartama tehát 7 nap. Ez az eredmény megbízhatóbb a tervezés szempontjából, mert figyelembe veszi mind a korai befejezés esélyét (4 nap), mind a jelentős késedelem kockázatát (14 nap).

Hogyan rajzoljunk lépésről lépésre egy PERT-diagramot?

A PERT-diagram megrajzolásához a projekt összes atividadesát és azok kölcsönös függőségét egy hálózat formájában kell megjeleníteni. Milyen lépéseket kell megtenni?

1. lépés: Előkészítés és időszámítás.

• Feladatok és függőségek azonosítása: sorolja fel az összes feladatot, és határozza meg, melyeket kell elvégezni, mielőtt a többit elkezdhetjük.
• Három időbecslés: minden feladathoz gyűjtse össze az optimista, a legvalószínűbb és a pesszimista időt.
• Számítsa ki a várható időt: használja a következő képletet Te= (To + 4Tm + Tp)/6 az egyes feladatok súlyozott átlagának kiszámításához.

2. lépés: Hálózat létrehozása.

• Csomópontok és nyilak: a diagram egy hálózat, amely csomópontokból (a feladatok kezdetét és végét jelölő körök) és nyilakból (magukat a feladatokat és azok időtartamát jelölő vonalak Te
• Rajzolja meg a hálózatot úgy, hogy a feladatokat nyilakkal köti össze úgy, hogy egyetlen feladat sem kezdődik el az összes megelőző feladat befejezése előtt. A hálózatnak egy kezdő- és egy végcsomópontot kell tartalmaznia.

3. lépés: Elemzés és kritikus útvonal

• Az útvonal idejének kiszámítása: az idők összeadása ezen feladatok idejét a projekt elejétől a végéig vezető minden egyes útvonal (azaz feladatsor) esetében.
• A kritikus útvonal megtalálása: a kritikus útvonal a leghosszabb teljes időtartamú útvonal. Ennek az útvonalnak az időtartama határozza meg a teljes projekt befejezéséhez szükséges minimális időt.

PERT diagram – gyakorlati példa

A PERT-diagramban rejlő lehetőségek megértéséhez érdemes egy gyakorlati példát megvizsgálni – egy új CRM-rendszer bevezetésére irányuló projektet. Kezdjük a feladatok listájának összeállításával, és a hárompontos becslési módszerrel számoljuk ki az egyes feladatok várható időtartamát:

Ezután azonosítjuk az összes lehetséges utat a projekt elejétől a végéig, és összeadjuk a Te-időket:

• P1-es útvonal:
  • Feladatmegrendelés: A → B → C → E → F
  • Te = 6+4+11+11+6+2=29 nap
• P2 útvonal:
  • Feladatsorrend: A → B → D → E → F
  • Te = 6+4+3+3+6+2=21 nap

A PERT-diagram elemzése megmutatja a teljes projekt minimális időtartamát. Mindig a kritikus, azaz a leghosszabb útvonalat kell megvizsgálni. Példánkban ez a P1-es útvonal, amely 29 napig tart. Milyen egyéb következtetéseket vonhatunk le?

• A kritikus útvonal bármelyik feladatának késése automatikusan késlelteti az egész projektet. Ezeket a feladatokat kell a legmagasabb prioritással ellátni.
• A P2 útvonal 8 nap lazasági idővel rendelkezik. Ez azt jelenti, hogy a képzési feladatot akár 8 nappal is el lehet halasztani, és a határidő biztonságban marad. Ez rugalmasságot biztosít a projekt erőforrások kezelésében.
• Ha fel kell gyorsítania a dolgokat, rövidítse le a kritikus útvonalon lévő atividades. Ha az erőfeszítéseit a laza idővel rendelkező atividadesra összpontosítja, az nem fogja felgyorsítani a projekt befejezését.

FlexiProject és PERT diagram

Ha olyan megoldásokra támaszkodik, mint a PERT-diagramok, a projektmenedzsment-eszközök elengedhetetlenek a projektvezető munkájához. A FlexiProject átveszi az ezzel a módszerrel kapcsolatos legnehezebb és legidőigényesebb munkát, lehetővé téve a hatékony ütemterv-menedzsmentet. A kézi rajzolás és a bonyolult számítások helyett a FlexiProject intelligens asszisztensként működik:

• Automatikus vizualizáció: csak be kell írnia a feladatok listáját és azok függőségi viszonyait. A program azonnal automatikusan létrehozza a teljes diagramot – egy hosszú lista helyett egy áttekinthető, vizuális térképet kap a projektkapcsolatokról. Ez kiküszöböli a hibákat és rengeteg időt takarít meg.
• Kritikus útvonal „valós időben”: A FlexiProject, a projekttervezési rendszer, nemcsak kiszámítja az időket, hanem folyamatosan figyeli és valós időben jelzi a kritikus útvonalat.
• Proaktív ellenőrzés: ha egy késedelem miatt más feladatok kritikussá válnak, a program azonnal újraszámítja az ütemezést, és kiemeli az új kritikus útvonalat. Így mindig tudja, hogy mire kell összpontosítania, ami minimalizálja a kockázatot, és lehetővé teszi a projekt befejezési időpontjának és a projektben lévő erőforrások aktív ellenőrzését.

Összefoglaló: Mikor elengedhetetlen a PERT-diagram a projektmenedzsmentben?

Bár a projektvezetők számos eszközzel rendelkeznek, a PERT-diagram rendkívül hatékony módszer a határidők, a szükséges erőforrások és – ami a legfontosabb – a feladatok leghosszabb sorrendjének felmérésére. Ez a diagram kiegészíti az olyan korábbi tevékenységeket, mint a projektalapokmányok és a tervezés. Lehetővé teszi a feladatok időbeli bizonytalanságának pontos modellezését, és kiváló választás, ha egyszerű, de pontos cselekvési tervet kell készítenie, amelyet megoszthat a csapattal és az érdekeltekkel, áthidalva a kezdeti meghatározás és a részletes végrehajtás közötti szakadékot.