Il ruolo e i compiti del Project Management Office (PMO) in un’organizzazione

Perché il PMO non ha sempre successo? Le ragioni più comuni del fallimento.

Le ricerche dimostrano che non tutti i Project Management Office (PMO) di nuova costituzione hanno successo. La mancanza di successo, che spesso porta allo scioglimento di questa unità organizzativa, è spesso dovuta ai seguenti motivi:

• L’assenza di una visione chiara che definisca il ruolo del PMO all’interno dell’azienda.
• La mancanza di un’adeguata cultura di gestione dei progetti all’interno dell’azienda
• La persona a capo del PMO è troppo debole sia in termini di esperienza che di competenze organizzative.
• La mancanza di coinvolgimento da parte del management dell’azienda nel successo del PMO, soprattutto durante il periodo iniziale di funzionamento.
• La mancanza di una comunicazione chiara all’organizzazione riguardo al ruolo e all’ambito delle responsabilità del PMO
• Un team debole di dipendenti che lavorano nel PMO
• La mancanza di strumenti informatici moderni a supporto del funzionamento del PMO.

Caso di studio: implementazione infruttuosa di un Project Management Office in una grande organizzazione.

In una grande azienda internazionale di media che opera in Polonia, si è deciso di istituire un PMO. Questa azienda aveva decine di progetti di natura diversa in corso contemporaneamente, e tutti erano infastiditi dal disordine generale di una gestione inefficiente dei progetti. Sono stati assunti un responsabile PMO e due dipendenti subordinati. Il Project Management Office ha iniziato a funzionare e fin dall’inizio sono sorti conflitti tra il PMO e il resto dell’organizzazione. I motivi principali sono i seguenti:

1. i dipendenti che in precedenza avevano svolto il ruolo di project manager ritenevano che, essendo state assunte nuove persone nel PMO, d’ora in poi sarebbero stati loro a gestire i progetti
2. il personale del PMO, invece, vedeva il proprio ruolo come un supporto ai team di progetto, piuttosto che assumersi la piena responsabilità dell’implementazione del progetto
3. la direzione aziendale era consapevole dell’insorgere di conflitti, ma riteneva che il responsabile del PMO dovesse essere in grado di risolverli autonomamente
4. il nuovo PMO non è partito con una definizione precisa del suo ruolo e della sua comunicazione con l’organizzazione, ma ha iniziato subito con le attività operative

Di conseguenza, questo avvio fallimentare ha portato allo scioglimento dell’OPM dopo pochi mesi. Gli errori commessi dall’organizzazione potevano essere facilmente evitati.

In quale posizione della struttura organizzativa deve essere collocato il PMO?

Non esiste una risposta chiara a questa domanda e, nelle diverse organizzazioni, il posizionamento del PMO nella struttura organizzativa dell’azienda varia. Il più delle volte, il responsabile del PMO riferisce direttamente all’amministratore delegato dell’azienda. Il motivo di questa collocazione nella struttura organizzativa è che l’organizzazione ha molti progetti di natura molto diversa. Si tratta di progetti informatici, di marketing, di ottimizzazione, di investimento o di ricerca e sviluppo. Tuttavia, se, ad esempio, l’80% dei progetti supportati dall’ufficio di Project Management sono realizzati nella divisione di produzione, allora ha senso collocare il PMO sotto il membro del consiglio di amministrazione responsabile della produzione. La regola, tuttavia, dovrebbe essere che il PMO riferisca a un membro del consiglio di amministrazione, il che aiuta in modo significativo a risolvere vari problemi organizzativi.

Quali sfide devono affrontare i PMO nelle organizzazioni?

Per definire bene il ruolo del PMO in un’organizzazione, è utile capire prima quali sono le sfide più importanti che il PMO deve affrontare nelle organizzazioni di oggi. Questo aspetto è ben riassunto da un’indagine presentata da Project Management Solutions, che elenca le seguenti sfide:

1. non essere in grado di gestire bene le risorse del progetto (53%)
2. avere tempo/risorse sufficienti da dedicare ai progetti strategici (48%)
3. resistenza dell’organizzazione ad attuare il cambiamento (47%)
4. priorità (47%)
5. non ci sono abbastanza project manager (42%)

A livello generale si può affermare che le sfide 1 e 4 possono essere risolte in una certa misura implementando un buon programma di gestione dei progetti, mentre gli altri elementi sono più di natura gestionale.

Ad esempio, in una grande organizzazione non è possibile gestire bene le risorse di un progetto senza un buon programma di project management che abbia una buona funzionalità di gestione delle risorse. Questo è molto difficile da ottenere in Excel. La seguente illustrazione del software di gestione dei progetti FlexiProject mostra una vista del modulo di gestione delle risorse:

È evidente che avere uno strumento da solo non è una soluzione completa, ma l’assenza di tale strumento e delle sue funzionalità ostacola una gestione efficace delle risorse per qualsiasi organizzazione. Per quanto riguarda la sfida numero 4, ovvero la definizione delle priorità dei progetti, un buon programma informatico per la definizione delle priorità dei progetti può risolvere in modo significativo questo problema. L’attrattiva di ciascun progetto in un portafoglio progetti può essere rappresentata visivamente da una matrice, che è illustrata di seguito dal programma FlexiProject. L’attrattiva dei progetti viene visualizzata nell’angolo superiore sinistro della matrice.

Visione e compiti del PMO in un’organizzazione

Quando si definiscono lo scopo e i compiti del PMO in un’organizzazione, è opportuno partire dal presupposto che qualcuno ha deciso di costruire un Project Management Office sulla base di determinati argomenti. Molto probabilmente si tratta di uno dei dirigenti dell’azienda o dell’intero consiglio di amministrazione. Come punto di partenza, il responsabile del PMO dovrebbe comprendere questa giustificazione e, insieme al consiglio di amministrazione, definire la visione e i compiti più importanti del funzionamento del PMO nell’azienda. Il responsabile PMO deve anche capire quali sono le sfide dell’organizzazione in termini di gestione dei progetti.

La visione del funzionamento del PMO può essere semplice. Vale la pena partire dalla premessa che lo scopo più importante del PMO è quello di garantire che i progetti raggiungano effettivamente gli obiettivi aziendali prefissati. Per raggiungere questo obiettivo, il PMO deve garantire che l’organizzazione:

1. sono stati adottati buoni standard di gestione dei progetti e del portafoglio
2. la direzione disponeva di informazioni regolari e valide sulla situazione dei progetti in corso
3. c’è stato un buon processo per dare priorità alle idee per i nuovi progetti e che i nuovi progetti sono stati lanciati in maniera informata con risorse adeguate per essi
4. i progetti erano chiaramente collegati alla strategia aziendale
5. esisteva un buon processo di gestione delle risorse del progetto
6. i project manager e i team di progetto hanno ricevuto un buon supporto dal PMO
7. esiste un buon programma informatico di gestione dei progetti
8. la direzione vede il PMO come un partner in grado di risolvere e consigliare le questioni importanti del progetto

Il ruolo cruciale dei PMO nelle organizzazioni

In sintesi, i PMO svolgono un ruolo strategico in molte organizzazioni. Un PMO efficace influenza in modo significativo il successo dei progetti e i progetti ben eseguiti influenzano il successo della strategia aziendale. Pertanto, il PMO deve disporre di personale competente, deve essere posizionato correttamente nella struttura organizzativa e deve avere una visione definita e un ruolo da svolgere nell’organizzazione.