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Il ruolo e i compiti del Project Management Office (PMO) in un'organizzazione
Il Project Management Office è presente nelle strutture organizzative di molte aziende in Polonia e nel mondo. Per competere efficacemente sul mercato e realizzare rapidamente gli obiettivi strategici, si decide di realizzare un numero crescente di progetti. Il successo di molti progetti determina addirittura il successo e la sopravvivenza dell’intera organizzazione sul mercato. Questi progetti coinvolgono in modo significativo risorse umane, finanziarie e materiali. Con un numero di progetti in rapida crescita e l’elevato impegno di risorse che ne consegue, le aziende sono alla ricerca di metodi per implementare questi progetti in modo efficace. La creazione di un ufficio di Project Management all’interno di un’azienda sta diventando fondamentale per raggiungere questa efficienza. Tuttavia, le ricerche dimostrano che non tutti gli uffici di project management di nuova costituzione hanno successo. La mancanza di questo successo porta spesso allo scioglimento di questa unità organizzativa per i seguenti motivi:
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mancanza di una visione chiara del ruolo del PMO all’interno dell’azienda
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mancanza di un’adeguata cultura del progetto in azienda
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Una persona alla guida del PMO troppo debole in termini di competenza tematica e organizzativa
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Mancanza di coinvolgimento della dirigenza aziendale nel successo del PMO, soprattutto nel periodo iniziale di attività
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mancanza di una comunicazione chiara all’organizzazione riguardo al ruolo e alle responsabilità del PMO
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Debolezza del team di dipendenti che lavorano nel PMO
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Mancanza di strumenti informatici moderni a supporto del PMO
Considerando tutti questi fattori, cerchiamo di chiarire in questo articolo la visione e il ruolo che il PMO dovrebbe svolgere nell’organizzazione.
Caso di studio: implementazione infruttuosa di un Project Management Office in una grande organizzazione.
In una grande azienda internazionale di media che opera in Polonia, si è deciso di istituire un PMO. Questa azienda aveva decine di progetti di natura diversa in corso contemporaneamente, e tutti erano infastiditi dal disordine generale di una gestione inefficiente dei progetti. Sono stati assunti un responsabile PMO e due dipendenti subordinati. Il Project Management Office ha iniziato a funzionare e fin dall’inizio sono sorti conflitti tra il PMO e il resto dell’organizzazione. I motivi principali sono i seguenti:
- i dipendenti che in precedenza avevano svolto il ruolo di project manager ritenevano che, essendo state assunte nuove persone nel PMO, d’ora in poi sarebbero stati loro a gestire i progetti
- il personale del PMO, invece, vedeva il proprio ruolo come un supporto ai team di progetto, piuttosto che assumersi la piena responsabilità dell’implementazione del progetto
- la direzione aziendale era consapevole dell’insorgere di conflitti, ma riteneva che il responsabile del PMO dovesse essere in grado di risolverli autonomamente
- il nuovo PMO non è partito con una definizione precisa del suo ruolo e della sua comunicazione con l’organizzazione, ma ha iniziato subito con le attività operative
Di conseguenza, questo avvio fallimentare ha portato allo scioglimento dell’OPM dopo pochi mesi. Gli errori commessi dall’organizzazione potevano essere facilmente evitati.
In quale posizione della struttura organizzativa deve essere collocato il PMO?
Non esiste una risposta chiara a questa domanda e, nelle diverse organizzazioni, il posizionamento del PMO nella struttura organizzativa dell’azienda varia. Il più delle volte, il responsabile del PMO riferisce direttamente all’amministratore delegato dell’azienda. Il motivo di questa collocazione nella struttura organizzativa è che l’organizzazione ha molti progetti di natura molto diversa. Si tratta di progetti informatici, di marketing, di ottimizzazione, di investimento o di ricerca e sviluppo. Tuttavia, se, ad esempio, l’80% dei progetti supportati dall’ufficio di Project Management sono realizzati nella divisione di produzione, allora ha senso collocare il PMO sotto il membro del consiglio di amministrazione responsabile della produzione. La regola, tuttavia, dovrebbe essere che il PMO riferisca a un membro del consiglio di amministrazione, il che aiuta in modo significativo a risolvere vari problemi organizzativi.
Quali sfide devono affrontare i PMO nelle organizzazioni?
Per definire bene il ruolo del PMO in un’organizzazione, è utile capire prima quali sono le sfide più importanti che il PMO deve affrontare nelle organizzazioni di oggi. Questo aspetto è ben riassunto da un’indagine presentata da Project Management Solutions, che elenca le seguenti sfide:
- non essere in grado di gestire bene le risorse del progetto (53%)
- avere tempo/risorse sufficienti da dedicare ai progetti strategici (48%)
- resistenza dell’organizzazione ad attuare il cambiamento (47%)
- priorità (47%)
- non ci sono abbastanza project manager (42%)
A livello generale si può affermare che le sfide 1 e 4 possono essere risolte in una certa misura implementando un buon programma di gestione dei progetti, mentre gli altri elementi sono più di natura gestionale.
Ad esempio, in una grande organizzazione non è possibile gestire bene le risorse di un progetto senza un buon programma di project management che abbia una buona funzionalità di gestione delle risorse. Questo è molto difficile da ottenere in Excel. La seguente illustrazione del software di gestione progetti FlexiProject mostra una vista del modulo di gestione delle risorse:
È evidente che avere uno strumento da solo non è una soluzione completa, ma l’assenza di tale strumento e delle sue funzionalità ostacola una gestione efficace delle risorse per qualsiasi organizzazione. Per quanto riguarda la sfida numero 4, ovvero la definizione delle priorità dei progetti, un buon programma informatico per la definizione delle priorità dei progetti può risolvere in modo significativo questo problema. L’attrattiva di ciascun progetto in un portafoglio progetti può essere rappresentata visivamente da una matrice, illustrata di seguito dal programma FlexiProject. L’attrattiva dei progetti viene visualizzata nell’angolo superiore sinistro della matrice.
Visione e compiti del PMO in un'organizzazione
Quando si definiscono lo scopo e i compiti del PMO in un’organizzazione, è opportuno partire dal presupposto che qualcuno ha deciso di costruire un Project Management Office sulla base di determinati argomenti. Molto probabilmente si tratta di uno dei dirigenti dell’azienda o dell’intero consiglio di amministrazione. Come punto di partenza, il responsabile del PMO dovrebbe comprendere questa giustificazione e, insieme al consiglio di amministrazione, definire la visione e i compiti più importanti del funzionamento del PMO nell’azienda. Il responsabile PMO deve anche capire quali sono le sfide dell’organizzazione in termini di gestione dei progetti.
La visione del funzionamento del PMO può essere semplice. Vale la pena partire dalla premessa che lo scopo più importante del PMO è quello di garantire che i progetti raggiungano effettivamente gli obiettivi aziendali prefissati. Per raggiungere questo obiettivo, il PMO deve garantire che l’organizzazione:
- sono stati adottati buoni standard di gestione dei progetti e del portafoglio
- la direzione disponeva di informazioni regolari e valide sulla situazione dei progetti in corso
- c’è stato un buon processo per dare priorità alle idee per i nuovi progetti e che i nuovi progetti sono stati lanciati in maniera informata con risorse adeguate per essi
- i progetti erano chiaramente collegati alla strategia aziendale
- esisteva un buon processo di gestione delle risorse del progetto
- i project manager e i team di progetto hanno ricevuto un buon supporto dal PMO
- esiste un buon programma informatico di gestione dei progetti
- la direzione vede il PMO come un partner in grado di risolvere e consigliare le questioni importanti del progetto
Il ruolo cruciale dei PMO nelle organizzazioni
In sintesi, i PMO svolgono un ruolo strategico in molte organizzazioni. Un PMO efficace influenza in modo significativo il successo dei progetti e i progetti ben eseguiti influenzano il successo della strategia aziendale. Pertanto, il PMO deve disporre di personale competente, deve essere posizionato correttamente nella struttura organizzativa e deve avere una visione definita e un ruolo da svolgere nell’organizzazione.
AUTORE
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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