Instrumente

Software PPM - ce este și de ce are nevoie compania dumneavoastră de el?

Managementul proiectelor a devenit astăzi unul dintre pilonii cheie ai funcționării organizaționale eficiente, atât în sectorul privat, cât și în cel public. Într-o perioadă în care companiile implementează simultan zeci sau chiar sute de proiecte diferite, este nevoie de un management centralizat la nivel strategic. În acest context, se vorbește din ce în ce mai mult de software PPM (Project Portfolio Management), adică de instrumente pentru gestionarea proiectelor, portofoliilor și programelor de proiecte. Acest articol introduce conceptul de software PPM și arată cum un sistem PPM poate crește eficiența gestionării proiectelor într-o organizație.

În acest articol, veți afla: Ce este software-ul PPM (Project Portfolio Management) De ce îl folosesc organizațiile mari Funcții-cheie la nivel de proiect și strategic Principalele provocări pe care PPM ajută să le rezolve Caracteristici pe care trebuie să le căutați atunci când alegeți un sistem Beneficii precum controlul, prioritizarea și transparența

Ce este software-ul PPM?

Există numeroase programe disponibile pentru gestionarea sarcinilor zilnice și a proiectelor, precum și cele care sprijină activitatea zilnică a echipelor de proiect. Cu toate acestea, există mult mai puține programe care permit organizațiilor să implementeze simultan zeci de proiecte complexe de diferite tipuri. Cu cât organizația este mai mare și proiectele sale sunt mai complicate, cu atât mai mult are nevoie de un software PPM (Project Portfolio Management). Un sistem PPM este caracterizat prin faptul că vă permite să gestionați proiecte individuale – să le planificați și să le gestionați implementarea – precum și să gestionați aceste proiecte la nivel strategic. Acest lucru asigură coerența datelor și a informațiilor în cadrul organizației, ceea ce are un impact semnificativ asupra calității managementului și a eficienței procesului decizional. Software-ul PPM, cum ar fi FlexiProject, oferă un set complet de instrumente pentru gestionarea operațională și strategică a proiectelor.

În ceea ce privește gestionarea individuală a proiectelor, sistemul PPM ar trebui să permită cel puțin:

• Gestionarea cartei de proiect și a cardului de închidere a proiectului – în FlexiProject, așa cum se arată în figura de mai jos, puteți crea orice formă de card de proiect

• Crearea graficelor de proiect cu o diagramă Gantt
• Definirea și gestionarea produselor proiectului
• Planificarea și gestionarea bugetului proiectului
• Gestionarea riscurilor
• Gestionarea planului de proiect
• Comunicarea proiectului

În ceea ce privește gestionarea strategică a proiectelor, software-ul PPM ar trebui să permită cel puțin:

• Corelarea proiectelor cu obiectivele strategice ale organizației
• Crearea de modele de scoring pentru a selecta cele mai bune proiecte pentru implementare
• Gestionarea resurselor – ilustrația de mai jos prezintă modulul de gestionare a resurselor disponibil în sistemul FlexiProject PPM

• Crearea și gestionarea portofoliilor de proiecte
• Crearea și gestionarea programelor de proiect – figura de mai jos prezintă funcția de program de proiect disponibilă în software-ul PPM FlexiProject

• Raportare ciclică și ad hoc
• Gestionarea în cadrul grupurilor de capital
• Definirea standardelor pentru gestionarea proiectelor, portofoliilor și programelor

Ce companii au nevoie de PPM?

Software-ul PPM este destinat în primul rând organizațiilor mari și grupurilor de capital. Acest lucru se datorează faptului că organizațiile mari și grupurile de capital derulează simultan mai multe proiecte de diferite dimensiuni și natură. Gestionarea eficientă a mai multor proiecte într-o organizație complexă necesită metodologii adecvate și instrumente dedicate, care includ cu siguranță sistemul PPM. Provocările abordate de sistemul PPM în organizațiile mari sunt:

1. Gestionarea eficientă a proiectelor de natură similară sau care vizează atingerea unui obiectiv strategic specific prin posibilitatea de a le grupa în portofolii.
2. Gestionarea resurselor strategice cheie. Se pare că atingerea obiectivelor proiectelor în termenul și bugetul stabilite depinde în mare măsură de dotarea acestor proiecte cu resurse adecvate. Tendința companiilor de a implementa un număr tot mai mare de proiecte în paralel creează riscul ca nu toate acestea să dispună de resursele necesare pentru a-și atinge obiectivele.
3. Mai multe obiective strategice sunt puse în aplicare prin programe de proiecte. Aceasta înseamnă că mai multe sau o duzină de proiecte sunt legate logic și vizează atingerea unui obiectiv strategic important. Provocarea în acest caz este coordonarea eficientă a proiectelor care alcătuiesc programul.
4. Cerințele ridicate ale consiliilor de administrație și ale managerilor de companii pentru rapoarte de înaltă calitate privind situația proiectelor companiei pun presiune pe disponibilitatea unui software PPM de calitate.
5. Organizațiile mari utilizează diferite programe informatice și se așteaptă la coerență în datele prezentate în diverse rapoarte. Este inacceptabil ca bugetul proiectului din sistemul de contabilitate financiară să prezinte abaterea X. În schimb, bugetul pentru același proiect din alt sistem prezintă abaterea Y. Aceasta înseamnă că datele nu sunt coerente. Sistemul PPM este cel mai adesea integrat cu alte sisteme din cadrul organizației, ceea ce asigură coerența necesară a datelor.
6. Viteza de luare a deciziilor. Sistemul PPM vă permite să automatizați căile decizionale, ceea ce înseamnă că toate deciziile necesare sunt luate fără întârzieri inutile.

Principalele caracteristici ale unui software PPM eficient

Ce caracteristici și capabilități ar trebui să ofere un instrument PPM convingător? Iată care sunt cele mai esențiale caracteristici pe care trebuie să le căutați:

1. Strategie

Practic, fiecare organizație mare are o strategie definită. Într-un mediu atât de dinamic și competitiv în care operează în prezent companiile, rapiditatea și eficiența atingerii obiectivelor strategice devin una dintre cele mai importante priorități. O abordare frecvent utilizată este definirea proiectelor și corelarea acestora cu obiectivele strategice. Presupunând că proiectele au fost selectate, planificate și sunt în curs de desfășurare în mod corespunzător, sistemul PPM permite monitorizarea eficientă a acestora în contextul strategiei implementate. Figura de mai jos din programul PPM FlexiProject arată legătura dintre obiectivele strategice ale companiei și proiectele relevante.

2. Portofolii de proiecte

Punerea în aplicare a obiectivelor strategice semnificative necesită gruparea proiectelor în portofolii. Dacă obiectivul strategic al companiei este inovarea, aceasta va crea fără îndoială un portofoliu numit „Dezvoltarea de noi produse” sau un nume similar. Avantajele creării unui astfel de portofoliu sunt:

• capacitatea de a urmări progresul tuturor „proiectelor strategice” pe o singură foaie de parcurs. O astfel de foaie de parcurs din programul PPM FlexiProject este prezentată în ilustrația de mai jos.

• posibilitatea de a urmări situația financiară a acestor proiecte pe un singur ecran
• Gestionarea riscurilor proiectelor la nivel de portofoliu
• Capacitatea de a efectua simulări și de a decide periodic cu privire la ajustările necesare ale portofoliului

3. Programe de proiecte

Să ne imaginăm că o companie de retail intenționează să își deschidă magazinul emblematic în capitala unei alte țări. Un astfel de obiectiv necesită lansarea a cel puțin câteva sau chiar o duzină de proiecte care sunt strâns legate între ele. Aceste proiecte includ găsirea unei locații, mobilarea magazinului, asigurarea infrastructurii IT, organizarea logisticii, angajarea și formarea personalului, precum și activitățile de marketing. Toate aceste proiecte sunt legate între ele și formează un program de proiect. Un sistem PPM solid, cum ar fi FlexiProject, oferă o funcție de gestionare a programului de proiect.

4. Gestionarea strategică a resurselor proiectului

Unul dintre principalele motive pentru care proiectele nu reușesc să își atingă obiectivele este alocarea inadecvată a resurselor necesare. Un software PPM bun vă permite să alocați resurse proiectelor, să monitorizați utilizarea resurselor în mod continuu și să faceți ajustările corespunzătoare.

5. Raportare

Eficiența procesului decizional în cadrul proiectelor este posibilă atunci când managerii au acces la rapoarte care să le fundamenteze deciziile. Vorbim despre tablouri de bord ale proiectelor, rapoarte periodice și rapoarte ad hoc. Un software PPM bun vă permite să automatizați semnificativ întregul proces de raportare a managementului. În plus, un astfel de software se asigură că toate datele sunt coerente și exacte.

Cum să alegeți software-ul PPM potrivit pentru organizația dumneavoastră?

Organizațiile care decid să implementeze software-ul PPM au, de obicei, deja o experiență considerabilă în gestionarea proiectelor. Pe măsură ce întreprind un număr tot mai mare de proiecte, aceste organizații au încercat într-adevăr să construiască soluții IT simple utilizând instrumente precum Excel, PowerPoint, SharePoint și altele. Cu toate acestea, cerințele tot mai mari ale managerilor de proiect, sponsorilor, comitetelor directoare și conducerii companiei au arătat curând că astfel de soluții simple erau insuficiente. Acest lucru conduce automat la decizia de a implementa un sistem PPM profesional. Pentru a alege sistemul PPM potrivit pentru o organizație, este esențial să se definească clar cerințele. Printre aceste cerințe, merită remarcate următoarele aspecte:

• Sistemul ar trebui să fie instalat pe serverele noastre sau ar trebui să fie o soluție bazată pe cloud?
• Care sunt așteptările noastre cu privire la integrarea software-ului PPM cu alte sisteme care funcționează în cadrul organizației?
• Ce funcții specifice așteptăm de la sistemul PPM?
• Compania care oferă sistemul PPM oferă și asistență profesională în timpul și după implementare?
• Cât de avantajos este modelul de licențiere a software-ului?
• Sunt posibile personalizări specifice pentru a adapta sistemul la nevoile specifice ale organizației?
• În ce măsură sistemul PPM ar trebui să fie flexibil și configurabil?

Beneficiile implementării unui sistem PPM

1. Un control mai bun asupra tuturor proiectelor din organizație: Un sistem PPM vă permite să vă gestionați întregul portofoliu de proiecte dintr-un singur loc – aveți o imagine completă a ceea ce se întâmplă, în ce stadiu se află proiectele și care dintre acestea aduc cea mai mare valoare.

2. Prioritizarea proiectelor în conformitate cu obiectivele strategice: PPM facilitează selectarea și implementarea numai a acelor inițiative care sprijină cu adevărat strategia pe termen lung a companiei.

3. Optimizarea utilizării resurselor (oameni, buget, timp): Sistemul PPM vă ajută să alocați persoanele potrivite proiectelor potrivite și să gestionați mai bine disponibilitatea echipei.

4. Detectarea timpurie a riscurilor și a suprasolicitărilor proiectului: Rapoartele și alertele integrate vă permit să reacționați rapid la întârzieri, depășiri de buget sau procese ineficiente.

5. Transparență sporită și comunicare mai bună: Toate părțile interesate au acces la informații actualizate – de la managerii de proiect la conducere.

6. Raportare și analiză automată a datelor proiectului: Gata cu compilarea manuală a informațiilor în Excel. PPM oferă rapoarte, KPI și tablouri de bord gata pregătite pentru luarea deciziilor.

7. Un proces decizional mai eficient în afaceri: Conducerea și managerii pot lua decizii bazate pe date mai degrabă decât pe intuiție, ceea ce duce la economii reale și la o mai mare eficiență.

8. Colaborare îmbunătățită între echipe și departamente: PPM integrează diverse domenii ale companiei, facilitând cooperarea între echipele de proiect, finanțe, resurse umane și IT.

9. Procese standardizate de gestionare a proiectelor: Cu PPM, o organizație poate implementa un model uniform de gestionare a proiectelor, ceea ce se traduce printr-o mai mare previzibilitate și calitate a execuției.

10. Scalabilitatea activităților pe măsură ce organizația crește: Software-ul PPM crește odată cu compania – este potrivit atât pentru o duzină de proiecte, cât și pentru câteva sute.

Eliberați valoarea strategică cu ajutorul instrumentului potrivit PPM

Atingerea obiectivelor strategice ale unei organizații fără un sistem PPM solid este dificilă. Imaginați-vă o situație în care conducerea companiei nu știe ce proiecte susțin obiective strategice specifice, care este starea programelor individuale sau ce rezultate aduce portofoliul de proiecte de dezvoltare. Într-un astfel de caz, este imposibil să gestionați organizația în mod eficient și să obțineți un succes peste medie. Într-o organizație complexă care adoptă o abordare ambițioasă a implementării strategiei sale, software-ul PPM este o necesitate.

👉 Sunteți pregătit să aduceți software-ul PPM în organizația dumneavoastră? Contactați echipa FlexiProject și solicitați o demonstrație!