Narzędzia

Co to jest oprogramowanie PPM i które z nich jest najlepsze?

Zarządzanie projektami stało się dziś jednym z kluczowych filarów efektywnego funkcjonowania organizacji – zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. W czasach, gdy firmy realizują dziesiątki, a nawet setki różnorodnych projektów równolegle, pojawia się potrzeba centralnego zarządzania nimi na poziomie strategicznym. Właśnie w tym kontekście coraz częściej mówi się o oprogramowaniu PPM (Project Portfolio Management), czyli narzędziach do zarządzania projektami, portfelami oraz programami projektów. Niniejszy artykuł przybliża koncepcję oprogramowania PPM oraz pokazuje, jak system PPM może zwiększyć efektywność zarządzania projektami w organizacji.

W tym artykule dowiesz się: Czym jest i jak działa oprogramowanie PPM? Czym PPM różni się od tradycyjnego zarządzania projektami? Kto korzysta z narzędzi PPM? Kluczowe cechy skutecznego systemu PPM. Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie PPM dla swoich potrzeb?

Czym jest oprogramowanie PPM?

Na rynku istnieje bardzo dużo programów do zarządzania codziennymi zadaniami, projektami a także takich, które wspierają codzienną pracę zespołów projektowych. Jednak jest już dużo mniej takich programów, które pozwalają organizacjom realizować równolegle dziesiątki kompleksowych projektów o różnym charakterze. Im większa organizacja, im więcej realizuje skomplikowanych projektów tym bardziej potrzebuje oprogramowania klasy PPM czyli Project Portfolio Management. System PPM charakteryzuje się tym, że pozwala zarówno zarządzać pojedynczymi projektami – planować je i zarządzać ich realizacją – jak też zarządzać tymi projektami na poziomie strategicznym. Wówczas organizacja ma zapewnioną spójność danych i informacji co ma istotny wpływ na jakość zarządzania oraz skuteczność podejmowania decyzji. Oprogramowanie PPM, a takim jest m.in. FlexiProject dostarcza komplet narzędzi zarówno do operacyjnego jak i strategicznego zarządzania projektami.

W zakresie zarządzania pojedynczymi projektami system PPM powinien przynajmniej umożliwiać:

• Zarządzanie Kartą Projektu i Kartą Zamknięcia Projektu – w programie FlexiProject, tak jak pokazano na poniższym rysunku można stworzyć dowolny kształt karty projektu

• Budowę harmonogramów projektów wraz z wykresem Gantta
• Definiowanie i zarządzanie produktami projektu
• Planowanie i zarządzanie budżetem projektu
• Zarządzanie ryzykami
• Zarządzanie planem projektu
• Komunikację w projekcie

W zakresie strategicznego zarządzania projektami oprogramowanie PPM powinno przynajmniej umożliwiać:

• Powiązanie projektów z celami strategicznymi organizacji
• Budowę modeli scoringowych w celu wyboru najlepszych projektów do realizacji
• Zarządzanie zasobami – na poniższej ilustracji pokazano moduł zarządzania zasobami dostępny w systemie PPM FlexiProject

• Tworzenie i zarządzanie portfelami projektów
• Tworzenie i zarządzanie programami projektów – na rysunku poniżej zaprezentowano funkcję programu projektu dostępną w oprogramowaniu PPM FlexiProject

• Raportowanie cykliczne oraz ad hoc
• Zarządzanie w grupach kapitałowych
• Definiowanie standardów zarządzania projektami, portfelami i programami

Jakie firmy potrzebują oprogramowania PPM (Project Portfolio Management)?

Oprogramowanie PPM dedykowane jest przede wszystkim do dużych organizacji oraz grup kapitałowych. Dzieje się tak dlatego, że duże organizacje oraz grupy kapitałowe realizują równolegle dużo projektów o różnej skali i różnym charakterze. Skuteczne zarządzanie dużą liczbą projektów w kompleksowej organizacji stwarza potrzebę wykorzystania odpowiednich metodologii oraz wykorzystania dedykowanych narzędzi do których z pewnością należy system PPM. Wyzwania, które adresuje system PPM w dużych organizacjach to:

1. Skuteczność zarządzania projektami o podobnym charakterze albo nakierowanych na realizację konkretnego celu strategicznego poprzez możliwość ich grupowania w portfele.
2. Zarządzanie kluczowymi zasobami strategicznymi. Okazuje się, że osiąganie celów przez projekty w założonym terminie i budżecie w olbrzymim stopniu zależy od zapewnienia tym projektom adekwatnych zasobów. Tendencja firm do równoległej realizacji coraz większej liczby projektów powoduje ryzyko, że nie każdy z nich ma zapewnione odpowiednie zasoby do osiągnięcia założonego celu.
3. Szereg celów strategicznych jest realizowana poprzez programy projektów. Oznacza to, że kilka, kilkanaście projektów jest ze sobą logicznie powiązanych i nakierowanych na realizację istotnego celu strategicznego. Wyzwaniem w tym przypadku jest sprawna koordynacja projektów składających się na program.
4. Wysokie wymagania zarządów firm oraz menedżerów w zakresie wysokiej jakości raportowania dotyczącego sytuacji projektowej firmy wywierają presję na dostępność dobrego oprogramowania PPM
5. Duże organizacje korzystają z różnych programów informatycznych i oczekują spójności danych prezentowanych w różnych raportach. Niedopuszczalna jest sytuacja, kiedy w systemie finansowo księgowym budżet projektu pokazuje odchylenie X a budżet tego samego projektu w innym systemie pokazuje odchylenie Y. Oznacza to że dane nie są spójne. System PPM najczęściej jest zintegrowany z innymi systemami w organizacji co zapewnia wymaganą spójność danych.
6. Szybkość podejmowania decyzji. System PPM pozwala zautomatyzować ścieżki decyzyjne co sprawia, że wszystkie wymagane decyzje są podejmowane bez zbędnej zwłoki

Kluczowe cechy skutecznego oprogramowania PPM

Jakie funkcje i możliwości powinno oferować skuteczne narzędzie PPM? Oto najważniejsze cechy, na które warto zwrócić uwagę:

1. Strategia
   Praktycznie każda duża organizacja posiada zdefiniowaną strategię. W tak dynamicznym otoczeniu konkurencyjnym w jaki firmy obecnie funkcjonują, szybkość i skuteczność osiągania celów strategicznym staje się jednym z najważniejszych priorytetów. Powszechnie stosowanym podejściem jest zdefiniowanie projektów i powiązanie ich z celami strategicznymi. Zakładając, że projekty zostały odpowiednie wyselekcjonowane, zaplanowane i są w trakcie realizacji, to system PPM pozwala je odpowiednio monitorować w kontekście realizowanej strategii. Poniższy rysunek z programu PPM FlexiProject pokazuje powiązanie celów strategicznych firmy z odpowiednimi projektami.
   
2. Portfele projektów
   Realizacja dużych celów strategicznych wymusza grupowanie projektów w portfele. Jeśli celem strategicznym firmy jest innowacyjność to z  pewnością stworzy ona portfel o nazwie „Rozwój nowych produktów” albo podobny.
   Zalety stworzenia takiego portfela to:
   • Możliwość śledzenia postępu realizacji wszystkich projektów „rozwoju nowych produktów” na jednej roadmapie. Taką roadmapę pochodzącą z programu PPM FlexiProject pokazano na poniższej ilustracji
   • Możliwość śledzenia sytuacji finansowej tych projektów na jednym ekranie
   • Zarządzanie ryzykami projektowymi z poziomu portfela
   • Możliwość wykonywania symulacji i regularnego decydowania o wymaganych korektach portfela

   

3. Programy projektów
   Wyobraźmy sobie, że firma handlowa zamierza otworzyć w stolicy innego kraju swój flagowy sklep. Takie cel wymaga uruchomienia przynajmniej kilku albo nawet kilkunastu projektów, które są ze sobą ściśle powiązane. Te projekty to między innymi znalezienie lokalizacji, urządzenie sklepu, zapewnienie infrastruktury IT, zorganizowanie logistyki, zatrudnienie i przeszkolenie ludzi, działania marketingowe. Wszystkie te projekty są ze sobą powiązane i tworzą program projektów. Dobry system PPM taki jak FlexiProject oferuje funkcję zarządzania programami projektów.
4. Zarządzanie strategicznymi zasobami projektowymi
   Jedną z kluczowych przyczyn nieosiągania celów przez projekty jest ich nieadekwatne obsadzenie w wymagane zasoby. Dobre oprogramowanie PPM pozwala alokować zasoby do projektów, monitorować na bieżąco stopień wykorzystania zasobów i dokonywać odpowiednich korekt.
5. Raportowanie
   Sprawne podejmowanie decyzji wymaganych na projektach jest możliwe wówczas, kiedy menadżerowie mają dostępne raporty, na podstawie których te decyzje mogą podejmować. Mówimy tu o dashbordach projektów, okresowych raportach oraz o raportach ad hoc. Dobre oprogramowanie PPM pozwala w znacznym stopniu zautomatyzować cały proces raportowania zarządczego. Dodatkowo takie oprogramowanie zapewnia, że wszystkie dane są spójne i prawidłowe.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie PPM dla swojej organizacji?

Organizacje, które decydują się na wdrożenie oprogramowania PPM najczęściej mają już dość duże doświadczenie w zarządzaniu projektami. Takie organizacje z pewnością, wraz z realizacją coraz większej liczby projektów, podejmowały próby budowy prostych rozwiązań informatycznych korzystając z takich narzędzi jak Excel, Power Point, Share Point i innych. Jednak rosnące wymagania kierowników projektów, sponsorów, komitetów sterujących czy też zarządu firmy dość szybko pokazywały, że takie proste rozwiązania są niewystarczające. Wówczas dość automatycznie pojawia się  decyzja o potrzebie wdrożenia profesjonalnego systemu PPM. Aby wybrać właściwy system PPM dla organizacji należy położyć nacisk na dobre zdefiniowanie wymagań. Wśród tych wymagań warto zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• Czy system ma być zainstalowany na własnych serwerach czy też ma być rozwiązaniem dostępnym w chmurze?
• Jakie mamy oczekiwania odnośnie integracji oprogramowania PPM z innymi systemami funkcjonującymi w organizacji?
• Jakich konkretnych funkcji oczekujemy od systemu PPM?
• Czy firma oferująca system PPM oferuje też profesjonalne wsparcie w trakcie wdrożenia programu i potem?
• Jak korzystny jest model licencjonowania oprogramowania?
• Czy możliwe jest określone dostosowanie systemu do konkretnych potrzeb organizacji?
• W jakim stopniu system PPM ma być elastyczny i konfigurowalny?

Korzyści z wdrożenia systemu PPM

1. Lepsza kontrola nad wszystkimi projektami w organizacji
   System PPM pozwala zarządzać całym portfelem projektów z jednego miejsca – masz pełen obraz, co się dzieje, na jakim etapie są projekty i które przynoszą największą wartość.
2. Priorytetyzacja projektów zgodnie z celami strategicznymi
   Dzięki PPM łatwiej wybierać i realizować tylko te inicjatywy, które naprawdę wspierają długofalową strategię firmy.
3. Optymalizacja wykorzystania zasobów (ludzi, budżetu, czasu)
   System PPM pomaga przypisać odpowiednie osoby do właściwych projektów i lepiej zarządzać dostępnością zespołów.
4. Wczesne wykrywanie ryzyk i przeciążeń projektowych
   Zintegrowane raporty i alerty pozwalają szybko reagować na opóźnienia, przekroczenia budżetu czy nieefektywne procesy.
5. Zwiększenie transparentności i lepsza komunikacja
   Wszystkie zainteresowane strony mają dostęp do aktualnych informacji – od kierowników projektów po zarząd.
6. Zautomatyzowane raportowanie i analiza danych projektowych
   Koniec z ręcznym zestawianiem informacji w Excelu. PPM oferuje gotowe raporty, KPI i dashboardy do podejmowania decyzji.
7. Skuteczniejsze podejmowanie decyzji biznesowych
   Zarząd i menedżerowie mogą podejmować decyzje w oparciu o dane, a nie intuicję – co przynosi realne oszczędności i większą skuteczność.
8. Lepsza współpraca między zespołami i działami
   PPM integruje różne obszary firmy, wspierając współdziałanie między zespołami projektowymi, finansami, HR czy IT.
9. Ustandaryzowane procesy zarządzania projektami
   Dzięki PPM organizacja może wdrożyć jednolity model zarządzania projektami, co przekłada się na większą przewidywalność i jakość realizacji.
10. Skalowalność działań w miarę rozwoju organizacji
    Oprogramowanie PPM rośnie razem z firmą – nadaje się zarówno dla kilkunastu, jak i kilkuset projektów.

Odblokuj strategiczną wartość dzięki odpowiedniemu narzędziu PPM

Osiąganie celów strategicznych organizacji bez dobrego systemu PPM jest trudne. Wyobraźmy sobie sytuację, że zarząd firmy nie wie jakie projekty wspierają poszczególne cele strategiczne, jaki jest status realizacji poszczególnych programów albo jakie efekty przynosi portfel projektów rozwojowych. Wówczas nie da się skutecznie zarządzać organizacją i odnosić ponadprzeciętne sukcesy. W kompleksowej organizacji, która ambitnie podchodzi do realizacji swojej strategii oprogramowanie PPM jest konieczne.

👉 Gotowy na wprowadzenie oprogramowania PPM do swojej organizacji? Skontaktuj się z zespołem FlexiProject i przetestuj system!