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Software PPM: cos'è e perché la tua azienda ne ha bisogno?

La gestione dei progetti è diventata oggi uno dei pilastri fondamentali per un funzionamento efficace delle organizzazioni, sia nel settore privato che in quello pubblico. In un’epoca in cui le aziende stanno realizzando decine o addirittura centinaia di progetti diversi contemporaneamente, è necessaria una gestione centralizzata a livello strategico. È in questo contesto che si parla sempre più spesso di software PPM (Project Portfolio Management), ovvero di strumenti per la gestione di progetti, portafogli e programmi di progetto. Questo articolo introduce il concetto di software PPM e mostra come un sistema PPM possa aumentare l’efficacia della gestione dei progetti in un’organizzazione.

In questo articolo imparerai a conoscere: Cos’è il software PPM (Project Portfolio Management) Perché le grandi organizzazioni lo usano Funzioni chiave a livello progettuale e strategico Le principali sfide che il PPM aiuta a risolvere Caratteristiche da ricercare nella scelta di un sistema Vantaggi come il controllo, la definizione delle priorità e la trasparenza.

Cos'è il software PPM?

Esistono numerosi programmi per la gestione delle attività e dei progetti quotidiani, oltre a quelli che supportano il lavoro quotidiano dei team di progetto. Tuttavia, sono molto meno numerosi i programmi che permettono alle organizzazioni di implementare decine di progetti complessi di vario tipo contemporaneamente. Più l’organizzazione è grande e più i suoi progetti sono complessi, più ha bisogno di un software PPM (Project Portfolio Management). Un sistema PPM è caratterizzato dal fatto che permette di gestire singoli progetti – pianificarli e gestirne l’implementazione – e di gestire questi progetti a livello strategico. Questo garantisce la coerenza dei dati e delle informazioni all’interno dell’organizzazione, con un impatto significativo sulla qualità della gestione e sull’efficacia del processo decisionale. Il software PPM, come FlexiProject, fornisce un set completo di strumenti per la gestione dei progetti sia operativi che strategici.

Per quanto riguarda la gestione dei singoli progetti, il sistema PPM dovrebbe almeno consentire:

• Gestione della Carta di progetto e della Carta di chiusura del progetto: in FlexiProject, come mostrato nella figura seguente, puoi creare qualsiasi forma di carta di progetto.

• Costruire le pianificazioni di un progetto con un diagramma di Gantt
• Definire e gestire i prodotti del progetto
• Pianificazione e gestione del budget del progetto
• Gestione del rischio
• Gestione del piano di progetto
• Comunicazione del progetto

In termini di gestione strategica dei progetti, il software PPM dovrebbe almeno consentire:

• Collegare i progetti agli obiettivi strategici dell’organizzazione
• Costruire modelli di punteggio per selezionare i migliori progetti da implementare.
• Gestione delle risorse: l’illustrazione seguente mostra il modulo di gestione delle risorse disponibile nel sistema PPM di FlexiProject.

• Creare e gestire portafogli di progetti
• Creare e gestire programmi di progetto: la figura seguente mostra la funzione di programma di progetto disponibile nel software PPM FlexiProject.

• Reportistica ciclica e ad hoc
• Gestione in gruppi di capitale
• Definire gli standard per la gestione di progetti, portafogli e programmi

Quali aziende hanno bisogno del PPM?

Il software PPM è destinato principalmente alle grandi organizzazioni e ai gruppi di capitale. Questo perché le grandi organizzazioni e i gruppi di capitali realizzano contemporaneamente molti progetti di varia portata e natura. Una gestione efficace di più progetti in un’organizzazione complessa richiede metodologie appropriate e strumenti dedicati, tra i quali rientra sicuramente il sistema PPM. Le sfide affrontate dal sistema PPM nelle grandi organizzazioni sono:

1. Gestione efficace di progetti di natura simile o finalizzati al raggiungimento di uno specifico obiettivo strategico grazie alla possibilità di raggrupparli in portafogli.
2. Gestione delle risorse strategiche chiave. Risulta che il raggiungimento degli obiettivi dei progetti entro i tempi e il budget stabiliti dipende in larga misura dalla disponibilità di risorse adeguate per questi progetti. La tendenza delle aziende a implementare un numero crescente di progetti in parallelo crea il rischio che non tutti abbiano le risorse necessarie per raggiungere i loro obiettivi.
3. Diversi obiettivi strategici vengono implementati attraverso programmi di progetto. Ciò significa che diversi o una dozzina di progetti sono logicamente collegati e finalizzati al raggiungimento di un importante obiettivo strategico. La sfida in questo caso è il coordinamento efficiente dei progetti che compongono il programma.
4. L‘elevata richiesta da parte dei consigli di amministrazione e dei dirigenti di un report di alta qualità sulla situazione dei progetti dell’azienda ha messo sotto pressione la disponibilità di un buon software PPM.
5. Le grandi organizzazioni utilizzano diversi programmi informatici e si aspettano che i dati presentati nei vari report siano coerenti. È inaccettabile che il budget del progetto nel sistema di contabilità finanziaria mostri uno scostamento X. Al contrario, il budget dello stesso progetto in un altro sistema mostra uno scostamento Y. Ciò significa che i dati non sono coerenti. Il sistema PPM è spesso integrato con altri sistemi dell’organizzazione, il che garantisce la necessaria coerenza dei dati.
6. Velocità di decisione. Il sistema PPM ti permette di automatizzare i percorsi decisionali, il che significa che tutte le decisioni necessarie vengono prese senza inutili ritardi.

Caratteristiche principali di un software PPM efficace

Quali sono le caratteristiche e le funzionalità che deve offrire uno strumento di PPM irresistibile? Ecco le caratteristiche più importanti da ricercare:

1. Strategia

Praticamente ogni grande organizzazione ha una strategia definita. In un ambiente dinamico e competitivo come quello in cui operano attualmente le aziende, la velocità e l’efficacia del raggiungimento degli obiettivi strategici diventano una delle priorità più critiche. Un approccio comunemente utilizzato è quello di definire i progetti e collegarli agli obiettivi strategici. Supponendo che i progetti siano stati adeguatamente selezionati, pianificati e in corso, il sistema PPM permette di monitorarli efficacemente nel contesto della strategia implementata. La figura seguente, tratta dal programma PPM FlexiProject, mostra il collegamento tra gli obiettivi strategici dell’azienda e i relativi progetti.

2. Portafogli di progetti

L’attuazione di obiettivi strategici significativi richiede il raggruppamento dei progetti in portafogli. Se l’obiettivo strategico dell’azienda è l’innovazione, creerà senza dubbio un portafoglio chiamato “Sviluppo di nuovi prodotti” o un nome simile. I vantaggi di creare un portafoglio di questo tipo sono:

• La possibilità di seguire i progressi di tutti i “progetti strategici” su un’unica tabella di marcia. La tabella di marcia del programma PPM FlexiProject è mostrata nell’illustrazione seguente.

• La possibilità di monitorare la situazione finanziaria di questi progetti in un’unica schermata.
• Gestione del rischio di progetto a livello di portafoglio
• La capacità di eseguire simulazioni e di decidere regolarmente gli aggiustamenti necessari al portafoglio.

3. Programmi del progetto

Immaginiamo che un’azienda di vendita al dettaglio intenda aprire il suo flagship store nella capitale di un altro Paese. Un obiettivo del genere richiede l’avvio di almeno diversi progetti, se non addirittura una decina, strettamente correlati tra loro. Questi progetti includono la ricerca di una location, l’arredamento del negozio, la fornitura di infrastrutture informatiche, l’organizzazione della logistica, l’assunzione e la formazione del personale e le attività di marketing. Tutti questi progetti sono correlati tra loro e formano un programma di progetto. Un buon sistema PPM, come FlexiProject, offre una funzione di gestione dei programmi di progetto.

4. Gestione strategica delle risorse del progetto

Uno dei motivi principali per cui i progetti non raggiungono i loro obiettivi è l’inadeguata allocazione delle risorse necessarie. Un buon software PPM ti permette di assegnare le risorse ai progetti, di monitorare costantemente l’utilizzo delle risorse e di apportare le opportune modifiche.

5. Reporting

Un processo decisionale efficiente sui progetti è possibile quando i manager hanno accesso ai report che informano le loro decisioni. Stiamo parlando di dashboard di progetto, report periodici e report ad hoc. Un buon software PPM ti permette di automatizzare in modo significativo l’intero processo di reporting gestionale. Inoltre, questo software garantisce che tutti i dati siano coerenti e accurati.

Come scegliere il software PPM giusto per la tua organizzazione?

Le organizzazioni che decidono di implementare un software PPM di solito hanno già una notevole esperienza nella gestione dei progetti. Avendo intrapreso un numero crescente di progetti, queste organizzazioni hanno tentato di costruire semplici soluzioni informatiche utilizzando strumenti come Excel, PowerPoint, SharePoint e altri. Tuttavia, le crescenti esigenze dei project manager, degli sponsor, dei comitati direttivi e della direzione aziendale hanno presto rivelato che tali soluzioni semplici non erano sufficienti. Questo porta automaticamente alla decisione di implementare un sistema PPM professionale. Per scegliere il sistema PPM giusto per un’organizzazione, è essenziale definire chiaramente i requisiti. Tra questi requisiti, vale la pena sottolineare i seguenti aspetti:

• Il sistema deve essere installato sui nostri server o deve essere una soluzione basata sul cloud?
• Quali sono le nostre aspettative riguardo all’integrazione del software PPM con gli altri sistemi in uso nell’organizzazione?
• Quali funzioni specifiche ci aspettiamo dal sistema PPM?
• L’azienda che offre il sistema PPM offre anche un supporto professionale durante e dopo l’implementazione?
• Quanto è vantaggioso il modello di licenza software?
• Sono possibili personalizzazioni specifiche per adattare il sistema alle esigenze specifiche dell’organizzazione?
• In che misura il sistema PPM deve essere flessibile e configurabile?

Vantaggi dell'implementazione di un sistema PPM

1. Migliore controllo su tutti i progetti dell’organizzazione: Un sistema PPM ti permette di gestire l’intero portafoglio progetti da un’unica postazione: hai un quadro completo di ciò che sta accadendo, a che punto sono i progetti e quali sono quelli che apportano il maggior valore.

2. Priorità dei progetti in linea con gli obiettivi strategici: Il PPM facilita la selezione e l’implementazione solo delle iniziative che supportano realmente la strategia a lungo termine dell’azienda.

3. Ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse (persone, budget, tempo): Il sistema PPM ti aiuta ad assegnare le persone giuste ai progetti giusti e a gestire meglio la disponibilità dei team.

4. Individuazione precoce dei rischi e dei sovraccarichi del progetto: I report e gli avvisi integrati ti permettono di reagire rapidamente a ritardi, sforamenti di budget o processi inefficienti.

5. Maggiore trasparenza e migliore comunicazione: Tutte le parti interessate hanno accesso a informazioni aggiornate, dai responsabili del progetto alla direzione.

6. Reporting e analisi automatizzati dei dati del progetto: Non dovrai più compilare manualmente le informazioni in Excel. PPM offre report, KPI e dashboard già pronti per il processo decisionale.

7. Processo decisionale aziendale più efficace: Il management e i dirigenti possono prendere decisioni basate sui dati anziché sull’intuito, con conseguenti risparmi reali e maggiore efficienza.

8. Maggiore collaborazione tra team e reparti: Il PPM integra diverse aree aziendali, facilitando la collaborazione tra team di progetto, finanza, risorse umane e IT.

9. Processi di gestione dei progetti standardizzati: Con il PPM, un’organizzazione può implementare un modello di gestione dei progetti uniforme, che si traduce in una maggiore prevedibilità e qualità dell’esecuzione.

10. Scalabilità delle attività al crescere dell’organizzazione: Il software PPM cresce con l’azienda: è adatto sia a una decina di progetti che a diverse centinaia.

Sblocca il valore strategico con lo strumento giusto PPM

È difficile raggiungere gli obiettivi strategici di un’organizzazione senza un solido sistema di PPM. Immagina una situazione in cui il management dell’azienda non sa quali progetti supportano specifici obiettivi strategici, qual è lo stato dei singoli programmi o quali risultati sta portando il portafoglio di progetti di sviluppo. In questo caso, è impossibile gestire l’organizzazione in modo efficace e ottenere un successo superiore alla media. In un’organizzazione complessa che adotta un approccio ambizioso all’implementazione della propria strategia, il software PPM è un must.

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