Eszközök

PPM szoftver - mi az és miért van szüksége a cégének rá?

A projektmenedzsment napjainkban a hatékony szervezeti működés egyik alappillérévé vált, mind a magán-, mind a közszférában. Egy olyan időszakban, amikor a vállalatok egyszerre több tucat vagy akár több száz különböző projektet hajtanak végre, szükség van a stratégiai szintű központi irányításra. Ebben az összefüggésben egyre több szó esik a PPM (Project Portfolio Management) szoftverekről, azaz a projektek, portfóliók és projektprogramok kezelésére szolgáló eszközökről. Ez a cikk bemutatja a PPM-szoftverek fogalmát, és bemutatja, hogyan növelheti egy PPM-rendszer a projektmenedzsment hatékonyságát egy szervezetben.

Ebben a cikkben megtudhatja: Mi a PPM (projektportfólió-menedzsment) szoftver Miért használják a nagy szervezetek Kulcsfunkciók projekt- és stratégiai szinten A PPM által megoldott főbb kihívások A rendszer kiválasztásakor keresendő jellemzők Olyan előnyök, mint az ellenőrzés, a prioritások meghatározása és az átláthatóság.

Mi az a PPM szoftver?

Számos program áll rendelkezésre a napi feladatok és projektek kezelésére, valamint a projektcsapatok napi munkáját támogató programok. Azonban sokkal kevesebb olyan program van, amely lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy egyszerre több tucat, különböző típusú, összetett projektet hajtsanak végre. Minél nagyobb a szervezet és minél bonyolultabbak a projektjei, annál nagyobb szükség van PPM (projektportfólió-kezelő) szoftverekre. Egy PPM rendszer jellemzője, hogy lehetővé teszi az egyes projektek kezelését – tervezésüket és megvalósításuk irányítását -, valamint e projektek stratégiai szintű irányítását. Ez biztosítja a szervezeten belüli adatok és információk konzisztenciáját, ami jelentős hatással van az irányítás minőségére és a döntéshozatal hatékonyságára. A PPM szoftverek, mint például a FlexiProject, teljes körű eszközkészletet biztosítanak mind az operatív, mind a stratégiai projektmenedzsmenthez.

Az egyéni projektmenedzsment tekintetében a PPM-rendszernek legalább a következőket kell lehetővé tennie:

• Projekt charta és projektzáró kártya kezelése – a FlexiProjectben, ahogy az alábbi ábrán látható, bármilyen formájú projektkártyát létrehozhat.

• Projekt ütemtervek készítése Gantt-diagrammal
• Projekttermékek meghatározása és kezelése
• A projekt költségvetésének tervezése és kezelése
• Kockázatkezelés
• Projektterv-menedzsment
• Projekt kommunikáció

A stratégiai projektmenedzsment szempontjából a PPM-szoftvereknek legalább lehetővé kell tenniük:

• A projektek összekapcsolása a szervezet stratégiai céljaival
• Pontozási modellek kidolgozása a legjobb projektek kiválasztásához a megvalósításhoz
• Erőforrás-kezelés – az alábbi ábra a FlexiProject PPM rendszerben elérhető erőforrás-kezelési modult mutatja be.

• Projektportfóliók létrehozása és kezelése
• Projektprogramok létrehozása és kezelése – az alábbi ábra a PPM FlexiProject szoftverben elérhető projektprogram funkciót mutatja.

• Ciklikus és ad hoc jelentések
• Menedzsment a tőkecsoportokban
• A projekt-, portfólió- és programmenedzsment szabványainak meghatározása

Milyen vállalatoknak van szükségük PPM-re?

A PPM-szoftvereket elsősorban nagy szervezetek és tőkecsoportok számára fejlesztik. Ennek oka, hogy a nagy szervezetek és tőkecsoportok egyszerre számos, különböző nagyságrendű és jellegű projektet hajtanak végre. Egy összetett szervezetben több projekt hatékony irányítása megfelelő módszertanokat és célzott eszközöket igényel, amelyek közé minden bizonnyal a PPM rendszer is tartozik. A PPM-rendszer által a nagy szervezetekben kezelt kihívások a következők:

1. A hasonló jellegű vagy egy adott stratégiai cél elérésére irányuló projektek hatékony irányítása a portfóliókba való csoportosítás lehetőségével.
2. A kulcsfontosságú stratégiai erőforrások kezelése. Kiderült, hogy a projektcélok kitűzött határidőn és költségvetésen belüli elérése nagymértékben függ attól, hogy a projektek megfelelő erőforrásokkal vannak-e ellátva. Az a tendencia, hogy a vállalatok egyre több projektet hajtanak végre párhuzamosan, azzal a kockázattal jár, hogy nem mindegyik projekt rendelkezik majd a céljai eléréséhez szükséges erőforrásokkal.
3. Számos stratégiai célkitűzést projektprogramokon keresztül valósítanak meg. Ez azt jelenti, hogy több vagy egy tucatnyi projekt logikusan kapcsolódik egymáshoz, és egy fontos stratégiai cél elérésére irányul. A kihívást ebben az esetben a programot alkotó projektek hatékony koordinálása jelenti.
4. A vállalati igazgatóságok és vezetők magas szintű igénye a vállalati projektek helyzetéről szóló magas színvonalú jelentéskészítésre nagy nyomást gyakorol a jó PPM-szoftverek elérhetőségére.
5. A nagy szervezetek különböző informatikai programokat használnak, és elvárják, hogy a különböző jelentésekben bemutatott adatok konzisztensek legyenek. Elfogadhatatlan, hogy a projekt költségvetése a pénzügyi számviteli rendszerben X eltérést mutat, ezzel szemben ugyanannak a projektnek a költségvetése egy másik rendszerben Y eltérést mutat. Ez azt jelenti, hogy az adatok nem konzisztensek. A PPM rendszer a legtöbbször integrálva van a szervezet más rendszereivel, ami biztosítja a szükséges adatkonzisztenciát.
6. A döntéshozatal gyorsasága. A PPM rendszer lehetővé teszi a döntéshozatali folyamatok automatizálását, ami azt jelenti, hogy minden szükséges döntés szükségtelen késedelem nélkül születik meg.

A hatékony PPM szoftverek fő jellemzői

Milyen funkciókat és képességeket kell kínálnia egy meggyőző PPM eszköznek? Íme a legfontosabb funkciók, amelyeket keresni kell:

1. Stratégia

Gyakorlatilag minden nagy szervezet rendelkezik meghatározott stratégiával. Egy ilyen dinamikus, versenyképes környezetben, amelyben a vállalatok jelenleg működnek, a stratégiai célok elérésének gyorsasága és hatékonysága az egyik legkritikusabb prioritássá válik. Egy általánosan alkalmazott megközelítés a projektek meghatározása és összekapcsolása a stratégiai célokkal. Feltételezve, hogy a projekteket megfelelően választották ki, tervezték meg és folyamatban vannak, a PPM rendszer lehetővé teszi, hogy a megvalósított stratégia összefüggésében hatékonyan nyomon lehessen követni őket. A PPM FlexiProject programból származó alábbi ábra a vállalat stratégiai céljai és a vonatkozó projektek közötti kapcsolatot mutatja.

2. Projekt portfóliók

A jelentős stratégiai célok megvalósítása megköveteli a projektek portfóliókba csoportosítását. Ha a vállalat stratégiai célja az innováció, akkor kétségtelenül létrehoz egy portfóliót „Új termékfejlesztés” vagy hasonló elnevezéssel. Az ilyen portfólió készítésének előnyei a következők:

• Az összes „stratégiai projekt” előrehaladásának nyomon követése egyetlen ütemtervben. A PPM FlexiProject programból származó ilyen ütemterv az alábbi ábrán látható.

• A projektek pénzügyi helyzetének egy képernyőn történő nyomon követése.
• Projektkockázatkezelés portfóliószinten
• Szimulációk elvégzésének képessége és a szükséges portfólió-kiigazításokról való rendszeres döntéshozatal képessége.

3. Projekt programok

Képzeljük el, hogy egy kiskereskedelmi vállalat egy másik ország fővárosában kívánja megnyitni zászlóshajóját. Egy ilyen cél legalább több, de akár tucatnyi, egymással szorosan összefüggő projekt elindítását igényli. E projektek közé tartozik a helyszín megtalálása, az üzlet berendezése, az informatikai infrastruktúra biztosítása, a logisztika megszervezése, az emberek felvétele és képzése, valamint a marketingtevékenységek. Mindezek a projektek összefüggnek egymással, és egy projektprogramot alkotnak. Egy jó PPM rendszer, mint például a FlexiProject, projektprogram-kezelési funkciót kínál.

4. Stratégiai projekt erőforrás-menedzsment

Az egyik fő oka annak, hogy a projektek nem érik el céljaikat, a szükséges erőforrások nem megfelelő elosztása. A jó PPM-szoftver lehetővé teszi az erőforrások projektekhez való hozzárendelését, az erőforrások kihasználtságának folyamatos nyomon követését és a megfelelő kiigazításokat.

5. Jelentés

A projektekkel kapcsolatos hatékony döntéshozatal akkor lehetséges, ha a vezetők hozzáférnek a döntéseikhez szükséges jelentésekhez. Itt projekt-műszerfalakról, időszakos jelentésekről és ad hoc jelentésekről van szó. A jó PPM szoftver lehetővé teszi a teljes vezetői jelentéstételi folyamat jelentős automatizálását. Ezenkívül az ilyen szoftverek biztosítják, hogy minden adat konzisztens és pontos legyen.

Hogyan válasszuk ki a megfelelő PPM szoftvert a szervezetünk számára?

Azok a szervezetek, amelyek a PPM szoftver bevezetése mellett döntenek, általában már jelentős tapasztalattal rendelkeznek a projektmenedzsment terén. Mivel egyre több projektet vállalnak, az ilyen szervezetek valóban megpróbáltak egyszerű informatikai megoldásokat létrehozni olyan eszközökkel, mint az Excel, a PowerPoint, a SharePoint és mások. A projektmenedzserek, a szponzorok, az irányítóbizottságok és a vállalatvezetés növekvő igényei azonban hamarosan rávilágítottak arra, hogy az ilyen egyszerű megoldások nem elegendőek. Ez automatikusan egy professzionális PPM-rendszer bevezetéséhez vezet. A szervezet számára megfelelő PPM-rendszer kiválasztásához elengedhetetlen a követelmények világos meghatározása. E követelmények közül a következő szempontokat érdemes kiemelni:

• A rendszert a saját szervereinkre kell telepíteni, vagy felhőalapú megoldásnak kell lennie?
• Milyen elvárásaink vannak a PPM szoftverek és a szervezetben működő egyéb rendszerek integrációjával kapcsolatban?
• Milyen konkrét funkciókat várunk el a PPM rendszertől?
• A PPM-rendszert kínáló vállalat a bevezetés során és azt követően is nyújt szakmai támogatást?
• Mennyire előnyös a szoftverlicencelési modell?
• Lehetségesek-e egyedi testreszabások, hogy a rendszert a szervezet sajátos igényeihez igazítsák?
• Milyen mértékben kell a PPM rendszernek rugalmasnak és konfigurálhatónak lennie?

A PPM rendszer bevezetésének előnyei

1. Jobb ellenőrzés a szervezet összes projektje felett: Egy PPM-rendszer lehetővé teszi, hogy egy helyről kezelje a teljes projektportfóliót – teljes képet kap arról, hogy mi történik, milyen stádiumban vannak a projektek, és melyek hozzák a legnagyobb értéket.

2. A projektek rangsorolása a stratégiai célokkal összhangban: A PPM megkönnyíti, hogy csak azokat a kezdeményezéseket válasszuk ki és hajtsuk végre, amelyek valóban támogatják a vállalat hosszú távú stratégiáját.

3. Az erőforrás-felhasználás optimalizálása (emberek, költségvetés, idő): A PPM-rendszer segít a megfelelő embereket a megfelelő projektekhez rendelni, és jobban kezelni a csapatok rendelkezésre állását.

4. A kockázatok és a projekt túlterheltségének korai felismerése: Az integrált jelentések és riasztások lehetővé teszik, hogy gyorsan reagálhasson a késedelmekre, a költségvetés túllépésére vagy a nem hatékony folyamatokra.

5. Nagyobb átláthatóság és jobb kommunikáció: Minden érdekelt fél hozzáférhet a naprakész információkhoz – a projektmenedzserektől a vezetőségig.

6. Automatizált jelentéstétel és a projektadatok elemzése: Nincs többé szükség az információk kézi összeállítására Excelben. A PPM kész jelentéseket, KPI-ket és műszerfalakat kínál a döntéshozatalhoz.

7. Hatékonyabb üzleti döntéshozatal: A menedzsment és a vezetők intuíció helyett adatok alapján hozhatnak döntéseket, ami valódi megtakarításokat és nagyobb hatékonyságot eredményez.

8. Fokozott együttműködés a csapatok és osztályok között: A PPM integrálja a vállalat különböző területeit, megkönnyítve a projektcsapatok, a pénzügyi, a HR és az IT közötti együttműködést.

9. Szabványosított projektmenedzsment-folyamatok: A PPM segítségével egy szervezet egységes projektmenedzsment-modellt vezethet be, ami nagyobb kiszámíthatóságot és minőségi végrehajtást eredményez.

10. A tevékenységek skálázhatósága a szervezet növekedésével: A PPM-szoftver együtt nő a vállalattal – egy tucatnyi és több száz projektre egyaránt alkalmas.

Stratégiai értékek felszabadítása a megfelelő PPM eszközzel

Egy szervezet stratégiai céljait nehéz megvalósítani egy megbízható PPM-rendszer nélkül. Képzeljünk el egy olyan helyzetet, amikor a vállalat vezetése nem tudja, hogy mely projektek támogatják az egyes stratégiai célokat, hogy hol tartanak az egyes programok, vagy hogy milyen eredményeket hoz a fejlesztési projektportfólió. Ilyen esetben lehetetlen hatékonyan irányítani a szervezetet és átlagon felüli sikereket elérni. Egy olyan összetett szervezetben, amely ambiciózusan közelíti meg stratégiája megvalósítását, a PPM szoftver elengedhetetlen.

👉 Készen áll arra, hogy a PPM szoftvert bevezesse szervezetébe? Vegye fel a kapcsolatot a FlexiProject csapattal és kérjen demót!