Nástroje

Software PPM - co to je a proč ho vaše společnost potřebuje?

Projektové řízení se dnes stalo jedním z klíčových pilířů efektivního fungování organizací, a to jak v soukromém, tak ve veřejném sektoru. V době, kdy firmy realizují desítky či dokonce stovky různých projektů současně, je potřeba centralizovaného řízení na strategické úrovni. Právě v této souvislosti se stále častěji hovoří o softwaru PPM (Project Portfolio Management), tedy o nástrojích pro řízení projektů, portfolií a projektových programů. Tento článek představuje koncept softwaru PPM a ukazuje, jak může systém PPM zvýšit efektivitu řízení projektů v organizaci.

V tomto článku se dozvíte: Co je software PPM (Project Portfolio Management) Proč ji používají velké organizace Klíčové funkce na projektové a strategické úrovni Hlavní problémy, které PPM pomáhá řešit Funkce, na které se zaměřit při výběru systému Výhody, jako je kontrola, stanovení priorit a transparentnost.

Co je to software PPM?

K dispozici je řada programů pro správu každodenních úkolů a projektů i programů pro podporu každodenní práce projektových týmů. Mnohem méně je však programů, které umožňují organizacím realizovat desítky komplexních projektů různých typů současně. Čím větší je organizace a čím složitější jsou její projekty, tím více potřebuje software PPM (Project Portfolio Management). Systém PPM se vyznačuje tím, že umožňuje řídit jednotlivé projekty – plánovat je a řídit jejich realizaci – a zároveň tyto projekty řídit na strategické úrovni. Tím je zajištěna konzistence dat a informací v rámci organizace, což má významný vliv na kvalitu řízení a efektivitu rozhodování. Software PPM, jako je FlexiProject, poskytuje kompletní sadu nástrojů pro operativní i strategické řízení projektů.

Z hlediska řízení jednotlivých projektů by měl systém PPM přinejmenším umožňovat:

• Správa karty karty projektu a karty uzávěrky projektu – ve FlexiProject, jak je znázorněno na obrázku níže, můžete vytvořit libovolný tvar karty projektu.

• Sestavování harmonogramů projektů pomocí Ganttova diagramu
• Definování a řízení projektových produktů
• Plánování a řízení rozpočtu projektu
• Řízení rizik
• Řízení plánu projektu
• Komunikace projektu

Z hlediska strategického řízení projektů by měl software PPM přinejmenším umožňovat:

• Propojení projektů se strategickými cíli organizace
• Vytváření hodnotících modelů pro výběr nejlepších projektů k realizaci.
• Správa zdrojů – následující obrázek ukazuje modul správy zdrojů, který je k dispozici v systému FlexiProject PPM.

• Vytváření a správa portfolia projektů
• Vytváření a správa projektových programů – na obrázku níže je znázorněna funkce projektového programu dostupná v softwaru PPM FlexiProject.

• Cyklické a ad hoc podávání zpráv
• Řízení v kapitálových skupinách
• Definování standardů pro řízení projektů, portfolia a programů

Jaké společnosti potřebují PPM?

Software PPM je určen především pro velké organizace a kapitálové skupiny. Je to proto, že velké organizace a kapitálové skupiny realizují současně mnoho projektů různého rozsahu a povahy. Efektivní řízení více projektů ve složité organizaci vyžaduje vhodné metodiky a specializované nástroje, mezi které systém PPM jistě patří. Výzvy, které řeší systém PPM ve velkých organizacích, jsou následující:

1. Efektivní řízení projektů podobné povahy nebo zaměřených na dosažení konkrétního strategického cíle prostřednictvím možnosti jejich seskupování do portfolií.
2. Řízení klíčových strategických zdrojů. Ukazuje se, že dosažení cílů projektu ve stanoveném časovém rámci a rozpočtu do značné míry závisí na tom, zda jsou těmto projektům poskytnuty odpovídající zdroje. Tendence podniků realizovat stále větší počet projektů souběžně vytváří riziko, že ne všechny budou mít k dispozici zdroje potřebné k dosažení svých cílů.
3. Několik strategických cílů je realizováno prostřednictvím projektových programů. To znamená, že několik nebo několik desítek projektů je logicky propojeno a směřuje k dosažení důležitého strategického cíle. Výzvou je v tomto případě účinná koordinace projektů, které program tvoří.
4. Vysoké požadavky představenstev a manažerů firem na kvalitní reporting o stavu projektů ve firmě vytvářejí tlak na dostupnost kvalitního softwaru PPM.
5. Velké organizace používají různé IT programy a očekávají konzistenci údajů prezentovaných v různých zprávách. Je nepřípustné, aby rozpočet projektu ve finančně účetním systému vykazoval odchylku X. Naproti tomu rozpočet téhož projektu v jiném systému vykazuje odchylku Y. To znamená, že údaje nejsou konzistentní. Systém PPM je nejčastěji integrován s ostatními systémy v organizaci, což zajišťuje požadovanou konzistenci dat.
6. Rychlost rozhodování. Systém PPM umožňuje automatizovat rozhodovací procesy, což znamená, že všechna potřebná rozhodnutí jsou učiněna bez zbytečného prodlení.

Klíčové vlastnosti efektivního softwaru PPM

Jaké funkce a možnosti by měl nabízet přesvědčivý nástroj PPM? Zde jsou nejdůležitější funkce, které je třeba hledat:

1. Strategie

Prakticky každá velká organizace má definovanou strategii. V tak dynamickém a konkurenčním prostředí, ve kterém se společnosti v současné době pohybují, se rychlost a efektivita dosahování strategických cílů stává jednou z nejdůležitějších priorit. Běžně používaným přístupem je definování projektů a jejich propojení se strategickými cíli. Za předpokladu, že projekty byly vhodně vybrány, naplánovány a probíhají, umožňuje systém PPM jejich efektivní sledování v kontextu realizované strategie. Následující obrázek z programu PPM FlexiProject ukazuje vazbu mezi strategickými cíli společnosti a příslušnými projekty.

2. Projektová portfolia

Realizace významných strategických cílů vyžaduje seskupení projektů do portfolií. Pokud je strategickým cílem společnosti inovace, nepochybně vytvoří portfolio s názvem „Vývoj nových produktů“ nebo podobným názvem. Výhody vytvoření takového portfolia jsou následující:

• Možnost sledovat průběh všech „strategických projektů“ na jediné cestovní mapě. Taková roadmapa z programu PPM FlexiProject je zobrazena na obrázku níže.

• možnost sledovat finanční situaci těchto projektů na jedné obrazovce.
• Řízení rizik projektu na úrovni portfolia
• Schopnost provádět simulace a pravidelně rozhodovat o potřebných úpravách portfolia.

3. Programy projektů

Představme si, že maloobchodní společnost hodlá otevřít svůj vlajkový obchod v hlavním městě jiné země. Takový cíl vyžaduje zahájení minimálně několika nebo dokonce tuctu projektů, které spolu úzce souvisejí. Tyto projekty zahrnují nalezení místa, vybavení prodejny, zajištění IT infrastruktury, organizaci logistiky, nábor a školení lidí a marketingové aktivity. Všechny tyto projekty jsou vzájemně propojeny a tvoří projektový program. Kvalitní systém PPM, jako je FlexiProject, nabízí funkci řízení projektového programu.

4. Strategické řízení projektových zdrojů

Jedním z hlavních důvodů, proč projekty nedosahují svých cílů, je nedostatečné přidělení potřebných zdrojů. Dobrý software PPM umožňuje přidělovat zdroje projektům, průběžně sledovat jejich využití a provádět příslušné úpravy.

5. Hlášení

Efektivní rozhodování o projektech je možné, pokud mají manažeři přístup k výkazům, které jim pomáhají při rozhodování. Mluvíme o projektových panelech, pravidelných zprávách a ad hoc zprávách. Dobrý software PPM umožňuje celý proces manažerského reportování výrazně automatizovat. Takový software navíc zajišťuje, že všechna data jsou konzistentní a přesná.

Jak vybrat správný software PPM pro vaši organizaci?

Organizace, které se rozhodnou implementovat software PPM, již obvykle mají s řízením projektů značné zkušenosti. Vzhledem k tomu, že realizují stále větší počet projektů, se takové organizace skutečně pokoušejí vytvářet jednoduchá IT řešení pomocí nástrojů, jako jsou Excel, PowerPoint, SharePoint a další. Rostoucí požadavky projektových manažerů, sponzorů, řídicích výborů a vedení společnosti však brzy ukázaly, že taková jednoduchá řešení nestačí. To automaticky vede k rozhodnutí implementovat profesionální systém PPM. Pro výběr správného systému PPM pro organizaci je nezbytné jasně definovat požadavky. Mezi těmito požadavky stojí za zmínku následující aspekty:

• Měl by být systém nainstalován na našich vlastních serverech, nebo by se mělo jednat o cloudové řešení?
• Jaká jsou naše očekávání ohledně integrace softwaru PPM s ostatními systémy v organizaci?
• Jaké konkrétní funkce od systému PPM očekáváme?
• Nabízí společnost nabízející systém PPM také odbornou podporu během implementace a po ní?
• Jak výhodný je model licencování softwaru?
• Jsou možné specifické úpravy, aby se systém přizpůsobil konkrétním potřebám organizace?
• Do jaké míry by měl být systém PPM flexibilní a konfigurovatelný?

Výhody zavedení systému PPM

1. Lepší kontrola nad všemi projekty v organizaci: Systém PPM vám umožní spravovat celé portfolio projektů z jednoho místa – budete mít kompletní přehled o tom, co se děje, v jaké fázi se projekty nacházejí a které z nich přinášejí největší hodnotu.

2. Stanovení priorit projektů v souladu se strategickými cíli: PPM usnadňuje výběr a realizaci pouze těch iniciativ, které skutečně podporují dlouhodobou strategii společnosti.

3. Optimalizace využití zdrojů (lidé, rozpočet, čas): Systém PPM vám pomůže přiřadit správné lidi ke správným projektům a lépe řídit dostupnost týmu.

4. Včasné odhalení rizik a přetížení projektu: Integrované zprávy a upozornění umožňují rychle reagovat na zpoždění, překročení rozpočtu nebo neefektivní procesy.

5. Větší transparentnost a lepší komunikace: Všechny zúčastněné strany mají přístup k aktuálním informacím – od projektových manažerů až po vedení.

6. Automatizované vykazování a analýza projektových dat: Už žádné ruční sestavování informací v Excelu. PPM nabízí připravené reporty, KPI a dashboardy pro rozhodování.

7. Efektivnější obchodní rozhodování: Vedení a manažeři se mohou rozhodovat na základě dat, nikoli intuice, což vede ke skutečným úsporám a vyšší efektivitě.

8. Zlepšená spolupráce mezi týmy a odděleními: PPM integruje různé oblasti společnosti a usnadňuje spolupráci mezi projektovými týmy, financemi, HR a IT.

9. Standardizované procesy řízení projektů: Díky PPM může organizace zavést jednotný model řízení projektů, což se projeví ve větší předvídatelnosti a kvalitě realizace.

10. Škálovatelnost činností s růstem organizace: Software PPM roste spolu s firmou – je vhodný jak pro tucet, tak pro několik set projektů.

Odemkněte strategickou hodnotu pomocí správného nástroje PPM

Dosažení strategických cílů organizace bez spolehlivého systému PPM je obtížné. Představte si situaci, kdy vedení společnosti neví, které projekty podporují konkrétní strategické cíle, jaký je stav jednotlivých programů nebo jaké výsledky přináší portfolio rozvojových projektů. V takovém případě není možné efektivně řídit organizaci a dosahovat nadprůměrných úspěchů. Ve složité organizaci, která k realizaci své strategie přistupuje ambiciózně, je software PPM nezbytností.

👉 Jste připraveni zavést software PPM do své organizace? Kontaktujte tým FlexiProject a vyžádejte si demo!