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Logiciel PPM - qu'est-ce que c'est et pourquoi votre entreprise en a-t-elle besoin ?

La gestion de projet est devenue l’un des principaux piliers d’un fonctionnement organisationnel efficace, tant dans le secteur privé que dans le secteur public. À l’heure où les entreprises mettent en œuvre simultanément des dizaines, voire des centaines de projets différents, la nécessité d’une gestion centralisée au niveau stratégique se fait sentir. C’est dans ce contexte que l’on parle de plus en plus de logiciels de PPM (Project Portfolio Management), c’est-à-dire d’outils de gestion de projets, de portefeuilles et de programmes de projets. Cet article présente le concept de logiciel PPM et montre comment un système PPM peut accroître l’efficacité de la gestion de projet dans une organisation.

Dans cet article, vous apprendrez : Qu’est-ce qu’un logiciel de PPM (gestion de portefeuille de projets) ? Pourquoi les grandes organisations l’utilisent-elles ? Fonctions clés au niveau du projet et au niveau stratégique Principaux défis que la PPM permet de relever Caractéristiques à rechercher lors du choix d’un système Avantages tels que le contrôle, l’établissement de priorités et la transparence

Qu'est-ce qu'un logiciel PPM ?

Il existe de nombreux programmes de gestion des tâches quotidiennes et des projets, ainsi que des programmes de soutien au travail quotidien des équipes de projet. Cependant, il y a beaucoup moins de programmes qui permettent aux organisations de mettre en œuvre simultanément des dizaines de projets complexes de différents types. Plus l’organisation est grande et plus ses projets sont complexes, plus elle a besoin d’un logiciel de PPM (Project Portfolio Management). Un système PPM se caractérise par le fait qu’il vous permet de gérer des projets individuels – de les planifier et de gérer leur mise en œuvre – ainsi que de gérer ces projets à un niveau stratégique. Cela garantit la cohérence des données et des informations au sein de l’organisation, ce qui a un impact important sur la qualité de la gestion et l’efficacité de la prise de décision. Les logiciels de PPM, tels que FlexiProject, fournissent un ensemble complet d’outils pour la gestion opérationnelle et stratégique des projets.

En ce qui concerne la gestion individuelle des projets, le système PPM doit au moins permettre :

• Gestion des cartes de charte de projet et de clôture de projet – dans FlexiProject, comme le montre la figure ci-dessous, vous pouvez créer n’importe quelle forme de carte de projet.

• Construire des calendriers de projets avec un diagramme de Gantt
• Définir et gérer les produits du projet
• Planifier et gérer le budget du projet
• Gestion des risques
• Gestion du plan de projet
• Communication sur les projets

En termes de gestion stratégique des projets, les logiciels de PPM devraient au moins permettre :

• Lier les projets aux objectifs stratégiques de l’organisation
• Construire des modèles de notation pour sélectionner les meilleurs projets à mettre en œuvre
• Gestion des ressources – l’illustration ci-dessous montre le module de gestion des ressources disponible dans le système FlexiProject PPM.

• Création et gestion de portefeuilles de projets
• Création et gestion de programmes de projets – la figure ci-dessous illustre la fonction de programme de projet disponible dans le logiciel PPM FlexiProject.

• Rapports cycliques et ad hoc
• Gestion dans les groupes de capitaux
• Définir des normes pour la gestion des projets, des portefeuilles et des programmes

Quelles sont les entreprises qui ont besoin de PPM ?

Les logiciels de PPM sont principalement destinés aux grandes organisations et aux groupes de capitaux. En effet, les grandes organisations et les groupes de capitaux mènent simultanément de nombreux projets d’envergure et de nature différentes. La gestion efficace de multiples projets dans une organisation complexe nécessite des méthodologies appropriées et des outils dédiés, dont fait certainement partie le système PPM. Les défis auxquels répond le système PPM dans les grandes organisations sont :

1. Gestion efficace de projets de nature similaire ou visant à atteindre un objectif stratégique spécifique grâce à la possibilité de les regrouper en portefeuilles.
2. Gestion des ressources stratégiques clés. Il s’avère que la réalisation des objectifs d’un projet dans les délais et le budget fixés dépend dans une large mesure de la mise à disposition de ces projets de ressources adéquates. La tendance des entreprises à mettre en œuvre un nombre croissant de projets en parallèle crée le risque que tous ne disposent pas des ressources nécessaires pour atteindre leurs objectifs.
3. Plusieurs objectifs stratégiques sont mis en œuvre par le biais de programmes de projets. Cela signifie que plusieurs ou une douzaine de projets sont logiquement liés et visent à atteindre un objectif stratégique important. Le défi dans ce cas est la coordination efficace des projets qui composent le programme.
4. Les exigences élevées des conseils d’administration et des dirigeants d’entreprise en matière de rapports de qualité sur la situation des projets de l’entreprise exercent une pression sur la disponibilité d’un bon logiciel de PPM.
5. Les grandes organisations utilisent différents programmes informatiques et s’attendent à ce que les données présentées dans les différents rapports soient cohérentes. Il est inacceptable que le budget d’un projet dans le système de comptabilité financière présente un écart X. En revanche, le budget du même projet dans un autre système présente un écart Y. Cela signifie que les données ne sont pas cohérentes. Le système PPM est le plus souvent intégré à d’autres systèmes de l’organisation, ce qui garantit la cohérence requise des données.
6. Rapidité de la prise de décision. Le système PPM vous permet d’automatiser les voies décisionnelles, ce qui signifie que toutes les décisions requises sont prises sans délai inutile.

Principales caractéristiques d'un logiciel PPM efficace

Quelles sont les caractéristiques et les capacités que doit offrir un outil de PPM convaincant ? Voici les caractéristiques les plus importantes à rechercher :

1. Stratégie

Pratiquement toutes les grandes organisations ont une stratégie définie. Dans l’environnement dynamique et concurrentiel dans lequel les entreprises opèrent actuellement, la rapidité et l’efficacité de la réalisation des objectifs stratégiques deviennent l’une des priorités les plus cruciales. Une approche couramment utilisée consiste à définir des projets et à les relier à des objectifs stratégiques. En supposant que les projets aient été correctement sélectionnés, planifiés et qu’ils soient en cours de réalisation, le système PPM permet de les contrôler efficacement dans le contexte de la stratégie mise en œuvre. La figure ci-dessous, tirée du programme PPM FlexiProject, illustre le lien entre les objectifs stratégiques de l’entreprise et les projets correspondants.

2. Portefeuilles de projets

La mise en œuvre d’objectifs stratégiques importants nécessite de regrouper les projets en portefeuilles. Si l’objectif stratégique de l’entreprise est l’innovation, elle créera sans doute un portefeuille intitulé « Développement de nouveaux produits » ou un nom similaire. Les avantages d’un tel portefeuille sont les suivants

• La possibilité de suivre l’avancement de tous les « projets stratégiques » sur une feuille de route unique. Une telle feuille de route issue du programme FlexiProject de PPM est présentée dans l’illustration ci-dessous.

• La possibilité de suivre la situation financière de ces projets sur un seul écran
• Gestion des risques liés aux projets au niveau du portefeuille
• la capacité à effectuer des simulations et à décider régulièrement des ajustements à apporter au portefeuille

3. Programmes de projets

Imaginons qu’une entreprise de vente au détail ait l’intention d’ouvrir son magasin phare dans la capitale d’un autre pays. Un tel objectif nécessite le lancement d’au moins plusieurs projets, voire d’une douzaine, qui sont étroitement liés les uns aux autres. Ces projets comprennent la recherche d’un emplacement, l’aménagement du magasin, la mise en place d’une infrastructure informatique, l’organisation de la logistique, le recrutement et la formation du personnel, ainsi que les activités de marketing. Tous ces projets sont liés entre eux et forment un programme de projet. Un bon système PPM, tel que FlexiProject, offre une fonction de gestion de programme de projet.

4. Gestion stratégique des ressources d’un projet

L’une des principales raisons pour lesquelles les projets n’atteignent pas leurs objectifs est l’allocation inadéquate des ressources nécessaires. Un bon logiciel de PPM vous permet d’allouer des ressources aux projets, d’en surveiller l’utilisation en permanence et de procéder aux ajustements nécessaires.

5. Rapports

Une prise de décision efficace sur les projets est possible lorsque les gestionnaires ont accès à des rapports pour éclairer leurs décisions. Il s’agit de tableaux de bord, de rapports périodiques et de rapports ad hoc. Un bon logiciel PPM vous permet d’automatiser considérablement l’ensemble du processus de création de rapports de gestion. En outre, ces logiciels garantissent la cohérence et l’exactitude de toutes les données.

Comment choisir le bon logiciel de PPM pour votre organisation ?

Les organisations qui décident de mettre en œuvre un logiciel PPM ont généralement déjà une expérience considérable en matière de gestion de projets. Alors qu’elles entreprennent un nombre croissant de projets, ces organisations ont en effet tenté de mettre en place des solutions informatiques simples en utilisant des outils tels qu’Excel, PowerPoint, SharePoint et d’autres. Cependant, les exigences croissantes des chefs de projet, des sponsors, des comités de pilotage et de la direction de l’entreprise ont rapidement révélé que ces solutions simples étaient insuffisantes. Cela conduit automatiquement à la décision de mettre en œuvre un système PPM professionnel. Pour choisir le bon système PPM pour une organisation, il est essentiel de définir clairement les exigences. Parmi ces exigences, les aspects suivants méritent d’être soulignés :

• Le système doit-il être installé sur nos propres serveurs ou s’agit-il d’une solution basée sur le cloud ?
• Quelles sont nos attentes en ce qui concerne l’intégration du logiciel PPM avec d’autres systèmes fonctionnant dans l’organisation ?
• Quelles fonctions spécifiques attendons-nous du système PPM ?
• L’entreprise qui propose le système PPM offre-t-elle également une assistance professionnelle pendant et après la mise en œuvre ?
• Dans quelle mesure le modèle de licence de logiciel est-il avantageux ?
• Des personnalisations spécifiques sont-elles possibles pour adapter le système aux besoins particuliers de l’organisation ?
• Dans quelle mesure le système PPM doit-il être flexible et configurable ?

Avantages de la mise en œuvre d'un système PPM

1. Un meilleur contrôle de tous les projets de l’organisation : Un système PPM vous permet de gérer l’ensemble de votre portefeuille de projets à partir d’un seul endroit – vous avez une vue d’ensemble de ce qui se passe, de l’état d’avancement des projets et de ceux qui apportent le plus de valeur.

2. Hiérarchisation des projets en fonction des objectifs stratégiques : Le PPM facilite la sélection et la mise en œuvre des seules initiatives qui soutiennent véritablement la stratégie à long terme de l’entreprise.

3. Optimisation de l’utilisation des ressources (personnes, budget, temps) : Le système PPM vous aide à affecter les bonnes personnes aux bons projets et à mieux gérer la disponibilité des équipes.

4. Détection précoce des risques et des surcharges de travail : Des rapports et des alertes intégrés vous permettent de réagir rapidement aux retards, aux dépassements de budget ou aux processus inefficaces.

5. Transparence accrue et meilleure communication : Toutes les parties prenantes ont accès à des informations actualisées – des chefs de projet à la direction.

6. Automatisation des rapports et de l’analyse des données du projet : Plus besoin de compiler manuellement les informations dans Excel. PPM propose des rapports, des indicateurs de performance clés et des tableaux de bord prêts à l’emploi pour la prise de décision.

7. Une prise de décision plus efficace : La direction et les responsables peuvent prendre des décisions basées sur des données plutôt que sur l’intuition, ce qui se traduit par des économies réelles et une plus grande efficacité.

8. Amélioration de la collaboration entre les équipes et les services : Le PPM intègre différents domaines de l’entreprise, facilitant la coopération entre les équipes de projet, les finances, les ressources humaines et l’informatique.

9. Des processus de gestion de projet normalisés : Avec le PPM, une organisation peut mettre en œuvre un modèle de gestion de projet uniforme, ce qui se traduit par une plus grande prévisibilité et une meilleure qualité d’exécution.

10. Évolutivité des activités en fonction de la croissance de l’organisation : Le logiciel PPM évolue avec l’entreprise – il convient aussi bien à une dizaine de projets qu’à plusieurs centaines.

Libérez la valeur stratégique avec le bon outil PPM

Il est difficile d’atteindre les objectifs stratégiques d’une organisation sans un système de PPM solide. Imaginez une situation où la direction de l’entreprise ne sait pas quels projets soutiennent des objectifs stratégiques spécifiques, quel est le statut des programmes individuels ou quels sont les résultats du portefeuille de projets de développement. Dans un tel cas, il est impossible de gérer efficacement l’organisation et d’obtenir un succès supérieur à la moyenne. Dans une organisation complexe qui adopte une approche ambitieuse pour mettre en œuvre sa stratégie, un logiciel de PPM est indispensable.

👉 Vous êtes prêt à intégrer le logiciel PPM dans votre organisation ? Contactez l’équipe FlexiProject et demandez une démonstration!