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PPM-Software - was ist das und warum braucht Ihr Unternehmen sie?

Das Projektmanagement ist heute sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor zu einer der wichtigsten Säulen für das effektive Funktionieren einer Organisation geworden. In einer Zeit, in der Unternehmen Dutzende oder sogar Hunderte verschiedener Projekte gleichzeitig durchführen, besteht ein Bedarf an zentraler Verwaltung auf strategischer Ebene. In diesem Zusammenhang ist zunehmend von PPM-Software (Project Portfolio Management) die Rede, d.h. von Tools zur Verwaltung von Projekten, Portfolios und Projektprogrammen. Dieser Artikel stellt das Konzept der PPM-Software vor und zeigt, wie ein PPM-System die Effektivität des Projektmanagements in einem Unternehmen erhöhen kann.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr: Was PPM-Software (Projektportfolio-Management) ist Warum große Organisationen es verwenden Schlüsselfunktionen auf Projekt- und strategischer Ebene Die wichtigsten Herausforderungen, die PPM lösen kann Merkmale, auf die Sie bei der Auswahl eines Systems achten sollten Vorteile wie Kontrolle, Prioritätensetzung und Transparenz

Was ist PPM-Software?

Es gibt zahlreiche Programme für die Verwaltung täglicher Aufgaben und Projekte sowie solche, die die tägliche Arbeit von Projektteams unterstützen. Es gibt jedoch weitaus weniger Programme, die es Unternehmen ermöglichen, Dutzende komplexer Projekte unterschiedlicher Art gleichzeitig durchzuführen. Je größer die Organisation und je komplizierter ihre Projekte sind, desto mehr braucht sie PPM-Software (Project Portfolio Management). Ein PPM-System zeichnet sich dadurch aus, dass es Ihnen ermöglicht, einzelne Projekte zu verwalten – sie zu planen und ihre Umsetzung zu steuern – sowie diese Projekte auf einer strategischen Ebene zu verwalten. Dadurch wird die Konsistenz von Daten und Informationen innerhalb des Unternehmens sichergestellt, was sich erheblich auf die Qualität des Managements und die Effektivität der Entscheidungsfindung auswirkt. PPM-Software, wie FlexiProject, bietet ein komplettes Set von Tools für das operative und strategische Projektmanagement.

Was das individuelle Projektmanagement betrifft, so sollte das PPM-System zumindest die Möglichkeit dazu bieten:

• Verwaltung von Projektchartas und Projektabschlusskarten – in FlexiProject können Sie, wie in der Abbildung unten gezeigt, jede Form von Projektkarten erstellen

• Erstellen von Projektplänen mit einem Gantt-Diagramm
• Definition und Verwaltung von Projektprodukten
• Planung und Verwaltung des Projektbudgets
• Risikomanagement
• Verwaltung des Projektplans
• Projekt-Kommunikation

Im Hinblick auf das strategische Projektmanagement sollte PPM-Software zumindest die Möglichkeit dazu bieten:

• Verknüpfung von Projekten mit den strategischen Zielen der Organisation
• Erstellung von Scoring-Modellen zur Auswahl der besten Projekte für die Umsetzung
• Ressourcenmanagement – die folgende Abbildung zeigt das im FlexiProject PPM System verfügbare Modul für das Ressourcenmanagement

• Erstellen und Verwalten von Projektportfolios
• Erstellen und Verwalten von Projektprogrammen – die Abbildung unten zeigt die in der PPM FlexiProject Software verfügbare Projektprogrammfunktion

• Zyklische und Ad-hoc-Berichterstattung
• Management in Kapitalgruppen
• Definition von Standards für das Projekt-, Portfolio- und Programmmanagement

Welche Unternehmen brauchen PPM?

PPM-Software ist in erster Linie für große Organisationen und Konzerne gedacht. Der Grund dafür ist, dass große Organisationen und Kapitalgruppen viele Projekte unterschiedlichen Umfangs und unterschiedlicher Art gleichzeitig durchführen. Die effektive Verwaltung mehrerer Projekte in einer komplexen Organisation erfordert geeignete Methoden und spezielle Tools, zu denen das PPM-System zweifellos gehört. Die Herausforderungen, denen das PPM-System in großen Organisationen begegnet, sind:

1. Effizientes Management von Projekten ähnlicher Art oder zur Erreichung eines bestimmten strategischen Ziels durch die Möglichkeit, sie in Portfolios zusammenzufassen.
2. Verwaltung der wichtigsten strategischen Ressourcen. Es zeigt sich, dass das Erreichen der Projektziele innerhalb des festgelegten Zeit- und Budgetrahmens in hohem Maße davon abhängt, dass diese Projekte mit angemessenen Ressourcen ausgestattet werden. Die Tendenz der Unternehmen, immer mehr Projekte parallel durchzuführen, birgt das Risiko, dass nicht alle Projekte über die notwendigen Ressourcen verfügen, um ihre Ziele zu erreichen.
3. Mehrere strategische Ziele werden durch Projektprogramme umgesetzt. Das bedeutet, dass mehrere oder ein Dutzend Projekte logisch miteinander verknüpft sind und darauf abzielen, ein wichtiges strategisches Ziel zu erreichen. Die Herausforderung besteht in diesem Fall in der effizienten Koordinierung der Projekte, aus denen das Programm besteht.
4. Die hohen Anforderungen von Unternehmensvorständen und Managern an eine qualitativ hochwertige Berichterstattung über die Projektsituation des Unternehmens setzen die Verfügbarkeit einer guten PPM-Software unter Druck.
5. Große Organisationen verwenden verschiedene IT-Programme und erwarten, dass die Daten in den verschiedenen Berichten konsistent dargestellt werden. Es ist nicht hinnehmbar, dass das Projektbudget im Finanzbuchhaltungssystem eine Abweichung X aufweist. Das Budget für dasselbe Projekt in einem anderen System hingegen zeigt eine Abweichung Y. Das bedeutet, dass die Daten nicht konsistent sind. Das PPM-System ist in den meisten Fällen mit anderen Systemen im Unternehmen integriert, wodurch die erforderliche Datenkonsistenz gewährleistet wird.
6. Schnelligkeit der Entscheidungsfindung. Mit dem PPM-System können Sie die Entscheidungswege automatisieren, so dass alle erforderlichen Entscheidungen ohne unnötige Verzögerung getroffen werden.

Hauptmerkmale einer effektiven PPM-Software

Welche Funktionen und Möglichkeiten sollte ein überzeugendes PPM-Tool bieten? Hier sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten:

1. Strategie

Praktisch jedes große Unternehmen hat eine definierte Strategie. In dem dynamischen, wettbewerbsorientierten Umfeld, in dem sich die Unternehmen heute bewegen, sind Geschwindigkeit und Effektivität bei der Umsetzung strategischer Ziele eine der wichtigsten Prioritäten. Ein gängiger Ansatz besteht darin, Projekte zu definieren und sie mit strategischen Zielen zu verknüpfen. Unter der Voraussetzung, dass die Projekte angemessen ausgewählt und geplant wurden und in Bearbeitung sind, ermöglicht das PPM-System eine effektive Überwachung der Projekte im Rahmen der umgesetzten Strategie. Die folgende Abbildung aus dem PPM FlexiProject Programm zeigt die Verbindung zwischen den strategischen Zielen des Unternehmens und den entsprechenden Projekten.

2. Projekt-Portfolios

Die Umsetzung wichtiger strategischer Ziele erfordert die Gruppierung von Projekten in Portfolios. Wenn das strategische Ziel des Unternehmens die Innovation ist, wird es zweifellos ein Portfolio mit dem Namen „Neue Produktentwicklung“ oder einem ähnlichen Namen erstellen. Die Vorteile der Erstellung eines solchen Portfolios sind:

• Die Möglichkeit, den Fortschritt aller „strategischen Projekte“ auf einer einzigen Roadmap zu verfolgen. Eine solche Roadmap aus dem Programm PPM FlexiProject finden Sie in der folgenden Abbildung.

• Die Möglichkeit, die finanzielle Situation dieser Projekte auf einem einzigen Bildschirm zu verfolgen
• Projektrisikomanagement auf Portfolio-Ebene
• Die Fähigkeit, Simulationen durchzuführen und regelmäßig über erforderliche Portfolioanpassungen zu entscheiden

3. Projekt-Programme

Stellen wir uns vor, dass ein Einzelhandelsunternehmen beabsichtigt, seinen Flagshipstore in der Hauptstadt eines anderen Landes zu eröffnen. Ein solches Ziel erfordert den Start von mindestens mehreren oder sogar etwa einem Dutzend Projekten, die eng miteinander verbunden sind. Zu diesen Projekten gehören die Suche nach einem Standort, die Einrichtung des Geschäfts, die Bereitstellung der IT-Infrastruktur, die Organisation der Logistik, die Einstellung und Schulung von Mitarbeitern sowie Marketingaktivitäten. Alle diese Projekte sind miteinander verknüpft und bilden ein Projektprogramm. Ein solides PPM-System, wie FlexiProject, bietet eine Projektprogramm-Managementfunktion.

4. Strategisches Management von Projektressourcen

Einer der Hauptgründe, warum Projekte ihre Ziele nicht erreichen, ist die unzureichende Zuweisung der erforderlichen Ressourcen. Mit einer guten PPM-Software können Sie den Projekten Ressourcen zuweisen, die Ressourcennutzung laufend überwachen und entsprechende Anpassungen vornehmen.

5. Berichterstattung

Eine effiziente Entscheidungsfindung bei Projekten ist möglich, wenn Manager Zugang zu Berichten haben, die sie bei ihren Entscheidungen unterstützen. Wir sprechen hier von Projekt-Dashboards, periodischen Berichten und Ad-hoc-Berichten. Mit einer guten PPM Software können Sie den gesamten Prozess der Managementberichterstattung erheblich automatisieren. Darüber hinaus stellt eine solche Software sicher, dass alle Daten konsistent und genau sind.

Wie wählen Sie die richtige PPM-Software für Ihr Unternehmen?

Unternehmen, die sich für die Einführung von PPM-Software entscheiden, verfügen in der Regel bereits über beträchtliche Erfahrungen im Projektmanagement. Da sie immer mehr Projekte durchführen, haben solche Organisationen in der Tat versucht, einfache IT-Lösungen mit Tools wie Excel, PowerPoint, SharePoint und anderen zu entwickeln. Die wachsenden Anforderungen von Projektmanagern, Sponsoren, Lenkungsausschüssen und der Unternehmensleitung zeigten jedoch bald, dass solche einfachen Lösungen nicht ausreichten. Dies führt automatisch zu der Entscheidung, ein professionelles PPM-System zu implementieren. Um das richtige PPM-System für ein Unternehmen auszuwählen, ist es wichtig, die Anforderungen klar zu definieren. Unter diesen Anforderungen sind die folgenden Aspekte erwähnenswert:

• Soll das System auf unseren eigenen Servern installiert werden oder soll es eine Cloud-basierte Lösung sein?
• Welche Erwartungen haben wir an die Integration der PPM Software mit anderen Systemen im Unternehmen?
• Welche spezifischen Funktionen erwarten wir von dem PPM-System?
• Bietet das Unternehmen, das das PPM-System anbietet, auch professionelle Unterstützung während und nach der Implementierung an?
• Wie vorteilhaft ist das Softwarelizenzierungsmodell?
• Sind spezielle Anpassungen möglich, um das System an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation anzupassen?
• Inwieweit sollte das PPM-System flexibel und konfigurierbar sein?

Vorteile der Implementierung eines PPM-Systems

1. Bessere Kontrolle über alle Projekte im Unternehmen: Mit einem PPM-System können Sie Ihr gesamtes Projektportfolio von einem Ort aus verwalten. Sie haben ein vollständiges Bild davon, was passiert, in welchem Stadium sich die Projekte befinden und welche Projekte den größten Nutzen bringen.

2. Priorisierung von Projekten im Einklang mit strategischen Zielen: PPM erleichtert es, nur die Initiativen auszuwählen und umzusetzen, die die langfristige Strategie des Unternehmens wirklich unterstützen.

3. Optimierung der Ressourcennutzung (Mitarbeiter, Budget, Zeit): Das PPM-System hilft Ihnen, die richtigen Mitarbeiter den richtigen Projekten zuzuweisen und die Verfügbarkeit von Teams besser zu verwalten.

4. Frühzeitige Erkennung von Risiken und Projektüberlastungen: Mit integrierten Berichten und Warnmeldungen können Sie schnell auf Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder ineffiziente Prozesse reagieren.

5. Erhöhte Transparenz und bessere Kommunikation: Alle Beteiligten haben Zugang zu aktuellen Informationen – von den Projektleitern bis zum Management.

6. Automatisierte Berichterstattung und Analyse von Projektdaten: Kein manuelles Zusammenstellen von Informationen in Excel mehr. PPM bietet fertige Berichte, KPIs und Dashboards für die Entscheidungsfindung.

7. Effektivere Geschäftsentscheidungen: Management und Führungskräfte können Entscheidungen auf der Grundlage von Daten statt auf der Basis von Intuition treffen, was zu echten Einsparungen und größerer Effizienz führt.

8. Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen: PPM integriert verschiedene Unternehmensbereiche und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Projektteams, Finanzen, HR und IT.

9. Standardisierte Projektmanagement-Prozesse: Mit PPM kann ein Unternehmen ein einheitliches Projektmanagementmodell einführen, was sich in einer höheren Vorhersehbarkeit und Qualität der Ausführung niederschlägt.

10. Skalierbarkeit der Aktivitäten, wenn das Unternehmen wächst: PPM-Software wächst mit dem Unternehmen – sie ist sowohl für ein Dutzend als auch für mehrere hundert Projekte geeignet.

Erschließen Sie strategischen Wert mit dem richtigen PPM Tool

Das Erreichen der strategischen Ziele eines Unternehmens ohne ein solides PPM-System ist schwierig. Stellen Sie sich eine Situation vor, in der die Unternehmensleitung nicht weiß, welche Projekte bestimmte strategische Ziele unterstützen, wie der Status der einzelnen Programme ist oder welche Ergebnisse das Entwicklungsprojektportfolio bringt. In einem solchen Fall ist es unmöglich, das Unternehmen effektiv zu führen und einen überdurchschnittlichen Erfolg zu erzielen. In einem komplexen Unternehmen, das einen ehrgeizigen Ansatz zur Umsetzung seiner Strategie verfolgt, ist PPM-Software ein Muss.

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