¿Cómo se hace un buen plan de proyecto?

¿Qué es un plan de proyecto?

Un buen plan de proyecto es esencial porque, antes de gastar el primer dinero en un proyecto, nos vemos obligados a pensar en lo que queremos hacer. Cuanto más nos adentramos en el proceso de planificación, más información y detalles nuevos surgen. Incluidos correctamente en el plan, afectarán positivamente al éxito posterior del proyecto. El plan ayuda a coordinar mejor y a dividir el trabajo entre los miembros del equipo del proyecto. El plan nos permite comunicarnos mejor con las partes interesadas en el proyecto. Por último, el plan nos permite determinar si completaremos el proyecto a tiempo y si lo haremos en las cantidades previstas; es decir, nos permite gestionar bien la fase de ejecución del proyecto. Muchos gestores de proyectos prefieren estar activos y tener una sensación de «viento en popa» antes que dedicar horas y días a una tediosa planificación. En la gestión de proyectos, existe la falsa sensación de que trabajamos de forma inteligente. Un plan deficiente causa varios problemas de diversa naturaleza durante el proyecto. Con un plan inadecuado, puedes estar seguro al 100% de que se producirán esos problemas.

Elementos y enfoque para desarrollar un buen plan de proyecto

DEFINICIÓN DEL MARCO DEL PROYECTO

Al principio, debemos definir el marco (esquema) del proyecto:

• Resultado/producto del proyecto: definir lo que queremos conseguir gracias al proyecto, el producto final, los hitos clave y el alcance. Al determinar el alcance del proyecto, también conviene decir qué no se incluye en el alcance;
• El caso empresarial para el proyecto – Aquí, consideramos los problemas u oportunidades de la organización que el proyecto debe abordar. ¿Cuáles son los resultados empresariales estimados y esperados del proyecto? Necesitamos algo más que saber con precisión lo que queremos hacer. Es igualmente importante, si no más, saber con precisión por qué queremos hacerlo,
• indicando qué objetivos estratégicos apoyará el proyecto;
• Definir un presupuesto marco para el proyecto: conviene reflexionar sobre la horquilla en la que debe encajar el presupuesto;
• Definir los riesgos más críticos del proyecto;
• Definir las fases principales en las que va a consistir el proyecto;
• Definir los recursos y competencias necesarios para realizar el proyecto.

El marco del proyecto, así definido, suele recogerse en un documento de Carta del Proyecto. La Carta del Proyecto permite al promotor del proyecto decidir si inicia la fase de planificación del proyecto.

DEFINIR LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO

Una buena definición y descripción del producto o productos finales del proyecto y de los subproductos necesarios para lograr el resultado final es una de las actividades esenciales que hay que llevar a cabo al desarrollar el plan del proyecto. Elaborar la llamada Estructura de Desglose del Producto (EDP) y, a continuación, un Diagrama de Flujo del Producto (DFP) es una idea excelente. La EDP te permite descomponer los productos finales en sus respectivos subproductos, y el DFP te permitirá desarrollar una secuencia temporal para su creación. Cada producto debe describirse con la mayor precisión posible, para que haya el menor margen posible para interpretaciones ambiguas por parte del equipo del proyecto.

Definir y describir los entregables de un proyecto es un aspecto crítico de la gestión de proyectos. Implica planificar tareas, presupuestos, recursos y riesgos. Sin embargo, si descuidamos la importancia de la precisión en las descripciones de los productos, puede dar lugar a subestimaciones. Estas infravaloraciones pueden afectar a la precisión del calendario, el presupuesto y el plan de recursos. Esto se debe a que uno de los métodos más eficaces para planificar estos aspectos es la Planificación Basada en el Producto. Cuando se aplica correctamente, esta metodología garantiza una ejecución eficaz, alineando el calendario, los recursos y el presupuesto con los entregables del proyecto.

PLANIFICACIÓN POR PRODUCTOS, CREACIÓN DE UN CALENDARIO DE PROYECTO

Con los productos y el alcance del proyecto bien descritos, sabemos lo que queremos hacer. Por tanto, ha llegado el momento de definir cómo queremos llevarlo a cabo. Es una buena idea empezar el calendario construyendo la llamada Work Breakdown Structure (WBS), que es una lista ordenada adecuadamente de las tareas que hay que hacer para desarrollar los entregables definidos del proyecto. Dentro de esta lista, es buena idea incluir los hitos del proyecto. Sólo después de asegurarte de que tienes una buena lista de todas las tareas y de que están completas, merece la pena pasar a determinar la responsabilidad de completarlas. A continuación, define las fechas de inicio y fin de cada tarea y crea interdependencias entre ellas. De este modo, crearemos el llamado diagrama de Gantt del proyecto.

ELABORAR EL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO

Analizando cada tarea visible en el calendario de Gantt, tenemos en cuenta los gastos en que incurriremos para completar el proyecto. De este modo, recopilamos todas las partidas presupuestarias necesarias y estimamos las cantidades (existen varios métodos para estimar cantidades, pero su descripción queda fuera del alcance de este artículo). A veces, basta con facilitar los importes totales de cada partida presupuestaria; otras veces, las empresas exigen que se desglosen por cada mes del proyecto.

DESARROLLO DE UN PLAN DE RECURSOS

En el calendario de Gantt, asignamos la responsabilidad de la ejecución de las tareas; en cierta medida, enumeramos los recursos humanos necesarios para completar el proyecto. Esta lista debe completarse con todos los miembros del equipo del proyecto y, a continuación, determinar para cada persona el grado de participación en el proyecto. Podemos definir el grado de participación en el proyecto en %/días/horas, todo depende de las necesidades y de la metodología adoptada. Al examinar el plan de recursos, conviene preguntarse si los recursos dedicados son suficientes y tienen las competencias adecuadas para ejecutar bien el proyecto -la experiencia nos dice que, en muchos casos, es distinto-. Si el proyecto requiere recursos distintos de los humanos para su ejecución, los planificamos de forma similar a los recursos humanos.

DESARROLLAR UN PLAN DE RIESGOS

En esta fase, conviene identificar todos los riesgos del proyecto. Después, hay que determinar su probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial en el proyecto, y asignar la responsabilidad de su seguimiento.

DESARROLLAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN

Un plan de comunicación requiere definir a todas las partes interesadas relevantes del proyecto, identificar sus necesidades de información y, a continuación, desarrollar un plan de acción para abordarlas. En conjunto, todos los elementos descritos anteriormente constituyen el plan del proyecto. El patrocinador del proyecto debe aprobar el plan antes de que el proyecto pase a la fase de ejecución.

¿Cómo puede un sistema de información apoyar la creación de un buen plan de proyecto?

Muchas empresas planifican proyectos utilizando soluciones desarrolladas en MS Excel. Excel te permite crear un buen plan de proyecto que incluya todos sus elementos. Sin embargo, existen en el mercado bastantes programas definidos explícitamente para este fin, como el software de gestión de proyectos FlexiProject, entre otros, que apoyan la planificación de proyectos y contienen todas las funcionalidades necesarias para crear un plan de proyecto:

• una Carta de Proyecto extensa y preparada, o también llamada Carta de Proyecto,
• el software está adaptado para dividir el proyecto en cualquier número de fases, es decir, puedes separar fácilmente la fase de planificación de la fase de ejecución; tras la correspondiente aprobación del sistema por parte del patrocinador del proyecto, se puede guardar el plan del proyecto y hacer un seguimiento de la ejecución con respecto a él,
• Módulos avanzados para gestionar los recursos y riesgos de los proyectos: FlexiProject te permite planificarlos y luego hacer un seguimiento de la ejecución,
• el director del proyecto rellena un documento de «solicitud de cambio de plan» (la llamada Solicitud de Cambio) si existen circunstancias razonables para cambiar el plan del proyecto. Los cambios en el proyecto deben pasar por una vía de aprobación definida en el sistema, lo que significa que tienen lugar bajo un control total.