Hogyan készítsünk jó projekttervet?

Mi az a projektterv?

A jó projektterv elengedhetetlen, mert mielőtt az első pénzt is elköltjük egy projektre, kénytelenek vagyunk átgondolni, hogy mit is akarunk csinálni. Minél mélyebbre merülünk a tervezési folyamatban, annál több új információ és részlet merül fel. A tervbe helyesen beépítve ezek pozitívan befolyásolják a projekt későbbi sikerét. A terv segít a jobb koordinációban és a munka jobb megosztásában a projektcsapat tagjai között. A terv lehetővé teszi, hogy jobban kommunikáljunk a projekt érdekelt feleivel. Végül a terv lehetővé teszi számunkra, hogy meghatározzuk, hogy időben befejezzük-e a projektet, és hogy a projektet a meghatározott összegekben befejezzük-e. Vagyis lehetővé teszi, hogy jól irányítsuk a projekt megvalósítási szakaszát. Sok projektmenedzser jobban szeret aktív lenni és „szelet érezni a hajában”, mint órákat és napokat tölteni unalmas tervezéssel. A projektmenedzsmentben van egy hamis érzés, hogy okosan dolgozunk. A rossz terv számos különböző természetű problémát okoz a projekt során. Egy nem megfelelő tervvel 100%-ig biztos lehetsz benne, hogy ilyen problémák fognak jelentkezni.

A jó projektterv kidolgozásának elemei és megközelítése

A PROJEKT KERETMEGHATÁROZÁSA

Kezdetben meg kell határoznunk a projekt kereteit (sémáját):

• A projekt eredménye/terméke – annak meghatározása, hogy mit szeretnénk elérni a projektnek köszönhetően, a végtermék, a legfontosabb mérföldkövek és a hatókör. A projekt hatókörének meghatározásakor azt is érdemes elmondani, hogy mi nem tartozik a hatókörbe;
• A projekt üzleti esete – Itt a szervezet problémáit vagy lehetőségeit vesszük figyelembe, amelyeket a projektnek meg kell oldania. Melyek a projekt becsült és várt üzleti eredményei? Többre van szükségünk annál, hogy pontosan tudjuk, mit akarunk tenni. Ugyanilyen fontos, ha nem fontosabb, hogy pontosan tudjuk, miért akarjuk ezt megtenni,
• a projekt által támogatott stratégiai célkitűzések megjelölése;
• a projekt keretköltségvetésének meghatározása – érdemes átgondolni, hogy a költségvetésnek milyen tartományba kell illeszkednie;
• A legkritikusabb projektkockázatok meghatározása;
• A projekt fő fázisainak meghatározása;
• a projekt megvalósításához szükséges erőforrások és kompetenciák meghatározása.

Az így meghatározott projektkeretet gyakran egy Projekt Charta dokumentumban gyűjtik össze. A Projekt Charta lehetővé teszi a projekt szponzorának, hogy döntsön a projekt tervezési szakaszának megkezdéséről.

A PROJEKT EREDMÉNYEINEK MEGHATÁROZÁSA

A projektterv kidolgozása során elvégzendő egyik alapvető tevékenység a projekt végtermék(ek) és a végeredmény eléréséhez szükséges altermékek megfelelő meghatározása és leírása. Kiváló ötlet egy úgynevezett termékbontási struktúra (PBS), majd egy termékáramlási diagram (PFD) kidolgozása. A PBS lehetővé teszi, hogy a végtermékeket a megfelelő altermékekre bontsa, a PFD pedig lehetővé teszi, hogy kialakítsa a létrehozásuk időbeli sorrendjét. Minden egyes terméket a lehető legpontosabban kell leírni, hogy a projektcsapat számára minél kevesebb hely maradjon a kétértelmű értelmezésre.

A projekt eredményeinek meghatározása és leírása a projektmenedzsment egyik kritikus szempontja. Ez magában foglalja a feladatok, a költségvetés, az erőforrások és a kockázatok tervezését. Ha azonban elhanyagoljuk a pontosság fontosságát a termékleírásokban, az alulértékeléshez vezethet. Ezek az alulbecslések aztán befolyásolhatják az ütemterv, a költségvetés és az erőforrásterv pontosságát. Ennek oka, hogy az egyik leghatékonyabb módszer ezen szempontok megtervezésére a termékalapú tervezés. Helyes végrehajtás esetén ez a módszer biztosítja a hatékony végrehajtást azáltal, hogy az ütemtervet, az erőforrásokat és a költségvetést a projekt eredményeihez igazítja.

TERMÉKALAPÚ TERVEZÉS, PROJEKT ÜTEMTERV KÉSZÍTÉSE

A termékek és a projekt terjedelmének pontos leírásával tudjuk, hogy mit akarunk csinálni. Itt az ideje tehát, hogy meghatározzuk, hogyan akarjuk ezt megvalósítani. Az ütemezést érdemes egy úgynevezett Work Breakdown Structure (WBS) kialakításával kezdeni, amely a meghatározott projekttermékek kifejlesztéséhez elvégzendő feladatok megfelelően rendezett listája. Ezen a listán belül jó ötlet a projekt mérföldköveit is feltüntetni. Csak azután érdemes áttérni a feladatok elvégzéséért felelős személyek meghatározására, miután megbizonyosodott arról, hogy az összes feladatot megfelelően felsorolták, és azok teljes körűek. Ezután határozza meg az egyes feladatok kezdő és befejező időpontját, és építse ki a köztük lévő függőségeket. Ily módon létrehozzuk a projekt úgynevezett Gant t-diagramját.

PROJEKTKÖLTSÉGVETÉS KIDOLGOZÁSA

A Gantt ütemtervben látható minden egyes feladatot elemezve megvizsgáljuk a projekt befejezéséhez felmerülő költségeket. Ily módon összeállítjuk az összes szükséges költségvetési tételt, és megbecsüljük az összegeket (a mennyiségek becslésére több módszer is létezik, de ezek leírása meghaladja e cikk kereteit). Néha elegendő az egyes költségvetési tételek teljes összegét megadni; máskor a vállalatok megkövetelik, hogy a projekt egyes hónapjaira lebontva adjuk meg.

ERŐFORRÁS-TERV KIDOLGOZÁSA

A Gantt ütemtervben kijelöltük a feladatok végrehajtásának felelősségét; bizonyos mértékig felsoroltuk a projekt befejezéséhez szükséges emberi erőforrásokat. Ezt a listát ki kell egészíteni a projektcsapat összes tagjával, majd minden egyes személy esetében meg kell határozni a projektben való részvétel mértékét. A projektben való részvétel mértékét %-ban/napokban/órákban határozhatjuk meg – mindez az igényektől és az alkalmazott módszertantól függően. Az erőforrás-tervet vizsgálva érdemes feltenni a kérdést, hogy a dedikált erőforrások elegendőek-e és rendelkeznek-e a megfelelő kompetenciákkal a projekt jó végrehajtásához – a tapasztalat azt mutatja, hogy sok esetben ez másként van. Ha a projekt megvalósításához a humán erőforráson kívül más erőforrásokra is szükség van, akkor azokat a humán erőforráshoz hasonlóan tervezzük meg.

KOCKÁZATI TERV KIDOLGOZÁSA

Ebben a szakaszban érdemes azonosítani a projekt összes kockázatát. Ezután meg kell határozni a bekövetkezésük valószínűségét és a projektre gyakorolt lehetséges hatásukat, és ki kell jelölni a felelősséget a nyomon követésükért.

KOMMUNIKÁCIÓS TERV KIDOLGOZÁSA

A kommunikációs tervhez meg kell határozni a projekt összes érintettjét, azonosítani kell információs igényeiket, majd cselekvési tervet kell kidolgozni ezek kielégítésére. A fent vázolt elemek együttesen alkotják a projekttervet. A projekt szponzorának jóvá kell hagynia a tervet, mielőtt a projekt a megvalósítási szakaszba lép.

Hogyan támogathatja egy információs rendszer a jó projektterv elkészítését?

Sok vállalat tervez projekteket MS Excelben kifejlesztett megoldásokkal. Az Excel lehetővé teszi egy jó projektterv elkészítését, amely minden elemét tartalmazza. A piacon azonban szép számmal vannak kifejezetten erre a célra meghatározott programok, mint például többek között a FlexiProject projektmenedzsment szoftver, amelyek támogatják a projekttervezést, és tartalmazzák a projektterv elkészítéséhez szükséges összes funkciót:

• egy kiterjedt, kész Projekt Charta, vagy ún,
• a szoftver alkalmas arra, hogy a projektet tetszőleges számú fázisra ossza, azaz könnyen szétválasztható a tervezési és a végrehajtási fázis; a projekt szponzorának megfelelő rendszerjóváhagyása után a projektterv elmenthető, és a megvalósítás nyomon követhető hozzá képest,
• fejlett modulok a projekt erőforrásainak és kockázatainak kezelésére – a FlexiProject lehetővé teszi a tervezésüket, majd a végrehajtás nyomon követését,
• a projektvezető kitölti a bevarrt ” tervmódosítási kérelem” dokumentumot (ún. Change Request), ha a projektterv módosítására ésszerű körülmények állnak fenn. A projektmódosításoknak a rendszerben meghatározott jóváhagyási útvonalon kell végigmenniük, vagyis teljes ellenőrzés mellett történnek.