Come si fa un buon piano di progetto?

Che cos’è un piano di progetto?

Un buon piano di progetto è essenziale perché prima di spendere i primi soldi per un progetto, siamo costretti a pensare a ciò che vogliamo fare. Più ci addentriamo nel processo di pianificazione, più emergono nuove informazioni e dettagli. Se inseriti correttamente nel piano, influenzeranno positivamente il successo del progetto. Il piano aiuta a coordinare meglio e a dividere il lavoro tra i membri del team di progetto. Il piano ci permette di comunicare meglio con gli stakeholder del progetto. Infine, il piano ci permette di determinare se completeremo il progetto in tempo e se lo completeremo nei tempi previsti; in altre parole, ci permette di gestire bene la fase di implementazione del progetto. Molti project manager preferiscono essere attivi e avere un senso di “vento nei capelli” piuttosto che passare ore e giorni in una noiosa pianificazione. Nella gestione dei progetti, c’è la falsa sensazione di lavorare in modo intelligente. Un piano inadeguato causa diversi problemi di varia natura durante il progetto. Con un piano inadeguato, puoi essere sicuro al 100% che questi problemi si verificheranno.

Elementi e approccio per sviluppare un buon piano di progetto

DEFINIZIONE DEL QUADRO DEL PROGETTO

All’inizio, dobbiamo definire il quadro (schema) del progetto:

• Risultato/prodotto del progetto: definire ciò che si vuole ottenere grazie al progetto, il prodotto finale, le tappe fondamentali e l’ambito. Quando si determina l’ambito del progetto, è bene dire anche cosa non è incluso nell’ambito;
• Il business case del progetto – Qui si considerano i problemi o le opportunità dell’organizzazione a cui il progetto dovrebbe rispondere. Quali sono i risultati aziendali stimati e attesi del progetto? Non basta sapere esattamente cosa vogliamo fare. È altrettanto importante, se non di più, sapere con precisione perché vogliamo farlo,
• indicando gli obiettivi strategici che il progetto sosterrà;
• definire un budget di riferimento per il progetto – vale la pena di pensare al range entro il quale il budget dovrebbe rientrare;
• Definire i rischi più critici del progetto;
• Definire le fasi principali del progetto;
• definire le risorse e le competenze necessarie per realizzare il progetto.

Il quadro del progetto, così definito, viene spesso raccolto in un documento di Project Charter. La Carta del progetto consente allo sponsor del progetto di decidere se avviare la fase di pianificazione del progetto.

DEFINIRE I RISULTATI DEL PROGETTO

Una buona definizione e descrizione del prodotto finale del progetto e dei sotto-prodotti necessari per raggiungere il risultato finale è una delle attività essenziali da svolgere durante lo sviluppo del piano di progetto. Sviluppare una cosiddetta Struttura di Ripartizione del Prodotto (PBS) e poi un Diagramma di Flusso del Prodotto (PFD) è un’idea eccellente. La PBS ti permette di scomporre i prodotti finali nei rispettivi sottoprodotti, mentre il PFD ti consentirà di sviluppare una sequenza temporale per la loro creazione. Ogni prodotto deve essere descritto nel modo più preciso possibile, in modo da lasciare poco spazio a interpretazioni ambigue da parte del team di progetto.

Definire e descrivere i deliverable di un progetto è un aspetto fondamentale della gestione di un progetto. Comporta la pianificazione di attività, budget, risorse e rischi. Tuttavia, se trascuriamo l’importanza della precisione nelle descrizioni dei prodotti, questo può portare a sottostime. Queste sottovalutazioni possono influire sull’accuratezza del piano dei tempi, del budget e delle risorse. Uno dei metodi più efficaci per pianificare questi aspetti è la pianificazione basata sui prodotti. Se implementata correttamente, questa metodologia garantisce un’esecuzione efficace allineando il calendario, le risorse e il budget ai risultati del progetto.

PIANIFICAZIONE BASATA SUI PRODOTTI, CREAZIONE DI UN PROGRAMMA DI PROGETTO

Con i prodotti e l’ambito del progetto ben descritti, sappiamo cosa vogliamo fare. È quindi giunto il momento di definire come realizzarlo. È una buona idea iniziare la pianificazione costruendo una cosiddetta Work Breakdown Structure (WBS), ovvero un elenco adeguatamente organizzato di compiti che devono essere svolti per sviluppare i deliverable del progetto definiti. All’interno di questo elenco, è bene includere le tappe del progetto. Solo dopo esserti assicurato di avere un buon elenco di tutti i compiti e che siano completi, vale la pena di passare a determinare la responsabilità per il loro completamento. Quindi, definisci le date di inizio e fine di ogni attività e costruisci le interdipendenze tra di esse. In questo modo creeremo il cosiddetto diagramma di Gantt del progetto.

SVILUPPARE UN BUDGET DI PROGETTO

Analizzando ogni attività visibile nel diagramma di Gantt, consideriamo le spese sostenute per completare il progetto. In questo modo, compiliamo tutte le voci di bilancio necessarie e stimiamo gli importi (esistono diversi metodi per stimare le quantità, ma la loro descrizione esula dallo scopo di questo articolo). A volte è sufficiente fornire gli importi totali per ogni voce di bilancio; altre volte, le aziende richiedono che siano suddivisi per ogni mese del progetto.

SVILUPPO DI UN PIANO DI RISORSE

Nel diagramma di Gantt, abbiamo assegnato le responsabilità per l’esecuzione dei compiti; in parte, abbiamo elencato le risorse umane necessarie per completare il progetto. Questo elenco dovrebbe essere completato con tutti i membri del team di progetto e poi, per ogni persona, si dovrebbe determinare il grado di coinvolgimento nel progetto. Possiamo definire il grado di partecipazione al progetto in %/giorni/ore – tutto dipende dalle esigenze e dalla metodologia adottata. Quando si esamina il piano delle risorse, vale la pena chiedersi se le risorse dedicate sono sufficienti e hanno le competenze giuste per eseguire bene il progetto – l’esperienza ci dice che, in molti casi, è diverso. Se il progetto richiede risorse diverse da quelle umane per l’implementazione, le pianifichiamo in modo simile alle risorse umane.

SVILUPPARE UN PIANO DI RISCHIO

In questa fase, è opportuno identificare tutti i rischi del progetto. Successivamente, è necessario determinare la loro probabilità di accadimento e il loro potenziale impatto sul progetto e assegnare la responsabilità del loro monitoraggio.

SVILUPPARE UN PIANO DI COMUNICAZIONE

Un piano di comunicazione richiede la definizione di tutti gli stakeholder del progetto, l’identificazione delle loro esigenze informative e lo sviluppo di un piano d’azione per soddisfarle. L’insieme degli elementi sopra descritti costituisce il piano di progetto. Lo sponsor del progetto deve approvare il piano prima che il progetto passi alla fase di implementazione.

Come può un sistema informativo supportare la creazione di un buon piano di progetto?

Molte aziende pianificano i progetti utilizzando soluzioni sviluppate in MS Project. Excel ti permette di creare un buon piano di progetto che include tutti i suoi elementi. Tuttavia, sul mercato esistono diversi programmi definiti esplicitamente per questo scopo, come ad esempio il software di gestione dei progetti FlexiProject, che supportano la pianificazione dei progetti e contengono tutte le funzionalità necessarie per creare un piano di progetto:

• un’ampia Carta del Progetto già pronta, o la cosiddetta Carta del Progetto,
• il software è in grado di suddividere il progetto in un numero qualsiasi di fasi, cioè si può facilmente separare la fase di pianificazione da quella di esecuzione; dopo l’appropriata approvazione del sistema da parte dello sponsor del progetto, il piano di progetto può essere salvato e l’implementazione può essere monitorata rispetto ad esso,
• moduli avanzati per la gestione delle risorse e dei rischi dei progetti: FlexiProject ti permette di pianificarli e di seguirne l’esecuzione,
• il project manager compila un documento di “richiesta di modifica del piano” (la cosiddetta Change Request) se ci sono circostanze ragionevoli per modificare il piano del progetto. Le modifiche al progetto devono passare attraverso un percorso di approvazione definito nel sistema, il che significa che avvengono sotto completo controllo.