Cum se face un plan de proiect bun?
Mulți oameni asociază un plan de proiect cu un grafic de proiect (diagrama Gantt), în care sunt definite sarcinile proiectului, responsabilitățile atribuite pentru punerea lor în aplicare, datele de început și de sfârșit și legăturile dintre sarcini. Cu toate acestea, o astfel de asociere este doar parțial justificată, deoarece un plan de proiect bun este un concept mai larg. Înainte de a intra în detaliile specifice ale unui plan de proiect, este esențial să înțelegem de ce este necesar și semnificația acestuia. În conformitate cu metodologiile Prince 2 de gestionare a proiectelor, fiecare proiect ar trebui să aibă două faze logice – faza de planificare și faza de execuție. În esență, gestionarea eficientă a fazei de execuție este imposibilă fără o bază solidă – un plan de proiect.
Ce este un plan de proiect?
Un plan de proiect bun este esențial pentru că, înainte de a cheltui primii bani pe un proiect, suntem obligați să ne gândim la ceea ce vrem să facem. Cu cât ne aflăm mai adânc în procesul de planificare, cu atât apar mai multe informații și detalii noi. Incluse corect în plan, acestea vor afecta pozitiv succesul ulterior al proiectului. Planul ne ajută să coordonăm mai bine și să împărțim munca între membrii echipei de proiect. Planul ne permite să comunicăm mai bine cu părțile interesate de proiect. În cele din urmă, planul ne permite să determinăm dacă vom finaliza proiectul la timp și dacă vom finaliza proiectul în cuantumurile stabilite; adică, ne permite să gestionăm bine faza de implementare a proiectului. Mulți manageri de proiect preferă să fie activi și să aibă un sentiment de „vânt în păr” decât să petreacă ore și zile pe planificări plictisitoare. În gestionarea proiectelor, există un sentiment fals că lucrăm SMART. Un plan necorespunzător cauzează mai multe probleme de diverse naturi în timpul proiectului. Cu un plan inadecvat, puteți fi 100% siguri că astfel de probleme vor apărea.
Elemente și abordare pentru dezvoltarea unui plan de proiect bun
DEFINIREA CADRULUI PROIECTULUI
De la început, trebuie să definim cadrul (schema) proiectului:
- Rezultatul/produsul proiectului – definirea a ceea ce dorim să obținem datorită proiectului, a produsului final, a etapelor-cheie și a domeniului de aplicare. Atunci când se stabilește domeniul de aplicare al proiectului, merită spus și ce nu este inclus în domeniul de aplicare;
- Analiza de rentabilitate a proiectului – Aici, luăm în considerare problemele sau oportunitățile organizației pe care proiectul ar trebui să le abordeze. Care sunt rezultatele de afaceri estimate și așteptate ale proiectului? Avem nevoie de mai mult decât să știm exact ce vrem să facem. Este la fel de important, dacă nu chiar mai important, să știm exact de ce vrem să o facem,
- precizarea obiectivelor strategice pe care le va sprijini proiectul;
- definirea unui buget-cadru pentru proiect – merită să vă gândiți la intervalul în care ar trebui să se încadreze bugetul;
- Definirea celor mai importante riscuri ale proiectului;
- Definirea principalelor faze din care va consta proiectul;
- definirea resurselor și a competențelor necesare pentru realizarea proiectului.
Cadrul proiectului, astfel definit, este adesea reunit într-un document privind Carta proiectului. Carta proiectului permite sponsorului proiectului să decidă dacă să inițieze faza de planificare a proiectului.
DEFINIREA ELEMENTELOR LIVRABILE ALE PROIECTULUI
O bună definire și descriere a produsului (produselor) final(e) al(e) proiectului și a subproduselor necesare pentru obținerea rezultatului final este una dintre activitățile esențiale care trebuie efectuate în timpul elaborării planului de proiect. Elaborarea unei așa-numite structuri de defalcare a produsului (PBS) și apoi a unei diagrame de flux a produsului (PFD) este o idee excelentă. PBS vă permite să descompuneți produsele finale în subprodusele lor respective, iar PFD vă va permite să dezvoltați o secvență temporală pentru crearea acestora. Fiecare produs ar trebui să fie descris cât mai precis posibil, astfel încât să existe cât mai puțin loc pentru interpretări ambigue din partea echipei de proiect.
Definirea și descrierea realizărilor proiectului reprezintă un aspect esențial al gestionării proiectelor. Aceasta implică planificarea sarcinilor, bugetelor, resurselor și riscurilor. Cu toate acestea, dacă neglijăm importanța preciziei în descrierea produselor, aceasta poate duce la subestimări. Aceste subestimări pot afecta apoi acuratețea calendarului, a bugetului și a planului de resurse. Acest lucru se datorează faptului că una dintre cele mai eficiente metode de planificare a acestor aspecte este planificarea bazată pe produse. Atunci când este implementată corect, această metodologie asigură o execuție eficientă prin alinierea calendarului, a resurselor și a bugetului la produsele livrabile ale proiectului.
PLANIFICAREA BAZATĂ PE PRODUSE, CREAREA UNUI PROGRAM DE PROIECT
Cu produsele și domeniul de aplicare ale proiectului bine descrise, știm ce vrem să facem. Prin urmare, este timpul să definim modul în care dorim să realizăm acest lucru. Este o idee bună să începeți programul prin construirea unei așa-numite Work Breakdown Structure (WBS), care este o listă aranjată în mod adecvat a sarcinilor care trebuie realizate pentru a dezvolta produsele definite ale proiectului. În cadrul acestei liste, este o idee bună să includeți etapele principale ale proiectului. Numai după ce vă asigurați că aveți o listă bună a tuturor sarcinilor și că acestea sunt finalizate, merită să treceți la stabilirea responsabilității pentru finalizarea lor. Apoi, definiți datele de început și de sfârșit ale fiecărei sarcini și construiți interdependențe între ele. În acest fel, vom crea așa-numita diagramă Gantt pentru proiect.
ELABORAREA UNUI BUGET DE PROIECT
Analizând fiecare sarcină vizibilă pe graficul Gantt, luăm în considerare cheltuielile suportate pentru finalizarea proiectului. În acest fel, compilăm toate posturile bugetare necesare și estimăm sumele (există mai multe metode de estimare a cantităților, dar descrierea lor depășește domeniul de aplicare al acestui articol). Uneori, este suficient să furnizăm sumele totale pentru fiecare element bugetar; alteori, companiile solicită defalcarea acestora pe fiecare lună a proiectului.
ELABORAREA UNUI PLAN DE RESURSE
În programul Gantt, am atribuit responsabilitatea pentru implementarea sarcinilor; într-o oarecare măsură, am enumerat resursele umane necesare pentru finalizarea proiectului. Această listă trebuie completată cu toți membrii echipei de proiect, iar apoi, pentru fiecare persoană, trebuie determinat gradul de implicare în proiect. Putem defini gradul de participare la proiect în %/zile/ore – totul în funcție de necesități și de metodologia adoptată. Atunci când analizați planul de resurse, merită să vă întrebați dacă resursele dedicate sunt suficiente și au competențele potrivite pentru a executa bine proiectul – experiența ne spune că, în multe cazuri, acest lucru este diferit. Dacă proiectul necesită alte resurse decât resursele umane pentru implementare, le planificăm în mod similar cu resursele umane.
SĂ ELABOREZE UN PLAN DE RISC
În această etapă, merită identificate toate riscurile proiectului. Apoi, este necesar să se determine probabilitatea lor de apariție și impactul potențial asupra proiectului și să se atribuie responsabilitatea pentru monitorizarea acestora.
ELABORAREA UNUI PLAN DE COMUNICARE
Un plan de comunicare necesită definirea tuturor părților interesate relevante din cadrul proiectului, identificarea nevoilor lor de informare și apoi elaborarea unui plan de acțiune pentru a le aborda. Împreună, toate elementele prezentate mai sus constituie planul de proiect. Sponsorul proiectului trebuie să aprobe planul înainte ca proiectul să treacă în faza de implementare.
Well-selected and properly implemented software can elevate the organization to the next level in project management effectiveness.
Cum poate un sistem informatic să sprijine crearea unui bun plan de proiect?
Multe companii planifică proiecte folosind soluții dezvoltate în MS Excel. Excel vă permite să creați un plan de proiect bun, care să includă toate elementele sale. Cu toate acestea, există destul de multe programe pe piață definite în mod explicit în acest scop, cum ar fi software-ul de gestionare a proiectelor FlexiProject, printre altele, care sprijină planificarea proiectelor și conțin toate funcționalitățile necesare pentru crearea unui plan de proiect:
- o cartă de proiect extinsă, gata pregătită, sau așa-numita cartă de proiect,
- software-ul este adaptat pentru a împărți proiectul în orice număr de faze, adică puteți separa cu ușurință faza de planificare de faza de execuție; după aprobarea corespunzătoare a sistemului de către sponsorul proiectului, planul de proiect poate fi salvat, iar implementarea poate fi urmărită în funcție de acesta,
- module avansate pentru gestionarea resurselor și riscurilor proiectelor – FlexiProject vă permite să le planificați și apoi să urmăriți execuția,
- managerul de proiect completează un document cusut „cerere de modificare a planului” (așa-numita cerere de modificare) dacă există circumstanțe rezonabile pentru modificarea planului proiectului. Modificările proiectului trebuie să treacă printr-o cale de aprobare definită în sistem, ceea ce înseamnă că acestea au loc sub control complet.
