Cum se face un plan de proiect bun?

Multe persoane asociază un plan de proiect cu un calendar de proiect (diagrama Gantt), în care sunt definite sarcinile proiectului, responsabilitățile atribuite pentru implementarea lor, datele de început și de sfârșit și legăturile dintre sarcini. Cu toate acestea, o astfel de asociere este doar parțial justificată, deoarece un plan de proiect bun este un concept mai larg. Înainte de a intra în specificul unui plan de proiect, este esențial să înțelegem de ce este necesar și semnificația sa.
Conform metodologiilor de management de proiect Prince 2, fiecare proiect ar trebui să aibă două faze logice – faza de planificare și faza de execuție. În esență, gestionarea eficientă a fazei de execuție este imposibilă fără o bază solidă – un plan de proiect.

Ce este un plan de proiect?

Un plan de proiect bun este esențial deoarece, înainte de a cheltui primii bani pe un proiect, suntem obligați să ne gândim la ceea ce vrem să facem. Cu cât ne adâncim mai mult în procesul de planificare, cu atât apar mai multe informații și detalii noi. Incluse corect în plan, acestea vor influența pozitiv succesul ulterior al proiectului. Planul ajută la o mai bună coordonare și la împărțirea muncii între membrii echipei de proiect. Planul ne permite să comunicăm mai bine cu părțile interesate de proiect. În cele din urmă, planul ne permite să determinăm dacă vom finaliza proiectul la timp și dacă vom finaliza proiectul în sumele stabilite; cu alte cuvinte, ne permite să gestionăm bine faza de implementare a proiectului. Mulți manageri de proiect preferă să fie activi și să aibă un sentiment de „vânt în păr” decât să petreacă ore și zile întregi la o planificare plictisitoare. În managementul de proiect, există un fals sentiment că lucrăm inteligent. Un plan prost cauzează mai multe probleme de diverse naturi în timpul proiectului.
Cu un plan inadecvat, puteți fi 100% sigur că vor apărea astfel de probleme.

Elemente și abordare pentru dezvoltarea unui plan de proiect bun

DEFINIREA CADRULUI PROIECTULUI

De la început, trebuie să definim cadrul (schema) proiectului:

Rezultatul/produs al proiectului – definirea a ceea ce dorim să obținem datorită proiectului, a produsului final, a etapelor cheie și a domeniului de aplicare.
Atunci când se stabilește domeniul de aplicare al proiectului, merită spus și ce nu este inclus în domeniul de aplicare;
Cazul de afaceri pentru proiect – Aici se iau în considerare problemele sau oportunitățile organizației la care ar trebui să răspundă proiectul.
Care sunt rezultatele comerciale estimate și așteptate ale proiectului?
Avem nevoie de mai mult decât să știm cu exactitate ce vrem să facem.
Este la fel de important, dacă nu chiar mai important, să știm cu exactitate de ce vrem să facem acest lucru,
precizarea obiectivelor strategice pe care le va sprijini proiectul;
definirea unui buget-cadru pentru proiect – merită să vă gândiți la intervalul în care ar trebui să se încadreze bugetul;
Definirea celor mai importante riscuri ale proiectului;
Definirea principalelor faze din care va consta proiectul;
definirea resurselor și a competențelor necesare pentru realizarea proiectului.

Cadrul proiectului, așa cum este definit în acest mod, este adesea adunat într-un document privind Carta proiectului.
Carta de proiect permite sponsorului de proiect să decidă dacă să inițieze sau nu faza de planificare a proiectului.

DEFINIREA ELEMENTELOR LIVRABILE ALE PROIECTULUI

O bună definire și descriere a produsului (produselor) final(e) al(e) proiectului și a subproduselor necesare pentru obținerea rezultatului final este una dintre activitățile esențiale care trebuie realizate în timpul elaborării planului de proiect.
Elaborarea unei așa-numite structuri de defalcare a produsului (PBS) și apoi a unei diagrame de flux a produsului (PFD) este o idee excelentă.
PBS vă permite să descompuneți produsele finale în subprodusele lor respective, iar PFD vă va permite să elaborați o secvență de timp pentru crearea acestora.
Fiecare produs trebuie descris cât mai precis posibil, astfel încât să existe cât mai puțin spațiu pentru interpretări ambigue din partea echipei de proiect.
Definirea și descrierea produselor proiectului reprezintă un aspect esențial al managementului de proiect.
Acesta implică planificarea sarcinilor, a bugetelor, a resurselor și a riscurilor.
Cu toate acestea, dacă neglijăm importanța preciziei în descrierea produselor, aceasta poate duce la subestimări.
Aceste subestimări pot afecta apoi acuratețea calendarului, a bugetului și a planului de resurse.
Acest lucru se datorează faptului că una dintre cele mai eficiente metode de planificare a acestor aspecte este planificarea bazată pe produs.
Atunci când este implementată corect, această metodologie asigură o execuție eficientă prin alinierea calendarului, a resurselor și a bugetului cu produsele livrabile ale proiectului.

PLANIFICAREA BAZATĂ PE PRODUSE, CREAREA UNUI PROGRAM DE PROIECT

Odată ce produsele și domeniul de aplicare al proiectului sunt bine descrise, știm ce vrem să facem.
Prin urmare, este timpul să definim modul în care dorim să realizăm acest lucru.
Este o idee bună să începem calendarul prin construirea unei așa-numite structuri de defalcare a muncii (Work Breakdown Structure – WBS), care este o listă aranjată în mod adecvat a sarcinilor care trebuie realizate pentru a dezvolta produsele livrabile definite ale proiectului.
În cadrul acestei liste, este o idee bună să includem reperele proiectului.
Numai după ce vă asigurați că aveți o listă bună a tuturor sarcinilor și că acestea sunt complete, merită să treceți la determinarea responsabilității pentru finalizarea lor.
Apoi, definiți datele de început și de sfârșit ale fiecărei sarcini și creați interdependențe între ele.
În acest fel, vom crea așa-numita diagramă Gantt pentru proiect.

ELABORAREA UNUI BUGET DE PROIECT

Analizând fiecare sarcină vizibilă pe programul Gantt, luăm în considerare cheltuielile suportate pentru finalizarea proiectului.
În acest fel, compilăm toate elementele bugetare necesare și estimăm sumele (există mai multe metode de estimare a cantităților, dar descrierea lor depășește sfera de aplicare a acestui articol).
Uneori, este suficient să furnizăm sumele totale pentru fiecare articol bugetar; alteori, companiile cer ca acestea să fie defalcate pe fiecare lună a proiectului.

ELABORAREA UNUI PLAN DE RESURSE

În programul Gantt, am atribuit responsabilitatea pentru implementarea sarcinilor; într-o anumită măsură, am enumerat resursele umane necesare pentru a finaliza proiectul.
Această listă ar trebui completată cu toți membrii echipei de proiect, iar apoi, pentru fiecare persoană, ar trebui să se determine gradul de implicare în proiect.
Putem defini gradul de participare la proiect în %/zile/ore – totul în funcție de necesități și de metodologia adoptată.
Atunci când analizați planul de resurse, merită să vă întrebați dacă resursele dedicate sunt suficiente și au competențele potrivite pentru a executa bine proiectul – experiența ne spune că, în multe cazuri, acest lucru este diferit.
În cazul în care proiectul necesită alte resurse decât cele umane pentru implementare, le planificăm în mod similar cu resursele umane.

SĂ ELABOREZE UN PLAN DE RISC

În această etapă, merită să identificăm toate riscurile proiectului.
Apoi, este necesar să se determine probabilitatea de apariție a acestora și impactul potențial asupra proiectului și să se atribuie responsabilitatea pentru monitorizarea lor.

ELABORAREA UNUI PLAN DE COMUNICARE

Un plan de comunicare presupune definirea tuturor părților interesate relevante ale proiectului, identificarea nevoilor de informare ale acestora și apoi elaborarea unui plan de acțiune pentru a le aborda.
Împreună, toate elementele prezentate mai sus constituie planul de proiect.
Sponsorul proiectului trebuie să aprobe planul înainte ca proiectul să treacă în faza de implementare.

Vezi mai mult

5 beneficii ale aplicației de management de proiect

Mergeți la articol

Cum poate un sistem informatic să sprijine crearea unui bun plan de proiect?

Multe companii planifică proiecte folosind soluții dezvoltate în MS Excel.
Excel vă permite să creați un plan de proiect bun, care să includă toate elementele acestuia.
Cu toate acestea, pe piață există destul de multe programe definite în mod explicit în acest scop, cum ar fi, printre altele, software-ul de gestionare a proiectelor FlexiProject, care sprijină planificarea proiectelor și conțin toate funcționalitățile necesare pentru crearea unui plan de proiect:

o Cartă de proiect extinsă, gata făcută, sau așa-numita Cartă de proiect,
software-ul este adaptat pentru a împărți proiectul în orice număr de faze, adică puteți separa cu ușurință faza de planificare de faza de execuție; după aprobarea corespunzătoare a sistemului de către sponsorul proiectului, planul de proiect poate fi salvat, iar implementarea poate fi urmărită în funcție de acesta,
module avansate de gestionare a resurselor și riscurilor proiectelor – FlexiProject vă permite să le planificați și apoi să urmăriți execuția,
managerul de proiect completează un document cusut „cerere de modificare a planului” (așa-numita cerere de modificare) dacă există circumstanțe rezonabile pentru modificarea planului de proiect.
Modificările proiectului trebuie să treacă printr-o cale de aprobare definită în sistem, ceea ce înseamnă că acestea au loc sub un control complet.