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Entwicklung eines Projektplans - Projektzeitplan
Das Herzstück eines jeden Projektplans ist sein Zeitplan. Natürlich besteht der Projektplan auch aus anderen wesentlichen Elementen wie dem Business Case, der Projektcharta, dem Budget, dem Risikoplan, dem Ressourcenplan oder dem Kommunikationsplan. Dennoch gilt der Zeitplan als sein wichtigstes Element. Warum ist das so? Die im Zeitplan dargestellte Struktur der Aufgaben, die Zuweisung von Zuständigkeiten, die Festlegung der Dauer von Aufgaben und deren Zusammenhänge zeigen, wie wir das Projektziel erreichen wollen.
Wie erstellen Sie einen praktischen Zeitplan, der dem Projekt den richtigen Verlauf und das richtige Tempo verleiht? Die Antwort ist einfach: Vertrauen Sie einem Tool, das von erfahrenen Experten entwickelt wurde. Im Folgenden beschreibe ich die Schritte zur Entwicklung eines Projektplans mit FlexiProject, das diese Funktionalität auf einem sehr intuitiven und doch sehr fortgeschrittenen Niveau bietet.
Definieren Sie eine Liste von Leistungen, die das Projekt erbringen muss
Wir setzen jedes Projekt um, um die vom Unternehmen festgelegten Ergebnisse zu erzielen. In der Praxis bedeutet dies, dass das Projekt bestimmte Ergebnisse hervorbringen sollte. Wir sollten genau wissen, welche Teilprodukte und Endprodukte wir erstellen möchten, bevor wir mit der Erstellung eines Projektplans beginnen. Dies ist der erste und grundlegende Schritt bei der Erstellung eines praktischen Projektplans. Die geforderten Leistungen sollten benannt und ihr Inhalt kurz definiert werden, damit die für ihre Erstellung Verantwortlichen später genau wissen, was sie liefern sollen. Eine solche Liste definierter Produkte ist in der folgenden Abbildung dargestellt:
Entwickeln Sie eine Struktur der auszuführenden Aufgaben, den sogenannten WBS (Work Breakdown Structure).
Ähnlich wie bei der Definition der Produktliste sollten wir auch bei der Erstellung des Projektstrukturplans viel Präzision und Sorgfalt walten lassen. Bei der Entwicklung der Struktur von Projektaufgaben lohnt es sich, mit der Definition von Sammelaufgaben zu beginnen und diese mit den zuvor definierten Produkten zu verknüpfen. In der Praxis können wir entweder ein Produkt an eine bestimmte Sammelaufgabe koppeln oder am Ende jeder Sammelaufgabe einen Projektmeilenstein definieren, der zu dem gewünschten Produkt führt. Sobald wir die Hauptaufgaben im Projektplan definiert haben, können wir eine Ebene tiefer gehen und detaillierte Aufgaben definieren. In diesem Fall können wir jede Sammelaufgabe als „Miniprojekt“ behandeln. Es lohnt sich, die im Projektstrukturplan definierten Aufgaben kurz zu definieren, damit später jeder Projektbeteiligte genau weiß, welche Aufgaben ihm zugewiesen sind. Die folgende Abbildung zeigt die Struktur des Projektstrukturplans und für eine ausgewählte, hervorgehobene Aufgabe das Dialogfenster mit den Details zu dieser Aufgabe auf der rechten Seite:
Bestimmen Sie die Zuständigkeit für die Durchführung der Aufgaben, ihre Zusammenhänge und ihre zeitliche Verteilung
Sobald wir uns sicher sind, dass der von uns entwickelte Projektstrukturplan vollständig ist, sollten wir die Dauer der einzelnen Aufgaben (ihre Arbeitsintensität) festlegen und die Verantwortung für ihre Durchführung klar definieren. Jeder, der mit Projektmanagement zu tun hat, weiß, wie man Aufgaben Verantwortliche zuweist und wie man festlegt, wann eine Aufgabe beginnen soll und wie lange sie dauern soll. Besonderes Augenmerk möchte ich jedoch auf den Aufbau von Beziehungen und die Logik der Verknüpfungen zwischen den verschiedenen im Projektplan definierten Aufgaben legen. Wenn wir die Aufgaben im Projekt in der Phase der Planerstellung klug miteinander verknüpfen, wird unsere Arbeit in Zukunft einfacher sein. Wenn sich die Umsetzung einer der Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt verzögert, werden alle damit verbundenen Aufgaben automatisch vorangebracht. Wenn wir bereits in der Planungsphase Verknüpfungen erstellt haben und eine der Aufgaben zeitlich nach vorne oder hinten verschoben wird, verschieben sich auch die anderen damit verbundenen Aufgaben im Projekt entsprechend. In den Abbildungen unten sehen Sie die Struktur der Projektaufgaben und den Gantt-Plan mit den markierten Beziehungen:
Speichern Sie den entwickelten Zeitplan als Plan, auf den Sie während der Projektdurchführung zurückgreifen können.
Wenn Sie sicher sind, dass Sie bereits einen guten Projektplan entwickelt haben, speichern Sie ihn im System als Projekt-Basisplan (Baseline), auf den Sie sich während der Projektdurchführung beziehen werden. Die folgende Abbildung zeigt ein laufendes Projekt und seinen aktuellen Bezug zum genehmigten Terminplan. Die dünnen schwarzen Striche unter jeder Aufgabe zeigen den genehmigten Plan, und die dickeren Balken darüber zeigen den aktuellen Grad der Fertigstellung jeder Aufgabe aus dem Projektplan:
Maximierung des Projekterfolgs durch effektive Terminplanung und -überwachung
Ein gut durchdachter Zeitplan für das Projekt wird den letztendlichen Erfolg der Implementierung maßgeblich beeinflussen. Die an dem Projekt beteiligten Personen wissen genau, was sie wann zu tun haben. Bei der Umsetzung der Richtlinien können wir Abweichungen klar überwachen und Korrekturmaßnahmen ergreifen.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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