Řízení projektu

Úloha a úkoly kanceláře projektového řízení (PMO) v organizaci

Kancelář projektového řízení je součástí organizačních struktur mnoha firem v Polsku i ve světě. V zájmu efektivní konkurence na trhu a rychlé realizace strategických cílů se rozhoduje o realizaci rostoucího počtu projektů. Úspěch mnoha projektů dokonce rozhoduje o úspěchu a přežití celé organizace na trhu. Tyto projekty významně zapojují lidské, finanční a materiální zdroje. S tak rychle rostoucím počtem projektů a s tím spojeným vysokým objemem prostředků hledají společnosti metody, jak tyto projekty efektivně realizovat. Pro dosažení této efektivity se stává klíčovým vybudování kanceláře projektového řízení v rámci společnosti. Pokusíme se v tomto článku objasnit vizi a roli, kterou by měl PMO v organizaci hrát.

V tomto článku se dozvíte: Úloha PMO v organizaci Nejčastější příčiny selhání PMO Jak efektivně zavést PMO Kde by měl být PMO v rámci organizační struktury umístěn. Největší výzvy, kterým čelí PMO Nástroje, které podporují efektivitu PMO

Proč se PMO ne vždy daří? Nejčastější důvody neúspěchu.

Výzkumy ukazují, že ne všechny nově zřízené kanceláře projektového řízení (PMO) jsou úspěšné. Neúspěch, který často vede k zániku této organizační jednotky, je často způsoben následujícími důvody:

• Absence jasné vize definující roli PMO ve společnosti.
• Nedostatek vhodné kultury projektového řízení ve společnosti.
• příliš slabá osoba v čele PMO, a to jak z hlediska odborných, tak organizačních kompetencí.
• nedostatečné zapojení vedení společnosti do úspěchu PMO, zejména v počátečním období jeho fungování.
• Nedostatečně jasná komunikace s organizací ohledně role a rozsahu odpovědnosti PMO.
• Slabý tým zaměstnanců pracujících v oddělení PMO
• Nedostatek moderních IT nástrojů podporujících provoz PMO.

Případová studie - Neúspěšná implementace kanceláře projektového řízení ve velké organizaci

V jedné velké mezinárodní mediální společnosti působící v Polsku bylo rozhodnuto o zřízení PMO. V této společnosti probíhaly desítky projektů různého charakteru najednou a všem vadil všeobecný nepořádek způsobený neefektivním řízením projektů. Byl přijat manažer PMO a dva podřízení zaměstnanci. Začala fungovat kancelář pro řízení projektů a od samého počátku začaly vznikat konflikty mezi PMO a zbytkem organizace. Důvodem byly zejména tyto skutečnosti:

1. zaměstnanci, kteří dříve působili jako projektoví manažeři, se domnívali, že vzhledem k tomu, že do PMO nastoupili noví lidé, budou od nynějška řídit projekty oni.
2. zaměstnanci PMO na druhou stranu viděli svou roli spíše v podpoře projektových týmů, než že by přebírali plnou odpovědnost za realizaci projektu.
3. vedení společnosti si bylo vědomo vznikajících konfliktů, ale domnívalo se, že je to manažer PMO, kdo je musí umět vyřešit sám.
4. nový PMO nezačal s přesným vymezením své role a komunikace s organizací, ale okamžitě začal s operativními činnostmi.

Tento neúspěšný začátek vedl po několika měsících k rozpuštění PMO. Chybám, kterých se organizace dopustila, se dalo snadno vyhnout.

Kde v organizační struktuře by měl být umístěn PMO?

Na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď a v různých organizacích se toto umístění PMO v organizační struktuře společnosti liší. Nejčastěji je manažer PMO podřízen přímo generálnímu řediteli společnosti. Důvodem pro takové místo v organizační struktuře je to, že organizace má mnoho projektů velmi rozdílného charakteru. Patří mezi ně projekty v oblasti IT, marketingu, optimalizace, investic nebo výzkumu a vývoje. Pokud však například 80 % projektů podporovaných kanceláří pro řízení projektů probíhá ve výrobním oddělení, pak má smysl, aby kancelář pro řízení projektů spadala pod člena představenstva odpovědného za výrobu. Pravidlem by však mělo být, že PMO podléhá členu představenstva, což významně pomáhá při řešení různých organizačních problémů.

Jakým výzvám čelí PMO v organizacích?

Aby bylo možné dobře definovat roli PMO v organizaci, je užitečné předem pochopit, jaké jsou nejdůležitější výzvy, kterým PMO v dnešních organizacích čelí. Dobře to vystihuje průzkum společnosti Project Management Solutions, který uvádí následující problémy:

1. neschopnost dobře řídit projektové zdroje (53 %).
2. dostatek času/zdrojů na strategické projekty (48 %).
3. odpor organizace k provádění změn (47 %).
4. stanovení priorit (47 %)
5. nedostatek projektových manažerů (42 %)

Na obecné úrovni lze říci, že výzvy 1 a 4 lze do určité míry vyřešit zavedením dobrého programu řízení projektů a ostatní prvky jsou spíše povahy řízení lidí.

Například ve velké organizaci není možné dobře řídit projektové zdroje bez dobrého programu pro řízení projektů, který má dobré funkce pro řízení zdrojů. Toho je v aplikaci Excel velmi obtížné dosáhnout. Následující obrázek ze softwaru pro řízení projektů FlexiProject ukazuje pohled na modul řízení zdrojů:

Je zřejmé, že samotný nástroj není úplným řešením, ale absence takového nástroje a jeho funkcí brání efektivnímu řízení zdrojů v každé organizaci. V souvislosti s výzvou číslo 4, kterou je stanovení priorit projektů, může tento problém významně vyřešit dobrý IT program pro stanovení priorit projektů. Atraktivitu jednotlivých projektů v portfoliu projektů lze vizuálně znázornit pomocí matice, která je znázorněna níže v programu FlexiProject. Atraktivita projektů se zobrazuje v levém horním rohu matice.

Vize a úkoly PMO v organizaci

Při definování účelu a úkolů PMO v organizaci je vhodné vycházet z předpokladu, že se někdo rozhodl vybudovat kancelář projektového řízení na základě určitých argumentů. Tímto člověkem byl s největší pravděpodobností jeden z vedoucích pracovníků společnosti nebo celé představenstvo. Na začátku by měl manažer PMO pochopit toto zdůvodnění a společně s představenstvem definovat vizi a nejdůležitější úkoly fungování PMO ve společnosti. Manažer PMO by měl také pochopit, jaké výzvy organizace v oblasti řízení projektů má.

Vize fungování PMO může být jednoduchá. Je vhodné vycházet z předpokladu, že nejdůležitějším účelem PMO je zajistit, aby projekty účinně plnily stanovené obchodní cíle. Aby toho bylo dosaženo, musí PMO zajistit, aby organizace:

1. byly zavedeny dobré standardy řízení projektů a portfolia
2. vedení mělo pravidelné a dobré informace o stavu probíhajících projektů.
3. existoval dobrý proces pro stanovení priorit pro nové projekty a nové projekty byly zahajovány informovaně a s dostatečnými zdroji.
4. projekty byly jasně propojeny se strategií společnosti
5. existoval dobrý proces řízení projektových zdrojů
6. projektoví manažeři a projektové týmy měli dobrou podporu ze strany PMO.
7. existoval dobrý IT program pro řízení projektů
8. vedení vnímalo PMO jako partnera, který řeší a radí v důležitých otázkách projektu.

Klíčová role PMO v organizacích

Souhrnně lze říci, že PMO hrají v mnoha organizacích strategickou roli. Efektivní PMO významně ovlivňuje úspěšnost projektů a dobře realizované projekty ovlivňují úspěšnost strategie společnosti. Proto musí mít PMO kompetentní zaměstnance, musí být správně umístěn v organizační struktuře a musí mít definovanou vizi a roli, kterou má v organizaci hrát.