O que é a gestão de programas de projectos? Objetivo estratégico, integração e coordenação

O que é um programa de projeto?

Um programa de projeto é um conjunto de projetos inter-relacionados ou programas de nível inferior. As ligações entre projectos são absolutamente cruciais para a existência e sucesso de um programa de projectos. Gerir estas ligações define o programa e distingue-o de uma coleção de projectos aleatórios e independentes. Um programa de projeto ilustrativo, mas simples, é “construir um sistema informático de reservas online”. Se construirmos apenas um novo sistema de reservas online (projeto A), os colaboradores não forem formados para o utilizar (projeto B) e os clientes não tomarem conhecimento do mesmo através de uma campanha de marketing (projeto C), a iniciativa pode não produzir os resultados comerciais esperados. Gerir estas ligações assegura a sinergia, pelo que 1 + 1 + 1 = 5, e não apenas 3. Na prática, os termos “programa de projectos” e “carteira de projectos” são por vezes utilizados indistintamente. Nada poderia estar mais longe da verdade. Ambas as ferramentas servem propósitos diferentes dentro de uma organização; portanto, vale a pena concentrar-se em entender suas diferenças. Tanto os Programas como as Carteiras de projectos são métodos para organizar e gerir o trabalho dentro de uma organização, mas servem propósitos fundamentalmente diferentes e operam a vários níveis estratégicos.

Gerente de projeto de portfólio: o processo de implementação da estratégia geral de negócios da organização em toda a organização ou em um departamento específico. A gestão de portfólio envolve a seleção, priorização e alocação de Recursos a iniciativas apropriadas (projectos e programas) para maximizar o Return on Investment (ROI) e garantir que a empresa está a avançar na direção estratégica correta. Gerente de projeto: o processo de implementação de um objetivo estratégico específico e definido ou de uma iniciativa importante. Os projectos no âmbito de um programa são implementados para proporcionar um benefício único e coerente de forma colectiva.

Podes ler mais sobre as diferenças entre um programa de projectos e uma carteira de projectos no artigo dedicado aqui.

O principal objetivo da gestão de programas é atingir os objectivos estratégicos

Atingir os objectivos estratégicos de uma empresa requer muitas vezes a criação e gestão de projectos ao nível do programa, uma vez que estes objectivos são normalmente demasiado grandes, complexos e multifacetados para serem entregues num único projeto isolado. Os objectivos estratégicos raramente dizem respeito apenas a uma área das operações da empresa (por exemplo, TI, marketing ou logística). Normalmente, requerem mudanças em vários departamentos simultaneamente:

Exemplifica: O objetivo estratégico “Implementar um novo modelo de serviço ao cliente” requer o envolvimento de:

• o serviço informático (novo sistema CRM),
• o serviço de recursos humanos (formação, recrutamento de novos trabalhadores),
• o serviço de operações (alterações de processos),
• o serviço de marketing (comunicação das alterações aos clientes).

Um programa de projeto integra todas estas actividades num plano único e coerente. Em contraste, um único projeto de TI apenas implementaria o sistema CRM, ignorando a necessidade de formação ou de alterações de processos. Tal como descrito anteriormente, os projectos de componentes são criticamente interdependentes. O resultado de um projeto é frequentemente uma condição necessária para o início ou a conclusão de outro. A gestão de programas é a única forma eficaz de coordenar estas dependências. Isto evita estrangulamentos, atrasos e situações em que os produtos acabados não podem ser utilizados porque outros componentes ainda estão em construção. A Estratégia da empresa centra-se na obtenção de benefícios (por exemplo, “aumento da satisfação do cliente” ou “redução dos custos operacionais”). Os projectos entregam produtos (por exemplo, “novo website”). Apenas um programa de projeto gere o processo de transformação destes produtos em benefícios comerciais tangíveis. O programa garante que, uma vez construído o website, este é realmente utilizado para gerar receitas e não apenas “existe”. Os objectivos estratégicos são realizados num ambiente de mercado dinâmico. A Estratégia pode exigir ajustes durante a implementação.

A gestão de programas permite uma maior flexibilidade do que a gestão de um único projeto. O Gerente de projeto pode ajustar o escopo do projeto, mudar prioridades e encerrar projetos que não são mais estrategicamente viáveis, minimizando perdas e mantendo-se no caminho certo para o objetivo final.

Benefícios da gestão de programas de projectos

O Gerente de projeto (PMP) oferece vários benefícios tangíveis para uma organização. Estes benefícios relacionam-se principalmente com aspectos estratégicos, operacionais e financeiros. Na prática, em vez de criar um Programa de Projeto para atingir um objetivo estratégico primário, é por vezes feito um único grande projeto com um “enorme” Cronograma. Com um esforço significativo, é possível obter um resultado semelhante, mas isto é ineficiente e difícil de implementar eficazmente. No entanto, uma solução muito melhor é desenvolver um programa de projectos em vez de um único projeto massivo e abrangente, por várias razões fundamentais relacionadas com a gestão do risco, a flexibilidade e a eficácia da realização dos objectivos estratégicos.

Agora que já estabelecemos que é melhor gerir um programa de projectos do que um único, abrangente e “enorme” projeto, vamos analisar os benefícios da gestão de programas de projectos. São muitos.

1. Atinge objectivos estratégicos e produz resultados comerciais concretos

A principal vantagem é garantir que as actividades do projeto implementadas apoiam efetivamente a Estratégia global da empresa. Os programas fazem a ponte entre os objectivos de gestão (por exemplo, “tornar-se um líder em inovação”) e iniciativas específicas e coordenadas. A gestão de programas concentra-se na medição de resultados (por exemplo, um aumento de 15% na produtividade) em vez de apenas produtos (por exemplo, um novo sistema de TI). A organização está confiante de que os investimentos estão a dar o retorno pretendido. Através de sinergias e de um melhor direcionamento, os Programas maximizam o valor gerado pelos investimentos em projectos.

2. Eficiência operacional e otimização de recursos

A gestão de programas permite uma utilização mais eficiente dos recursos limitados da organização. A coordenação central elimina os estrangulamentos e atrasos causados por problemas de sincronização ao nível dos projectos. O Gerente de projeto pode gerenciar centralmente os recursos humanos, financeiros e de equipamentos, realocando-os para onde são mais necessários a qualquer momento, em vez de gerentes de projeto individuais competindo pelos mesmos especialistas. Os Programas adoptam frequentemente metodologias, ferramentas e padrões consistentes, melhorando a qualidade e a eficiência do trabalho em todos os projectos relacionados.

3. Gestão eficaz dos riscos e da mudança

Com uma perspetiva mais ampla, os Programas são mais capazes de lidar com a complexidade e a imprevisibilidade. Riscos que afetam todo o programa ou vários projetos simultaneamente (por exemplo, mudanças nas regulamentações legais, o surgimento de um novo concorrente) são identificados e gerenciados centralmente, em vez de isoladamente. Programas são projetados para responder às mudanças no ambiente de negócios. O Gerente de projeto pode modificar o escopo do projeto ou encerrar projetos que não são mais estrategicamente viáveis, minimizando perdas.

4. Melhoria da comunicação e da visibilidade do projeto

A gestão de programas melhora a transparência das actividades organizacionais. Facilita uma mensagem unificada e clara para a administração, clientes, funcionários e parceiros, criando confiança e envolvimento. A gestão recebe uma visão consolidada do progresso de uma grande iniciativa, em vez de dezenas de Relatórios de projectos individuais, facilitando a tomada de decisões sólidas.

Em resumo, o Gerente de projeto transforma um conjunto de atividades individuais em uma abordagem poderosa e coordenada que permite a uma empresa atingir objetivos estratégicos ambiciosos e garantir uma vantagem competitiva sustentável.

Como é que o FlexiProject apoia a gestão de programas de projectos?

O sistema FlexiProject apoia eficazmente a gestão de programas de projectos. O software FlexiProject foi concebido com escalabilidade e flexibilidade em mente para satisfazer as necessidades de pequenas e grandes organizações que gerem iniciativas complexas.

Uma caraterística chave da plataforma FlexiProject é a sua capacidade de criar programas de projectos ilimitados (bem como Carteiras de projectos e projectos individuais).

Com o FlexiProject, podes:

1. Gere várias iniciativas estratégicas em simultâneo: Se a tua empresa está a implementar três grandes programas (por exemplo, “Expansão para novos mercados,” “Transformação digital,”

Quer se trate de um único projeto (por exemplo, “Implementação de um novo produto”) ou de uma dúzia de projectos mais pequenos, o FlexiProject não impõe limites ao seu número.

3. Estrutura uma organização complexa: Organizações maiores podem precisar de programas separados para diferentes departamentos, regiões geográficas, ou linhas de negócios. O FlexiProject suporta esta estrutura.
4. Escala a Gestão à medida que o Crescimento Ocorre: À medida que uma empresa cresce e assume novos objectivos estratégicos, o sistema FlexiProject pode lidar com um número crescente de iniciativas sem a necessidade de migração de dados ou mudanças no sistema de gestão.

Isso dá à organização total liberdade no mapeamento de seus objetivos estratégicos para a estrutura de programas e projetos do sistema, garantindo uma supervisão abrangente de todas as atividades. A ilustração abaixo mostra um programa de projeto (os projetos mostram apenas suas fases principais) no FlexiProject.

Esta ilustração mostra o aspeto do programa FlexiProject a um nível muito elevado.

Esta flexibilidade para adaptar o nível de pormenor às necessidades específicas de um cliente é uma vantagem significativa do software.

Já discutimos anteriormente a importância de criar dependências entre diferentes projetos dentro do programa. A ilustração abaixo demonstra como é simples e intuitivo fazer estas dependências no FlexiProject.

Principais conclusões: O valor da gestão de programas de projectos

Como este artigo demonstra, a gestão de programas está a ser cada vez mais utilizada nas organizações para atingir objectivos estratégicos abrangentes. Ao gerenciar programas de projetos, essas organizações:

• esforça-se por maximizar os benefícios comerciais e não apenas a conclusão técnica de projectos individuais.
• tem de gerir a complexidade crescente e as interdependências entre várias iniciativas.
• exige uma maior flexibilidade e a capacidade de responder rapidamente a condições de mercado em constante mudança.

Esta mudança para o gerenciamento de programas reflete a necessidade de uma abordagem mais integrada, estratégica e Agile para a implementação de grandes projetos transformacionais. O software FlexiProject é uma excelente escolha para empresas que buscam gerenciar programas de projetos de forma eficaz.