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Chef de projet
Qu'est-ce que la gestion de projet et de programme ? Objectif stratégique, intégration et coordination
La tendance est clairement à la gestion des programmes de projets dans les organisations modernes. Cette approche devient Standard car elle permet aux entreprises de traduire des objectifs stratégiques (tels que la transformation numérique, l’expansion du marché ou le développement d’une nouvelle gamme de produits) en activités opérationnelles coordonnées. Disposer d’un système informatique robuste (logiciel de gestion de portefeuille de programmes et de projets, ou PPM) est crucial pour une gestion efficace des programmes et des projets, en particulier dans les grandes organisations complexes.
Bien sûr, vous pouvez gérer un programme à l’aide de feuilles de calcul et de courriers électroniques, mais cette approche comporte des risques et une inefficacité considérables, ainsi qu’un travail inutile qui pourrait être évité.
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Dans cet article, vous apprendrez :
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Qu'est-ce qu'un programme de projet ?
Un programme de projet est un ensemble de projets ou de programmes de niveau inférieur liés entre eux. Les connexions entre les projets sont absolument cruciales pour l’existence et le succès d’un programme de projet. La gestion de ces connexions définit le programme et le distingue d’une collection de projets aléatoires et indépendants. Un exemple de programme de projet simple est « la construction d’un système informatique de réservation en ligne ». Si nous ne construisons qu’un nouveau système de réservation en ligne (projet A), que les employés ne sont pas formés à son utilisation (projet B) et que les clients ne sont pas informés de son existence par une campagne de marketing (projet C), l’initiative risque de ne pas produire les résultats commerciaux escomptés. La gestion de ces connexions garantit la synergie, de sorte que 1 + 1 + 1 = 5, et pas seulement 3. Dans la pratique, les termes « programme de projets » et « portefeuille de projets » sont parfois utilisés de manière interchangeable. Rien n’est plus faux. Ces deux outils servent des objectifs différents au sein d’une organisation ; il convient donc de s’attacher à comprendre leurs différences. Les Programmes et les Portefeuilles de projets sont tous deux des méthodes d’organisation et de gestion du travail au sein d’une organisation, mais ils servent des objectifs fondamentalement différents et opèrent à différents niveaux stratégiques.
Portefeuilles de projets: processus de mise en œuvre de la stratégie commerciale globale de l’organisation dans l’ensemble de l’organisation ou dans un département spécifique. La gestion de portefeuille consiste à sélectionner, hiérarchiser et allouer des ressources aux initiatives appropriées (projets et programmes) afin de maximiser le retour sur investissement (ROI) et de s’assurer que l’entreprise évolue dans la bonne direction stratégique. Programme Gestion de projet : processus de mise en œuvre d’un objectif stratégique spécifique et défini ou d’une initiative majeure. Les projets au sein d’un programme sont mis en œuvre pour fournir un avantage unique et cohérent de manière collective.
Vous pouvez en savoir plus sur les différences entre un programme de projets et un portefeuille de projets dans l’article dédié dont le lien figure ici.
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L'objectif principal de la gestion des programmes est d'atteindre les objectifs stratégiques
La réalisation des objectifs stratégiques d’une entreprise nécessite souvent la création et la gestion de projets au niveau des programmes, car ces objectifs sont généralement trop vastes, trop complexes et trop diversifiés pour être réalisés dans le cadre d’un projet unique et isolé. Les objectifs stratégiques concernent rarement un seul domaine d’activité de l’entreprise (par exemple, l’informatique, le marketing ou la logistique). Ils nécessitent généralement des changements dans plusieurs départements simultanément :
Exemple : L’objectif stratégique « Mettre en œuvre un nouveau modèle de service à la clientèle » nécessite l’implication de :
- le département informatique (nouveau système CRM),
- le département des ressources humaines (formation, recrutement de nouveaux employés),
- le département des opérations (changements de processus),
- le service marketing (communication des changements aux clients).
Un programme de projet intègre toutes ces activités dans un plan unique et cohérent. En revanche, un projet informatique unique ne mettrait en œuvre que le système de gestion de la relation client, sans tenir compte de la nécessité d’une formation ou d’une modification des processus. Comme nous l’avons vu plus haut, les différents projets sont extrêmement interdépendants. Le résultat d’un projet est souvent une condition nécessaire au démarrage ou à l’achèvement d’un autre projet. La gestion des programmes est le seul moyen efficace de coordonner ces dépendances. Elle permet d’éviter les goulets d’étranglement, les retards et les situations où les produits finis ne peuvent être utilisés parce que d’autres composants sont encore en cours de construction. La stratégie de l’entreprise est axée sur l’obtention d’avantages (par exemple, « satisfaction accrue des clients » ou « réduction des coûts d’exploitation »). Les projets livrent des produits (par exemple, un « nouveau site web »). Seul un programme de projet permet de gérer le processus de transformation de ces produits en avantages commerciaux tangibles. Le programme garantit qu’une fois le site web construit, il est réellement utilisé pour générer des Recettes, et qu’il ne se contente pas d' »exister ». Les objectifs stratégiques sont réalisés dans un environnement de marché dynamique. La stratégie peut nécessiter des ajustements au cours de sa mise en œuvre.
La gestion de programmes offre une plus grande flexibilité que la gestion d’un seul projet. Le Chef de projet peut ajuster la portée du projet, modifier les priorités et mettre fin aux projets qui ne sont plus viables d’un point de vue stratégique, afin de minimiser les pertes et de rester sur la bonne voie pour atteindre l’objectif final.
Avantages de la gestion de projet et de programme
La gestion de projet et de programme (PMP) offre plusieurs avantages tangibles à une organisation. Ces avantages concernent principalement les aspects stratégiques, opérationnels et financiers. Dans la pratique, au lieu de créer un Planning de projet pour atteindre un objectif stratégique principal, on réalise parfois un seul grand projet avec un calendrier « énorme ». Avec des efforts importants, on peut obtenir un résultat similaire, mais cette méthode est inefficace et difficile à mettre en œuvre de manière efficace. Cependant, une bien meilleure solution consiste à élaborer un programme de projets plutôt qu’un projet unique, massif et complet, pour plusieurs raisons essentielles liées à la gestion des risques, à la flexibilité et à l’efficacité de la réalisation des objectifs stratégiques.
Maintenant que nous avons établi qu’il est préférable de gérer un programme de projets plutôt qu’un projet unique, complet et « énorme », analysons les avantages de la gestion de programmes de projets. Ils sont nombreux.
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A – Achievable : atteindre des objectifs stratégiques et fournir des résultats commerciaux concrets
Le principal avantage est de garantir que les activités de projet mises en œuvre soutiennent réellement la stratégie globale de l’entreprise. Les programmes font le lien entre les objectifs de gestion (par exemple, « devenir un leader de l’innovation ») et des initiatives spécifiques et coordonnées. La gestion des programmes se concentre sur la mesure des résultats (par exemple, une augmentation de 15 % de la productivité) plutôt que sur celle des produits (par exemple, un nouveau système informatique). L’organisation est convaincue que les investissements produisent le rendement escompté. Grâce à des synergies et à un meilleur ciblage, les programmes maximisent la valeur générée par les investissements dans les projets.
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Efficacité opérationnelle et optimisation des ressources
La gestion des programmes permet une utilisation plus efficace des ressources limitées de l’organisation. La coordination centrale élimine les goulets d’étranglement et les retards causés par les problèmes de synchronisation au niveau des projets. Le Chef de projet peut gérer de manière centralisée les ressources humaines, financières et matérielles, en les réaffectant là où elles sont le plus nécessaires à un moment donné, plutôt que de voir des chefs de projet individuels se disputer les mêmes spécialistes. Les programmes adoptent souvent des méthodologies, des outils et des normes cohérents, ce qui améliore la qualité et l’efficacité du travail dans tous les projets connexes.
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Gestion efficace des risques et du changement
Grâce à une perspective plus large, les programmes sont mieux à même de faire face à la complexité et à l’imprévisibilité. Les risques qui affectent l’ensemble du programme ou plusieurs projets simultanément (par exemple, les modifications des réglementations légales, l’émergence d’un nouveau concurrent) sont identifiés et gérés de manière centralisée, plutôt qu’isolément. Les programmes sont conçus pour répondre aux changements de l’environnement commercial. Le Chef de projet peut modifier la portée du projet ou mettre fin aux projets qui ne sont plus viables d’un point de vue stratégique, ce qui permet de minimiser les pertes.
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Amélioration de la communication et de la visibilité du projet
La gestion des programmes améliore la transparence des activités de l’organisation. Elle facilite la diffusion d’un message clair et unifié à l’intention de la direction, des clients, des employés et des partenaires, ce qui renforce la confiance et l’engagement. La direction reçoit une vue consolidée des progrès réalisés dans le cadre d’une initiative de grande envergure, plutôt que des dizaines de Rapports provenant de projets individuels, ce qui facilite la prise de décisions judicieuses.
En résumé, le Chef de projet transforme un ensemble d’activités individuelles en une approche puissante et coordonnée qui permet à une entreprise d’atteindre des objectifs stratégiques ambitieux et de s’assurer un avantage concurrentiel durable.
Comment FlexiProject soutient-il la gestion des programmes de projets ?
Le système FlexiProject soutient efficacement la gestion des programmes de projets. Le logiciel FlexiProject est conçu dans un souci d’évolutivité et de flexibilité afin de répondre aux besoins des petites et grandes organisations qui gèrent des initiatives complexes.
L’une des principales caractéristiques de la plateforme FlexiProject est sa capacité à créer un nombre illimité de programmes de projets (ainsi que des portefeuilles et des projets individuels).
Avec FlexiProject, vous pouvez :
- Gérer simultanément plusieurs initiatives stratégiques : Que votre entreprise mette en œuvre trois grands programmes (par exemple, » Expansion sur de nouveaux marchés « , » Transformation numérique « , etc.
Qu’il s’agisse d’un seul projet (par exemple, « Mise en œuvre d’un nouveau produit ») ou d’une douzaine de projets plus petits, FlexiProject n’impose aucune limite quant à leur nombre.
- Structurer une organisation complexe : Les grandes organisations peuvent avoir besoin de programmes distincts pour différents départements, régions géographiques ou secteurs d’activité. FlexiProject prend en charge cette structure.
- Gestion de l’échelle au fur et à mesure de la croissance : Lorsqu’une entreprise se développe et se fixe de nouveaux objectifs stratégiques, le système FlexiProject peut prendre en charge un nombre croissant d’initiatives sans qu’il soit nécessaire de procéder à une migration des données ou de modifier le système de gestion.
Cela donne à l’organisation une liberté totale dans la mise en correspondance de ses objectifs stratégiques avec la structure des programmes et des projets du système, en garantissant une supervision complète de toutes les activités. L’illustration ci-dessous montre un programme de projet (les programmes n’affichent que leurs phases principales) dans FlexiProject.
Cette illustration montre à quoi ressemble le programme FlexiProject à un niveau très élevé.
Cette flexibilité, qui permet d’adapter le niveau de détail aux besoins spécifiques d’un client, est un avantage important du logiciel.
Nous avons précédemment discuté de l’importance de créer des dépendances entre différents projets au sein du programme. L’illustration ci-dessous montre à quel point il est simple et intuitif de créer ces dépendances dans FlexiProject.
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Principaux enseignements : La valeur de la gestion de projet et de programme
Comme le montre cet article, la gestion de programmes est de plus en plus utilisée dans les organisations pour atteindre des objectifs stratégiques globaux. Lorsqu’elles gèrent des programmes de projets, ces organisations :
- s’efforcer de maximiser les avantages pour l’entreprise, et pas seulement l’achèvement technique des projets individuels.
- doivent gérer la complexité et les interdépendances accrues entre les différentes initiatives.
- exigent une plus grande flexibilité et la capacité de répondre rapidement à l’évolution dynamique des conditions du marché.
Cette évolution vers la gestion de programme reflète le besoin d’une approche plus intégrée, stratégique et agile pour la mise en œuvre de grands projets de transformation. Le logiciel FlexiProject est un excellent choix pour les entreprises qui cherchent à gérer efficacement des programmes de projets.
AUTEUR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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