Co je GAP analýza? Jak ji provádět a proč je nezbytná?

Navzdory všeobecnému přesvědčení není jedním z největších problémů při řízení projektů nedostatek cílů, ale nejasnost, proč – navzdory plánované strategii a schváleným plánům – nejsou výsledky takové, jaké se očekávaly. Pokud vás zajímá, co přesně stojí v cestě k dosažení těchto cílů, je GAP analýza ideálním nástrojem, který vám pomůže uspořádat si myšlenky a převést strategii do reálné akce. Pojďme začít!

V tomto článku se dozvíte:

Co je GAP analýza a co identifikuje.
Jak určit současný (As-Is) a požadovaný (To-Be) stav.
Jak porovnávat státy a hledat mezery a jejich příčiny.
Kroky k plánování nápravných opatření a řešení.
Proč je GAP analýza nezbytná pro pochopení procesů a zlepšení výsledků.

Co je to GAP analýza a co zjišťuje?

Přestože mnoho organizací a projektů má jasně definované cíle, výsledky se často liší od předpokladů. Místo čtení čajových lístků si můžete snadno ověřit, jak daleko jste od toho, kde chcete být. Klíčem k úspěchu je analýza mezer. Co je to GAP analýza? GAP analýza spočívá v porovnání současného stavu s tím, co je považováno za žádoucí stav. Jejím účelem je identifikovat rozdíly – tzv. mezery – které brání dosažení výsledků. Z praktického hlediska to znamená podívat se na procesy, výsledky, zdroje a kompetence a následně identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit. To vše se děje s cílem odpovědět na tři klíčové otázky:

Jak jste na tom nyní, tj. jaká je vaše současná úroveň výsledků, procesů nebo kompetencí?
Kde chcete být, tj. jaká je očekávaná úroveň v této oblasti?
Co stojí v cestě, tj. co způsobuje rozpor mezi těmito dvěma stavy?

V praxi se GAP analýza používá k identifikaci nedostatků, tj. rozdílů mezi tím, jak organizace nebo projekt v současnosti funguje, a tím, jak by měl fungovat, aby efektivně dosáhl svých cílů. Je však třeba mít na paměti, že analýza mezer v organizaci se nezaměřuje na hodnocení, ale na porozumění – kde jsou mezery a proč brání dosažení cílů. Lze ji aplikovat jak v celopodnikovém měřítku, tak ve vztahu k jednotlivému projektu nebo procesu.

Díky tomu je GAP analýza ideální pro prodej, finance, lidské zdroje, IT a řízení projektů. A co je nejlepší, dokáže zázraky jak na operativní úrovni, která je blízká každodenní práci, tak na strategické úrovni, kdy se dívá do budoucnosti.

Začněte

Klíčové fáze provádění analýzy GAP

Ačkoli analýza GAP může znít složitě, její logika je překvapivě jednoduchá. Jde o pochopení toho, proč se určitý problém neustále vrací jako bumerang, přestože cíle jsou známé a akce jsou – teoreticky – naplánované.

Jak provést analýzu GAP? Prvním krokem je podívat se na to, jak procesy fungují a jaké přinášejí výsledky. Poté jednoduše definujte cíle, kterých chce organizace dosáhnout. Po porovnání těchto dvou obrazů je zřejmé, co chybí a jaké kroky mohou pomoci překlenout tuto mezeru.

Krok 1. Určení aktuálního stavu

Začněte realistickým pohledem na to, jak organizace funguje tady a teď. Analyzujte, jak vypadají procesy a jaké přinášejí výsledky. Zamyslete se nad tím, kde vznikají potíže, zpoždění nebo neefektivita. Zde může být užitečné mapování procesů, které umožňuje vidět celý průběh činností krok za krokem a rychle identifikovat oblasti, kde se něco zaseklo nebo je zbytečně komplikované. Psst! V této fázi se vyplatí spoléhat spíše na data a pozorování než na předpoklady. Nezapomeňte také, že čím lépe popíšete současný stav, tím snadněji identifikujete konkrétní nedostatky.

Krok 2. Definujte požadovaný stav

Je čas určit, jakým směrem se organizace bude ubírat. K tomu je třeba jasně definovat cíle – takové, které jsou srozumitelné a měřitelné. Požadovaný stav by měl být ambiciózní, ale zároveň realistický. Nezapomeňte vzít v úvahu dostupné zdroje, kompetence a organizační omezení. Dobře definovaný cíl je takový, který nenechává žádné pochybnosti o tom, co považujete za úspěch.

Krok 3. Porovnejte oba stavy a zjistěte rozdíl

Jakmile znáte současný i cílový stav, je čas přejít k jádru analýzy GAP. Porovnáním obou pohledů rychle zjistíte, kde jsou rozdíly a jak velká je mezera, kterou je třeba překlenout. Nebojte se nazývat věci pravými jmény. Jasně určete, co přesně chybí: zdroje, kompetence, nástroje, čas nebo snad konzistentní procesy? Čím přesněji mezeru popíšete, tím snáze naplánujete smysluplná opatření.

Krok 4. Opravte to, co nefunguje

Identifikace nedostatků v kompetencích a řešení dalších nedostatků je jen polovinou úspěchu. Stejně důležité je pochopit jejich zdroj. Je příčinou problému nedostatek příslušných dovedností? Nebo je příčinou neefektivní proces či nejasné role a odpovědnosti? Jakmile jsou známy příčiny, je čas začít hledat řešení. Neomezujte se hned na jednu možnost. Koneckonců ne každé řešení, i když zní rozumně, bude nákladově efektivní nebo dosažitelné. Porovnejte dostupné možnosti z hlediska jejich výhod, nákladů, rizik a možných dopadů. Nezapomeňte, že analýza GAP má smysl pouze tehdy, pokud vede ke konkrétním rozhodnutím a skutečným změnám, a ne pouze k dobře vypadajícím číslům na papíře.

V této fázi vám při organizaci aktivit může být velkou oporou vhodně vybraný web systém řízení projektů. Umožní vám snadno převést závěry analýzy do konkrétních úkolů a odpovědností.

Současný stav (As-Is) vs. požadovaný stav (To-Be)

Podstatou GAP analýzy je porovnání současného stavu (As-Is) s požadovaným stavem (To-Be). Ten jasně ukazuje, jak vypadá realita: jak týmy pracují, jaké jsou výsledky, kde se vyskytují úzká místa, co funguje dobře a co má problémy s fungováním. Žádoucí stav je naproti tomu vizí budoucnosti, ale ne nesplnitelným snem. Dobře popsaný stav To-Be je konkrétní, měřitelný, realistický a časově ohraničený. Když oba stavy porovnáte vedle sebe, přestane být rozdíl abstraktní a získá zcela konkrétní rozměr, např. nedostatečné kompetence v dané oblasti.

GAP analýza v praxi - aplikace v projektech a procesech

V případě projektů se GAP analýza často používá k posouzení efektivity prováděných činností. Navíc umožňuje identifikovat překážky, které zpomalují pokrok. V praxi se může uplatnit jak na kvantitativní, tak na kvalitativní výsledky, např:

doba dokončení
časový výkon projektu
kvalita dosažených výsledků

Kromě toho lze GAP analýzu úspěšně použít k porovnání procesů zavedených v různých částech organizace. Je také skvělým východiskem pro porovnání vlastních řešení s řešeními, která fungují u konkurence. V takových situacích pomáhá modelování podnikových procesů „zmapovat“ fungování organizace a černé na bílém vidět, které prvky ji skutečně přibližují k cíli a které pouze zvyšují pracovní zátěž.

Proč je GAP analýza nezbytná? Od strategie k implementaci

Zajímá vás, jaký význam má analýza mezer v praxi? Jednou z největších výhod GAP analýzy je, že efektivně organizuje myšlení a jasně ukazuje, co přesně je třeba zlepšit a kde začít. To vše vám pomůže plynule přejít od obecných předpokladů a ambiciózních plánů ke konkrétním rozhodnutím a opatřením. Díky tomu je snazší pochopit, jak organizace funguje na každodenní bázi, a identifikovat zdroje problémů. Často se nejedná o nedostatek odhodlání nebo ambicí, ale o nejasné procesy nebo nedostatek zdrojů.

Proč je tento nástroj tak ceněný? Zaprvé umožňuje lépe porozumět organizaci, než se spoléhat pouze na intuici. Za druhé usnadňuje plánování projektů na základě faktů . Zatřetí pomáhá zvýšit efektivitu tím, že odstraňuje skutečné překážky. Ale to není všechno! Analýza GAP vám také umožňuje identifikovat problémy dříve, než přerostou v katastrofu, a tím snížit riziko.