Ferramentas, Gráfico de Gantt

Criador de diagramas de Gantt: como escolher a ferramenta online certa?

Todos os projectos começam como uma lista de Actividades, mas uma lista não te diz quando é que as coisas acontecem, o que se sobrepõe ou o que tem de esperar. Para o gerir, tens de dispor essas actividades ao longo do tempo, e é exatamente isso que um diagrama de Gantt faz melhor: transforma uma lista de tarefas simples numa linha de tempo que podes ler num relance. A questão é saber qual o criador de gráficos de Gantt que deves utilizar, uma vez que estes variam entre ferramentas rápidas e gratuitas e plataformas de projectos completas, e não são a mesma coisa. Este guia explica o que é realmente um criador de gráficos de Gantt, as caraterísticas que separam um capaz de um básico, como escolher com base na forma como trabalhas, e onde o FlexiProject se encaixa.

Neste artigo, vais aprender: O que é um criador de gráficos de Gantt e quais as suas diferenças em relação ao Excel As oito caraterísticas que um bom criador de diagramas de Gantt deve ter Como escolher um criador de diagramas de Gantt para a tua forma de trabalhar Porque é que o FlexiProject é um forte criador de gráficos de Gantt para equipas

O que é um criador de diagramas de Gantt?

Um criador de gráficos de Gantt é uma ferramenta que constrói e mantém uma linha de tempo de projeto para ti: Atividades dispostas como barras num calendário, com a sua ordem, duração e relações visíveis num relance. A palavra importante é “mantém”. Um bom criador não desenha o gráfico apenas uma vez; mantém-no correto à medida que as datas mudam, as dependências se alteram e as Actividades se deslocam. Esta é a diferença entre um verdadeiro criador de gráficos de Gantt e um desenho estático.

Criador de gráficos de Gantt online vs um gráfico de Gantt no Excel

Podes construir um gráfico de Gantt no Excel e, para um plano pequeno e pontual, funciona. Mas um gráfico do Excel é um desenho manual: as barras não se conhecem umas às outras, nada é recalculado quando uma data se desvia e cada atualização implica a edição da tabela e a reformatação do gráfico. Um criador de gráficos de Gantt online inverte esta situação. Moves uma tarefa e a linha de tempo ajusta-se, ligas duas tarefas e a dependência mantém-se, e toda a equipa vê o mesmo Cronograma atualizado sem ter de passar um ficheiro. Se vieres de uma folha de cálculo, a diferença aparece na primeira vez que um prazo muda.

O que deve fazer um bom criador de diagramas de Gantt? 8 caraterísticas a procurar

Nem todas as ferramentas que desenham barras merecem ser designadas como criadoras de gráficos de Gantt. Antes de te comprometeres com uma ferramenta, analisa estas oito perguntas. Quanto mais perguntas uma ferramenta responder com um claro “sim”, mais tempo será útil à medida que os teus projectos crescem.

Consegues construir qualquer estrutura PEP de que necessites?

Um Cronograma é tão claro quanto a sua estrutura, por isso é por aqui que deves começar. Um bom programa de gráficos de Gantt permite-te construir uma estrutura de trabalho completa, tarefas resumidas divididas em subtarefas, divididas novamente em tarefas mais pequenas, com a profundidade que o projeto necessitar. Isto é mais importante do que parece: muitas ferramentas limitam a profundidade das Actividades, o que te obriga a achatar um projeto naturalmente estratificado em algo que não corresponde à realidade. A capacidade de aninhar a qualquer nível mantém o Cronograma fiel ao trabalho real.

O criador de gráficos de Gantt cria dependências automaticamente?

Com a estrutura montada, a próxima camada é a forma como as Atividades se relacionam. As dependências são o coração de um Cronograma, e os projectos reais precisam de mais do que “a tarefa B começa quando a tarefa A termina”. Um criador de diagramas de Gantt capaz suporta os quatro tipos de dependência padrão, fim-para-início, início-para-início, fim-para-acabamento e início-para-acabamento, muitas vezes com um desfasamento opcional, e depois respeita todas as ligações quando algo se move. Se a tarefa A desliza, as tarefas ligadas a ela mudam em conformidade. Se tiveres de redesenhar as setas à mão após cada alteração, a ferramenta está a desenhar imagens e não a gerir um Cronograma.

Mostra o caminho crítico e permite-te adicionar Marcos?

O caminho crítico é a cadeia de Atividades que realmente determina a tua data de conclusão; os Marcos marcam os principais pontos de decisão e as entregas ao longo do caminho. Um criador capaz calcula o caminho crítico por ti e permite-te colocar Marcos diretamente na linha de tempo, para que possas ver rapidamente quais os atrasos que ameaçam o prazo e quais as datas que são compromissos fixos.

Podes editar o gráfico de Gantt arrastando e largando?

A edição deve ser direta. Arrasta uma tarefa para a reprogramar, arrasta a sua extremidade para alterar a duração, arrasta uma pega para definir o progresso. Se a reformulação da linha de tempo implicar a abertura de caixas de diálogo e a introdução de datas para cada alteração, o planeamento torna-se suficientemente lento para que as pessoas deixem de manter o gráfico atualizado.

O fabricante gere os recursos e a carga de trabalho?

Uma linha de tempo é apenas metade da imagem; a outra metade é quem faz o trabalho. Um bom criador de gráficos de Gantt mostra a carga de recursos no gráfico, para que possas identificar a pessoa com 150% da capacidade disponível e reequilibrar o trabalho antes que se torne um problema.

Podes personalizar o que o gráfico de Gantt mostra?

Diferentes audiências precisam de visões diferentes. Um bom criador permite-te escolher o que aparece, datas, proprietários, um plano de linha de base, o caminho crítico e colorir as barras com os teus próprios atributos, tais como fase, prioridade ou departamento. O gráfico que mostras ao conselho de administração não é o que usas no dia a dia.

Exporta e partilha (PDF, PNG, MS Project)?

O teu Cronograma raramente fica no mesmo sítio. Procura a exportação para PDF para Relatórios, PNG para diapositivos e um formato XML que abre no Microsoft Project para os intervenientes que utilizam outras ferramentas. A Exportação que preserva a sua vista atual poupa muita reformatação.

O criador de gráficos de Gantt pode ser utilizado em mais do que um projeto?

Uma folha de cálculo trata de um projeto por ficheiro. No momento em que tiveres vários, precisas de uma ferramenta que mostre as Atividades de todos os projetos num só lugar. Se um criador de diagramas de Gantt não tiver a noção de um segundo projeto, ultrapassá-lo-ás na semana em que iniciares um.

Como escolher um criador de diagramas de Gantt

O criador de gráficos de Gantt certo depende menos de uma lista de verificação de caraterísticas e mais do número de partes móveis que gere. Eis uma forma simples de adequar a ferramenta à situação.

Um criador de diagramas de Gantt para um projeto único e simples

Se estiveres a planear um projeto curto com um punhado de Actividades e sem uma equipa para coordenar, quase tudo funciona, incluindo um gráfico de Gantt no Excel ou um criador online gratuito. Escolhe o que for mais rápido para começar e não pagues demasiado por capacidades que não vais utilizar.

Um criador de diagramas de Gantt para uma equipa com dependências

No momento em que várias pessoas partilham um plano, a verdadeira questão é se podem trabalhar nele ao mesmo tempo. Uma folha de cálculo não pode fazer isso: uma pessoa tem o ficheiro aberto, todos os outros esperam e as alterações são reconciliadas por e-mail. Um criador de gráficos de Gantt para equipas mantém um único Cronograma em tempo real, no qual todos trabalham em paralelo, e adiciona as coisas que uma equipa realmente executa, notificações por e-mail quando uma tarefa é devida ou quando uma predecessora termina, Comentários para que uma discussão permaneça ligada à tarefa a que diz respeito, anexos de ficheiros para que a especificação ou o desenho viva na tarefa certa, e Marcos que marcam compromissos partilhados. Esta é a diferença entre um desenho de um plano e um plano a partir do qual a equipa trabalha em conjunto.

Um criador de diagramas de Gantt para um PMO com muitos projectos

Se geres um portfólio, o gráfico é a parte mais fácil. Precisas de um criador de diagramas de Gantt que viva dentro de uma plataforma de projectos e portfólios: actividades em todos os projectos numa só vista, carga de recursos em todas as equipas, linhas de base e relatórios. A este nível, o diagrama de Gantt é uma caraterística de um sistema mais vasto e a escolha de uma ferramenta de desenho autónoma significaria costurar tudo à mão.

FlexiProject: o melhor criador de diagramas de Gantt do mercado

Em comparação com as funcionalidades acima referidas, o FlexiProject responde a todas elas com um sim, razão pela qual funciona como um criador de gráficos de Gantt para equipas que já ultrapassaram as folhas de cálculo.

Um criador de gráficos de Gantt online interativo

FlexiProject dá-te um gráfico de Gantt totalmente interativo. Podes construir a estrutura de decomposição do trabalho em qualquer profundidade primeiro, aninhando tarefas e subtarefas resumidas sem limite de níveis, para que o Cronograma corresponda à forma real do projeto. Em seguida, desenha as dependências entre as Atividades com o rato e escolhe o tipo de relação, fim-para-início, início-para-início, fim-para-acabamento ou início-para-acabamento, com um atraso fixo opcional, e o Cronograma mantém-se lógico. A edição é direta: arrasta as Actividades para as reprogramar, arrasta uma aresta para alterar a duração, arrasta uma pega para definir o progresso, com atualização imediata das datas. Um único interrutor sobrepõe o caminho crítico (realçado a vermelho), a linha de hoje, os Marcos, a Linha de base e a carga de trabalho dos recursos, e pode colorir as barras por qualquer coluna personalizada, como a fase ou o Departamento. Os ícones de aviso assinalam as Actividades que derraparam, pelo que os Riscos são visíveis sem ter de os procurar.

Criado para equipas: notificações, comentários, anexos

Uma vez que o Cronograma é partilhado e está em direto, toda a equipa trabalha no mesmo gráfico de Gantt ao mesmo tempo, sem passar ficheiros, sem esperar que alguém feche o documento. Recebe notificações por e-mail quando uma tarefa é devida ou quando um antecessor termina, para que o próximo proprietário saiba que deve começar. Os Comentários mantêm a discussão anexada à tarefa a que diz respeito, e podes adicionar anexos de ficheiros, a especificação, o desenho, a aprovação, diretamente à tarefa a que pertencem. A conversa e os documentos ficam onde o trabalho está, e não espalhados pelas caixas de entrada.

Linhas de base e controlo de desvios

O FlexiProject permite-te aprovar um plano de Linha de Base e depois acompanhar o Cronograma em tempo real. À medida que o trabalho progride, vê onde as datas actuais se desviaram do compromisso original, que Atividades estão adiantadas, quais estão atrasadas, e por quanto. Em combinação com os ícones de aviso no gráfico, transforma o Gantt de um plano estático num sistema de alerta precoce para todo o projeto.

Um criador de gráficos de Gantt criado para mais do que um projeto

Uma vez que o diagrama de Gantt está integrado numa plataforma completa de projectos e portfólios, não está limitado a uma única linha temporal. Vê as Actividades em todos os projectos, gere a carga de recursos em todas as equipas e junta os Cronogramas numa vista de portfólio, o que um criador autónomo simplesmente não consegue fazer.

Move dados para dentro e para fora: importa do Exportação, exporta para PDF, PNG, MS Project

Mudar de ferramenta não deve significar perder trabalho. O FlexiProject importa um cronograma diretamente do Microsoft Excel, mapeia as suas colunas (nome da tarefa, início, fim, proprietário) e constrói um projeto ao vivo, e também importa ficheiros .mpp do Microsoft Project. Por outro lado, exporta o Cronograma para o Excel ou XML do Microsoft Project, e o gráfico de Gantt para PDF, PNG ou XML, mantendo os filtros e o zoom actuais. Não fica preso em nenhuma das direcções.

Experimenta o FlexiProject como o teu criador de diagramas de Gantt

A maneira mais simples de avaliar um criador de gráficos de Gantt é construir um Cronograma real nele. O FlexiProject dá-te acesso total durante 30 dias, sem custos e sem compromisso, para que possas testar todas as funcionalidades deste artigo com o teu próprio projeto, a EAP, as dependências, o caminho crítico, a carga de recursos e a Exportação, antes de decidires.

Cria um gráfico de Gantt: FAQ

Existe um criador de diagramas de Gantt online gratuito?

Sim, várias ferramentas oferecem planos ou testes gratuitos, e até podes construir um gráfico de Gantt básico no Excel de graça. As ferramentas gratuitas são óptimas para um único plano simples, mas normalmente não incluem as dependências, o caminho crítico e as vistas de vários projectos. O FlexiProject oferece acesso completo gratuito durante 30 dias para que possa testar o conjunto completo de funcionalidades antes de decidir.

Qual é o melhor criador de gráficos de Gantt para equipas?

Para uma equipa, o melhor criador de gráficos de Gantt é aquele com dependências automáticas, edição de arrastar e largar, carga de trabalho de recursos e um único Cronograma partilhado, em vez de um gerador estático. Uma ferramenta integrada numa plataforma de projectos e portfólios, como o FlexiProject, também se adapta quando adiciona mais projectos.

Um criador de gráficos de Gantt suporta diferentes tipos de dependência?

Se fores capaz, sim. Cronogramas reais precisam de mais do que ligações de fim a início, então procura suporte para todos os quatro tipos, fim a início, início a início, fim a fim e início a fim, idealmente com um atraso opcional. FlexiProject suporta todos os quatro, com uma opção de atraso fixo em cada relação.

Posso criar um gráfico de Gantt sem o Excel?

Sim. Um criador de diagramas de Gantt dedicado constrói e mantém a cronologia por ti, sem nenhuma das reformatações manuais do Excel. Se já tiveres uma folha de cálculo, podes normalmente importá-la para não teres de começar do zero.

O criador de um gráfico de Gantt mostra o caminho crítico?

Um bom programa tem. O caminho crítico é a cadeia de Actividades que determina a tua data de conclusão, e os criadores capazes calculam-no e destacam-no automaticamente. Os geradores de imagens simples normalmente não o fazem, o que é um dos sinais mais claros de que os ultrapassaste.

Criador de diagramas de Gantt online ou no computador, qual é o melhor?

Um criador de gráficos de Gantt online mantém um cronograma que toda a equipa vê e actualiza em tempo real, sem ficheiros para enviar por e-mail. As ferramentas de secretária podem funcionar offline, mas dificultam a partilha. Para a maioria das equipas, o online ganha na colaboração e na manutenção de uma única fonte de verdade.

Escolher um criador de diagramas de Gantt que dure

Um criador de diagramas de Gantt é tão útil quanto o que faz após o primeiro rascunho. Para um plano único e simples, uma ferramenta gratuita ou até mesmo um gráfico Excel é suficiente. Mas assim que as Atividades dependem umas das outras, uma equipe compartilha o Cronograma, ou você executa mais de um projeto ao mesmo tempo, as caraterísticas que importam, uma EAP flexível, os quatro tipos de dependência, o caminho crítico, Marcos, edição de arrastar e soltar, carga de trabalho de recursos, personalização, Exportação e escala multi-projeto, são o que mantém o gráfico vivo. FlexiProject cobre todos eles num só lugar, e permite-te importar um Cronograma existente do Exportação ou Microsoft Project e exportar de volta sempre que precisares. Constrói um Cronograma real nele e vê como ele lida com o teu.