Diagrama Gantt, Instrumente

Creatorul de diagrame Gantt: cum să alegeți instrumentul online potrivit?

Fiecare proiect începe ca o listă de Activități, dar o listă nu vă spune când se întâmplă lucrurile, ce se suprapune sau ce trebuie să aștepte. Pentru a-l gestiona, trebuie să distribuiți aceste activități în timp, iar graficul Gantt este exact ceea ce face cel mai bine: transformă o listă de activități într-o cronologie pe care o puteți citi dintr-o privire. Întrebarea este ce creator de diagrame Gantt să utilizați, deoarece acestea variază de la instrumente gratuite rapide la platforme de proiect complete și nu sunt același lucru. Acest ghid explică ce este de fapt un creator de diagrame Gantt, caracteristicile care separă unul capabil de unul de bază, cum să alegeți în funcție de modul în care lucrați și unde se încadrează FlexiProject.

În acest articol, veți afla: Ce este un creator de diagrame Gantt și cum diferă de Excel Cele opt caracteristici pe care ar trebui să le aibă un bun creator de diagrame Gantt Cum să alegeți un creator de diagrame Gantt pentru modul dvs. de lucru De ce FlexiProject este un producător puternic de diagrame Gantt pentru echipe

Ce este un creator de diagrame Gantt?

Un creator de diagrame Gantt este un instrument care construiește și menține o cronologie a proiectului pentru dvs.: Activități dispuse ca bare pe un calendar, cu ordinea, durata și relațiile lor vizibile dintr-o privire. Cuvântul important este „menține”. Un proiectant bun nu trasează graficul doar o dată, ci îl menține corect pe măsură ce datele se modifică, dependențele se schimbă, iar Activitățile se deplasează. Aceasta este linia de demarcație dintre un adevărat realizator de diagrame Gantt și un desen static.

Creatorul de diagrame Gantt online vs o diagramă Gantt în Excel

Puteți construi un grafic Gantt în Excel, iar pentru un plan mic, unic, acesta funcționează. Dar un grafic Excel este un desen manual: barele nu se cunosc între ele, nimic nu se recalculează atunci când o dată se modifică, iar fiecare actualizare înseamnă editarea tabelului și reformatarea graficului. Un creator online de diagrame Gantt inversează această situație. Dacă mutați o activitate, cronologia se ajustează, dacă legați două Activități, dependența se menține, iar întreaga echipă vede același program actualizat, fără a mai trece un fișier de colo-colo. Dacă veniți de la o foaie de calcul, diferența apare prima dată când un termen limită se modifică.

Ce ar trebui să facă un bun creator de diagrame Gantt? 8 caracteristici pe care trebuie să le căutați

Nu toate instrumentele care desenează bare merită să fie numite creatoare de diagrame Gantt. Înainte de a vă decide pentru unul, puneți-i aceste opt întrebări. Cu cât un instrument răspunde la mai multe dintre acestea cu un „da” clar, cu atât va rămâne mai mult timp util pe măsură ce proiectele dvs. cresc.

Puteți construi orice structură WBS de care aveți nevoie?

Un program este la fel de clar ca și structura sa, așa că acesta este punctul de plecare. Un bun creator de diagrame Gantt vă permite să construiți o structură completă a Work Breakdown Structure, sarcini sumare împărțite în subactivități, împărțite din nou în sarcini mai mici, la orice adâncime are nevoie proiectul. Acest lucru contează mai mult decât pare: multe instrumente limitează adâncimea la care pot fi imbricate sarcinile, ceea ce vă forțează să aplatizați un proiect stratificat în mod natural în ceva care nu corespunde realității. Posibilitatea de a include sarcini la orice nivel menține Programarea fidelă față de activitatea reală.

Creatorul de diagrame Gantt creează automat dependențe?

Odată structura pusă la punct, următorul nivel este reprezentat de modul în care Activitățile sunt legate între ele. Dependențele sunt inima unui program, iar proiectele reale au nevoie de mai mult decât „sarcina B începe când se termină sarcina A”. Un producător capabil de diagrame Gantt acceptă cele patru tipuri standard de dependențe, de la sfârșit la început, de la început la început, de la sfârșit la sfârșit și de la început la sfârșit, adesea cu un decalaj opțional, și apoi respectă fiecare legătură atunci când ceva se mișcă. În cazul în care sarcina A se modifică, Activitățile legate de aceasta se modifică în consecință. Dacă trebuie să redesenați săgețile de mână după fiecare schimbare, înseamnă că instrumentul face desene, nu gestionează un program.

Afișează calea critică și vă permite să adăugați jaloane?

Calea critică este lanțul de Activități care determină de fapt data de finalizare; Jaloanele marchează punctele cheie de decizie și produsele livrabile de-a lungul căii. Un creator capabil calculează calea critică pentru dvs. și vă permite să plasați Jaloane direct pe cronologie, astfel încât să puteți vedea dintr-o privire care întârzieri amenință termenul limită și care date sunt angajamente fixe.

Puteți edita graficul Gantt prin glisare și fixare?

Editarea ar trebui să fie directă. Trageți o sarcină pentru a o reprograma, trageți marginea acesteia pentru a-i modifica durata, trageți un mâner pentru a stabili progresul. Dacă remodelarea cronologiei înseamnă deschiderea unor casete de dialog și introducerea de date pentru fiecare modificare, planificarea devine atât de lentă încât oamenii nu mai țin graficul la zi.

Producătorul gestionează Resursele și volumul de muncă?

O cronologie este doar jumătate din imagine; cealaltă jumătate este cine face munca. Un bun realizator de diagrame Gantt arată încărcarea resurselor pe diagramă, astfel încât să puteți identifica persoana rezervată la 150% lângă cea cu capacitate disponibilă și să reechilibrați înainte ca aceasta să devină o problemă.

Puteți personaliza ceea ce afișează graficul Gantt?

Audiențele diferite au nevoie de vizualizări diferite. Un producător bun vă permite să alegeți ce apare, datele, proprietarii, un plan de Baza, calea critică și să colorați barele în funcție de propriile atribute, cum ar fi faza, prioritatea sau departamentul. Graficul pe care îl arătați consiliului nu este cel cu care lucrați zi de zi.

Exportă și partajează (PDF, PNG, MS Project)?

Programul dvs. rareori rămâne într-un singur loc. Căutați exportul în format PDF pentru Rapoarte, PNG pentru diapozitive și un format XML care se deschide în Microsoft Project pentru părțile interesate care utilizează alte instrumente. Exportul care păstrează vizualizarea curentă vă scutește de multe reformatări.

Creatorul de diagrame Gantt se adaptează la mai mult de un proiect?

O foaie de calcul gestionează un proiect per fișier. În momentul în care executați mai multe, aveți nevoie de un instrument care să afișeze într-un singur loc Activitățile între proiecte. Dacă un creator de diagrame Gantt nu are conceptul unui al doilea proiect, îl veți depăși în săptămâna în care veți începe unul.

Cum să alegeți un creator de diagrame Gantt

Creatorul corect de diagrame Gantt depinde mai puțin de o listă de verificare a caracteristicilor și mai mult de numărul de părți mobile pe care le gestionați. Iată o modalitate simplă de a adapta instrumentul la situație.

Un creator de diagrame Gantt pentru un singur proiect simplu

Dacă planificați un proiect scurt, cu o mână de Activități și fără o echipă pe care să o coordonați, aproape orice funcționează, inclusiv o diagramă Gantt în Excel sau un creator online gratuit. Alegeți ceea ce este mai rapid pentru început și nu plătiți prea mult pentru capacități pe care nu le veți utiliza.

Un creator de diagrame Gantt pentru o echipă cu dependențe

În momentul în care mai multe persoane împărtășesc un plan, adevărata întrebare este dacă pot lucra la el în același timp. O foaie de calcul nu poate face acest lucru: o persoană are fișierul deschis, toți ceilalți așteaptă, iar modificările sunt reconciliate prin e-mail. Un programator de diagrame Gantt pentru echipe păstrează un singur program la care toată lumea lucrează în paralel și adaugă lucrurile pe care o echipă lucrează efectiv, notificări prin e-mail atunci când o sarcină este scadentă sau un predecesor se termină, comentarii, astfel încât o discuție să rămână atașată sarcinii la care se referă, fișiere atașate, astfel încât specificația sau desenul să rămână atașat sarcinii corecte și Jaloane care marchează angajamentele comune. Aceasta este diferența dintre un desen al unui plan și un plan pe baza căruia echipa lucrează împreună.

Un creator de diagrame Gantt pentru un PMO cu multe proiecte

Dacă gestionați un portofoliu, graficul este partea ușoară. Aveți nevoie de un creator de diagrame Gantt care să funcționeze în cadrul unei platforme de proiecte și portofolii: Activități pentru toate proiectele într-o singură vizualizare, încărcare cu resurse pentru toate echipele, Baza și raportare. La acest nivel, diagrama Gantt este o caracteristică a unui sistem mai mare, iar alegerea unui instrument de desen independent ar însemna să coaseți lucrurile împreună manual.

FlexiProject: cel mai bun creator de diagrame Gantt de pe piață

Comparat cu caracteristicile de mai sus, FlexiProject răspunde la fiecare cu un da, motiv pentru care funcționează ca un creator de diagrame Gantt pentru echipele care au depășit foile de calcul.

Un creator online interactiv de diagrame Gantt

FlexiProject vă oferă o diagramă Gantt complet interactivă. Puteți construi mai întâi Work Breakdown Structure până la orice adâncime, imbricarea sarcinilor sumare și a sarcinilor secundare fără limită de niveluri, astfel încât programul să corespundă formei reale a proiectului. Desenați apoi dependențele dintre Activități cu mouse-ul și alegeți tipul de relație, de la sfârșit la început, de la început la început, de la sfârșit la sfârșit sau de la început la sfârșit, cu o întârziere fixă opțională, iar programul se menține logic. Editarea este directă: glisați Activitățile pentru a le reprograma, glisați o margine pentru a schimba durata, glisați un mâner pentru a stabili progresul, cu actualizarea datelor pe loc. Un singur comutator suprapune calea critică (evidențiată în roșu), linia de astăzi, jaloanele, Baza și volumul de lucru al resurselor și puteți colora barele în funcție de orice coloană personalizată, cum ar fi faza sau departamentul. Pictogramele de avertizare semnalează Activitățile care au alunecat, astfel încât riscurile sunt vizibile fără a fi nevoie să le căutați.

Construit pentru echipe: notificări, comentarii, atașamente

Deoarece Programarea este partajată și activă, întreaga echipă lucrează la aceeași diagramă Gantt deodată, fără trecerea fișierelor, fără a aștepta ca cineva să închidă documentul. Notificările prin e-mail sunt trimise atunci când o sarcină este scadentă sau când un predecesor se încheie, astfel încât următorul proprietar să știe să înceapă. Comentariile păstrează discuția atașată la sarcina la care se referă și puteți adăuga fișiere atașate, specificațiile, desenele, aprobările, direct la sarcina de care aparțin. Conversația și documentele se află acolo unde se desfășoară activitatea, nu împrăștiate prin căsuțele de primire.

Baza și urmărirea variațiilor

FlexiProject vă permite să aprobați un plan de Baza și apoi să urmăriți programul real în raport cu acesta. Pe măsură ce lucrările avansează, vedeți unde s-au abătut datele actuale de la angajamentul inițial, ce activități sunt în avans, care sunt în întârziere și cu cât. În combinație cu pictogramele de avertizare de pe grafic, acest lucru transformă diagrama Gantt dintr-un plan static într-un sistem de avertizare timpurie pentru întregul proiect.

Un creator de diagrame Gantt construit pentru mai mult de un proiect

Deoarece diagrama Gantt se află în interiorul unei platforme complete de proiecte și portofolii, nu sunteți limitat la o singură cronologie. Vedeți Activități în cadrul proiectelor, gestionați încărcarea cu resurse în cadrul echipelor și rulați Programările într-o vizualizare de portofoliu, lucruri pe care un creator de sine stătător pur și simplu nu le poate face.

Mutați datele în și din: importați din Export, exportați în PDF, PNG, MS Project

Schimbarea instrumentelor nu trebuie să însemne pierderea muncii. FlexiProject importă un program direct din Microsoft Excel, vă mapează coloanele (numele sarcinii, începutul, sfârșitul, proprietarul) și construiește un proiect live și, de asemenea, importă fișiere Microsoft Project.mpp. În cealaltă direcție, exportați programul în Excel sau Microsoft Project XML, iar diagrama Gantt în PDF, PNG sau XML, păstrând filtrele și zoom-ul actuale. Nu există blocaje în nicio direcție.

Încercați FlexiProject ca realizator de diagrame Gantt

Cel mai simplu mod de a judeca un creator de diagrame Gantt este de a construi un program real în acesta. FlexiProject vă oferă acces complet timp de 30 de zile, fără costuri și fără angajamente, astfel încât să puteți testa fiecare caracteristică din acest articol pe propriul proiect, WBS, dependențele, calea critică, încărcarea resurselor și exportul, înainte de a vă decide.

Creatorul de diagrame Gantt: ÎNTREBĂRI FRECVENTE

Există un creator online gratuit de diagrame Gantt?

Da, mai multe instrumente oferă planuri sau teste gratuite și puteți chiar construi o diagramă Gantt de bază în Excel pentru nimic. Instrumentele gratuite sunt bune pentru un singur plan simplu, dar de obicei se opresc în ceea ce privește dependențele, calea critică și vizualizările multi-proiect. FlexiProject oferă acces complet gratuit timp de 30 de zile, astfel încât să puteți testa setul complet de caracteristici înainte de a vă decide.

Care este cel mai bun creator de diagrame Gantt pentru echipe?

Pentru o echipă, cel mai bun programator de diagrame Gantt este unul cu dependențe automate, editare prin glisare, volumul de lucru al resurselor și un singur program comun, mai degrabă decât un generator static. Un instrument integrat într-o platformă de proiecte și portofolii, cum ar fi FlexiProject, se adaptează și atunci când adăugați mai multe proiecte.

Un creator de diagrame Gantt acceptă diferite tipuri de dependențe?

Unul capabil o face. Programele reale au nevoie de mai mult decât legături de la sfârșit la început, deci căutați suport pentru toate cele patru tipuri, de la sfârșit la început, de la început la început, de la sfârșit la sfârșit și de la început la sfârșit, ideal cu o întârziere opțională. FlexiProject le acceptă pe toate cele patru, cu o opțiune de întârziere fixă pentru fiecare relație.

Pot face o diagramă Gantt fără Excel?

Da. Un creator dedicat de diagrame Gantt construiește și menține cronologia pentru dvs., fără reformatarea manuală din Excel. Dacă aveți deja o foaie de calcul, de obicei o puteți importa, astfel încât să nu începeți de la zero.

Un creator de diagrame Gantt arată calea critică?

Unul bun o face. Calea critică este lanțul de Activități care determină data de finalizare, iar producătorii capabili o calculează și o evidențiază automat. Generatoarele simple de imagini nu o fac de obicei, ceea ce este unul dintre cele mai clare semne că le-ați depășit.

Creatorul de diagrame Gantt online sau desktop, care este mai bun?

Un programator online de diagrame Gantt păstrează un program pe care întreaga echipă îl vede și îl actualizează în timp real, fără a trimite fișiere prin e-mail. Instrumentele desktop pot funcționa offline, dar îngreunează partajarea. Pentru majoritatea echipelor, mediul online câștigă în ceea ce privește colaborarea și păstrarea unei singure surse de adevăr.

Alegerea unui producător de diagrame Gantt care să dureze

Un creator de diagrame Gantt este la fel de util ca și ceea ce face după primul proiect. Pentru un plan unic și simplu, un instrument gratuit sau chiar un grafic Excel va fi suficient. Dar de îndată ce sarcinile depind unele de altele, o echipă împarte programul sau derulați mai mult de un proiect în același timp, caracteristicile care contează, un WBS flexibil, cele patru tipuri de dependență, calea critică, Jaloanele, editarea prin glisare, volumul de lucru al resurselor, personalizarea, exportul și scara multi-proiect, sunt cele care mențin graficul în viață. FlexiProject le acoperă pe toate într-un singur loc și vă permite să importați un program existent în Excel sau Microsoft Project și să îl exportați înapoi ori de câte ori aveți nevoie. Creați un program real în el și vedeți cum îl gestionează pe al dvs.