Ganttův diagram, Nástroje

Ganttův diagram: jak vybrat správný online nástroj?

Každý projekt začíná jako seznam úkolů, ale seznam vám neřekne, kdy se co děje, co se překrývá nebo co musí počkat. Abyste jej mohli řídit, musíte tyto úkoly rozložit v čase, a právě to nejlépe umí Ganttův diagram: z plochého seznamu úkolů udělá časovou osu, kterou můžete přečíst na první pohled. Otázkou je, který nástroj pro tvorbu Ganttova diagramu použít, protože existuje celá řada nástrojů od rychlých bezplatných nástrojů až po úplné projektové platformy, a to není totéž. Tento průvodce vysvětluje, co to vlastně Ganttův diagram maker je, jaké funkce odlišují schopný od základního, jak si vybrat podle způsobu práce a kam se hodí FlexiProject.

V tomto článku se dozvíte: Co je to Ganttův diagram a jak se liší od aplikace Excel Osm funkcí, které by měl mít dobrý Ganttův diagram. Jak si vybrat nástroj pro tvorbu Ganttova diagramu pro svůj způsob práce Proč je FlexiProject silným nástrojem pro tvorbu Ganttova diagramu pro týmy

Co je to Ganttův diagram?

Ganttův diagram je nástroj, který za vás sestaví a udržuje časovou osu projektu: úkoly rozložené v podobě sloupců v kalendáři, přičemž jejich pořadí, délka a vztahy jsou na první pohled viditelné. Důležité je slovo „udržuje“. Dobrý tvůrce nenakreslí graf jen jednou, ale udržuje ho správný, když se mění data, posouvají závislosti a Úkoly. To je hranice mezi skutečným tvůrcem Ganttova diagramu a statickým výkresem.

Ganttův diagram online vs. Ganttův diagram v aplikaci Excel

Ganttův diagram můžete sestavit v aplikaci Excel a pro malý jednorázový plán to funguje. Ale graf v Excelu je ruční kreslení: sloupce o sobě navzájem nevědí, při posunu data se nic nepřepočítává a každá aktualizace znamená úpravu tabulky a přeformátování grafu. Online nástroj pro tvorbu Ganttova diagramu to obrací. Přesunete úkol a časová osa se upraví, propojíte dva úkoly a závislost se zachová a celý tým vidí stejný aktuální harmonogram, aniž by si museli předávat soubor. Pokud vycházíte z tabulkového procesoru, rozdíl se projeví při prvním posunu termínu.

Co by měl dělat dobrý tvůrce Ganttova diagramu? 8 funkcí, které je třeba hledat

Ne každý nástroj, který kreslí sloupce, si zaslouží označení Ganttův diagram. Než se pro nějaký rozhodnete, projděte si jej těmito osmi otázkami. Čím více z nich nástroj zodpoví jasným „ano“, tím déle vám bude užitečný, jak budou vaše projekty růst.

Můžete vytvořit jakoukoli strukturu WBS, kterou potřebujete?

Harmonogram je tak jasný, jak jasná je jeho struktura, takže zde je třeba začít. Dobrý nástroj pro tvorbu Ganttova diagramu vám umožní sestavit úplnou Work Breakdown Structure, souhrnné úkoly rozdělené na dílčí úkoly, opět rozdělené na menší úkoly, a to do jakékoli hloubky, kterou projekt potřebuje. Na tom záleží více, než se zdá: mnoho nástrojů omezuje, jak hluboko můžete úkoly vnořit, což vás nutí zploštit přirozeně vrstevnatý projekt do něčeho, co neodpovídá realitě. Možnost vnoření do libovolné úrovně udržuje harmonogram věrný skutečné práci.

Vytváří tvůrce Ganttova diagramu závislosti automaticky?

Po vytvoření struktury je další vrstvou to, jak spolu úkoly souvisejí. Závislosti jsou jádrem harmonogramu a skutečné projekty potřebují víc než jen „úkol B začíná, když končí úkol A“. Schopný tvůrce Ganttova diagramu podporuje čtyři standardní typy závislostí, od dokončení k zahájení, od zahájení k zahájení, od ukončení k ukončení a od zahájení k ukončení, často s volitelným zpožděním, a pak respektuje každou vazbu, když se něco pohne. Pokud se úloha A posune, posunou se odpovídajícím způsobem i úkoly na ni navázané. Pokud musíte po každé změně ručně překreslovat šipky, nástroj kreslí obrázky, nikoliv spravuje harmonogram.

Zobrazuje kritickou cestu a umožňuje přidávat Milníky?

Kritická cesta je řetězec úkolů, který ve skutečnosti určuje datum dokončení; milníky označují klíčové rozhodovací body a výsledky na této cestě. Schopný tvůrce za vás vypočítá kritickou cestu a umožní vám umístit milníky přímo na časovou osu, takže na první pohled vidíte, která zpoždění ohrožují termín a která data jsou pevnými závazky.

Můžete Ganttův diagram upravovat přetažením?

Úprava by měla být přímá. Přetažením úkolu změníte jeho plán, přetažením jeho okraje změníte dobu trvání, přetažením úchytu nastavíte průběh. Pokud změna tvaru časové osy znamená otevírání dialogových oken a zadávání dat pro každou změnu, plánování se stane natolik pomalým, že lidé přestanou udržovat graf aktuální.

Zvládá tvůrce zdroje a pracovní zátěž?

Časová osa je jen polovina obrázku; druhou polovinou je to, kdo práci odvede. Silný tvůrce Ganttova diagramu zobrazuje vytížení zdrojů na grafu, takže si můžete všimnout člověka, který je vytížen na 150 % vedle člověka s volnou kapacitou, a změnit rovnováhu dříve, než se z toho stane problém.

Můžete si přizpůsobit zobrazení Ganttova grafu?

Různé publikum potřebuje různé pohledy. Dobrý tvůrce vám umožní vybrat si, co se má zobrazit, data, vlastníky, Plán, kritickou cestu a obarvit sloupce podle vlastních atributů, jako je fáze, priorita nebo Oddělení. Graf, který ukazujete radě, není ten, se kterým pracujete den co den.

Umožňuje Export a sdílení (PDF, PNG, MS Project)?

Váš harmonogram málokdy zůstane na jednom místě. Hledejte Export do PDF pro zprávy, PNG pro prezentace a formát XML, který se otevře v aplikaci Microsoft Project pro zúčastněné strany, které používají jiné nástroje. Export, který zachovává aktuální zobrazení, ušetří spoustu práce s přeformátováním.

Lze Ganttův diagram škálovat na více než jeden projekt?

Tabulka zpracovává jeden projekt na soubor. V okamžiku, kdy jich provozujete několik, potřebujete nástroj, který zobrazuje úkoly napříč projekty na jednom místě. Pokud program pro tvorbu Ganttova diagramu nemá koncepci druhého projektu, přeroste ho v týdnu, kdy jeden projekt zahájíte.

Jak vybrat nástroj pro tvorbu Ganttova diagramu

Správný tvůrce Ganttova diagramu závisí méně na kontrolním seznamu funkcí a více na tom, kolik pohyblivých částí spravujete. Zde je jednoduchý způsob, jak přizpůsobit nástroj situaci.

Tvorba Ganttova diagramu pro jeden jednoduchý projekt

Pokud plánujete jeden krátký projekt s několika úkoly a bez týmu, který by je koordinoval, můžete použít téměř cokoli, včetně Ganttova diagramu v Excelu nebo bezplatného online nástroje. Vyberte si to, co je pro začátek nejrychlejší, a neplaťte zbytečně za schopnosti, které nevyužijete.

Tvorba Ganttova diagramu pro tým se závislostmi

Ve chvíli, kdy jeden plán sdílí více lidí, je otázkou, zda na něm mohou pracovat současně. To tabulkový procesor nedokáže: jeden člověk má soubor otevřený, ostatní čekají a změny se odsouhlasují e-mailem. Tvorba Ganttova diagramu týmové úrovně udržuje jeden živý harmonogram, na kterém všichni pracují paralelně, a přidává věci, na kterých tým skutečně pracuje, e-mailová upozornění, když je úkol splatný nebo když skončí jeho předchůdce, komentáře, aby diskuse zůstala připojena k úkolu, kterého se týká, přílohy k souborům, aby specifikace nebo výkres žily u správného úkolu, a milníky, které označují sdílené závazky. To je rozdíl mezi výkresem plánu a plánem, na kterém tým společně pracuje.

Tvůrce Ganttova diagramu pro PMO s mnoha projekty

Pokud provozujete portfolio, je graf snadnou součástí. Potřebujete nástroj pro tvorbu Ganttova diagramu, který je součástí platformy pro projekty a projektová portfolia: úkoly napříč projekty v jednom zobrazení, vytížení zdrojů napříč týmy, plány a zprávy. Na této úrovni je Ganttův diagram jednou z funkcí většího systému a volba samostatného kreslicího nástroje by znamenala sešívat věci ručně.

FlexiProject: nejlepší Ganttův diagram na trhu

Pokud porovnáme výše uvedené funkce, FlexiProject na všechny odpovídá kladně, a proto funguje jako nástroj pro tvorbu Ganttova diagramu pro týmy, které už vyrostly z tabulkových procesorů.

Interaktivní online nástroj pro tvorbu Ganttova diagramu

FlexiProject vám nabízí plně interaktivní Ganttův diagram. Work Breakdown Structure můžete nejprve sestavit do libovolné hloubky, vnořovat souhrnné úkoly a dílčí úkoly bez omezení úrovní, takže Harmonogram odpovídá skutečnému tvaru projektu. Poté myší nakreslíte závislosti mezi úkoly a zvolíte typ vztahu, od dokončení k zahájení, od zahájení k zahájení, od ukončení k dokončení nebo od zahájení k ukončení, s volitelným pevným zpožděním, a harmonogram se sám udržuje v logice. Úpravy jsou přímé: přetažením úkolu změníte jeho rozvrh, přetažením okraje změníte dobu trvání, přetažením úchytu nastavíte průběh, přičemž data se aktualizují na místě. Jediným přepínačem se překryje kritická cesta (zvýrazněná červeně), linie dneška, Milníky, Plán a vytížení zdrojů a sloupce můžete obarvit podle libovolného vlastního sloupce, například fáze nebo Oddělení. Výstražné ikony označují úkoly, které se dostaly do skluzu, takže rizika jsou viditelná, aniž byste je museli lovit.

Vytvořeno pro týmy: oznámení, komentáře, přílohy

Protože je harmonogram sdílený a živý, celý tým pracuje na stejném Ganttově diagramu najednou, žádné předávání souborů, žádné čekání, až někdo dokument uzavře. E-mailová oznámení se rozesílají, když je úkol splatný nebo když skončí jeho předchůdce, takže další vlastník ví, že má začít. Komentáře udržují diskusi připojenou k úkolu, kterého se týkají, a přílohy souborů, specifikace, výkresy, schválení můžete přidávat přímo k úkolu, ke kterému patří. Konverzace a dokumenty žijí tam, kde je práce, nejsou roztroušeny po schránkách.

Plány a sledování odchylek

FlexiProject vám umožňuje schválit plán a následně sledovat, jak se s ním shoduje reálný harmonogram. Jak práce postupují, vidíte, kde se aktuální termíny odchýlily od původního závazku, které úkoly jsou napřed, které pozadu a o kolik. V kombinaci s varovnými ikonami na grafu se tak Ganttův plán mění ze statického plánu v systém včasného varování pro celý projekt.

Tvůrce Ganttova diagramu vytvořený pro více než jeden projekt

Protože Ganttův diagram je součástí úplné platformy pro projekty a portfolia, nejste omezeni na jedinou časovou osu. Vidíte úkoly napříč projekty, můžete spravovat vytížení zdrojů napříč týmy a srolovat harmonogramy do pohledu na portfolio, což samostatný tvůrce jednoduše neumí.

Přesun dat dovnitř a ven: import z Excelu, Export do PDF, PNG, MS Project

Změna nástroje by neměla znamenat ztrátu práce. FlexiProject importuje harmonogram přímo z aplikace Microsoft Excel, namapujete si sloupce (název úkolu, začátek, konec, vlastník) a vytvoří živý projekt, a také importuje soubory Microsoft Project .mpp. Při opačném postupu exportujete harmonogram do aplikace Excel nebo Microsoft Project XML a Ganttův diagram do formátu PDF, PNG nebo XML, přičemž zachováte stávající filtry a zvětšení. Ani v jednom směru nedochází k žádnému zablokování.

Vyzkoušejte FlexiProject jako tvůrce Ganttova diagramu

Nejjednodušší způsob, jak posoudit program pro tvorbu Ganttova diagramu, je sestavit v něm skutečný harmonogram. FlexiProject vám poskytuje úplný přístup na 30 dní bez jakýchkoli nákladů a závazků, takže si můžete vyzkoušet každou funkci uvedenou v tomto článku na vlastním projektu, WBS, závislostech, kritické cestě, vytížení zdrojů a Exportu, než se rozhodnete.

Tvůrce Ganttova diagramu: ČASTO KLADENÉ DOTAZY

Existuje bezplatný online nástroj pro tvorbu Ganttova diagramu?

Ano, některé nástroje nabízejí bezplatné plány nebo zkušební verze a základní Ganttův diagram si můžete vytvořit i v Excelu zdarma. Bezplatné nástroje jsou vhodné pro jeden jednoduchý plán, ale obvykle neumožňují zobrazení závislostí, kritické cesty a více projektů. FlexiProject nabízí úplný přístup zdarma na 30 dní, takže si můžete vyzkoušet kompletní sadu funkcí, než se rozhodnete.

Jaký je nejlepší Ganttův diagram pro týmy?

Pro tým je nejlepší Ganttův diagram s automatickými závislostmi, úpravami přetažením myší, vytížením zdrojů a jediným sdíleným harmonogramem, nikoli statickým generátorem. Nástroj integrovaný do platformy pro projekty a portfolia, jako je FlexiProject, se také škáluje, když přidáte další projekty.

Podporuje tvůrce Ganttova diagramu různé typy závislostí?

Schopný člověk ano. Skutečné harmonogramy potřebují více než jen propojení od konce ke startu, takže hledejte podporu pro všechny čtyři typy, od konce ke startu, od začátku ke startu, od konce k cíli a od začátku k cíli, ideálně s volitelným zpožděním. FlexiProject podporuje všechny čtyři s možností pevného zpoždění u každého vztahu.

Lze vytvořit Ganttův diagram bez aplikace Excel?

Ano. Specializovaný nástroj pro tvorbu Ganttova diagramu sestaví a udržuje časovou osu za vás, aniž byste museli ručně přeformátovávat graf v Excelu. Pokud již tabulku máte, můžete ji obvykle importovat, takže nemusíte začínat od nuly.

Zobrazuje Ganttův diagram kritickou cestu?

Dobrý je. Kritická cesta je řetězec úkolů, který určuje datum dokončení a který umí tvůrci automaticky vypočítat a zvýraznit. Jednoduché generátory obrázků to obvykle nedělají, což je jedno z nejjasnějších znamení, že jste je přerostli.

Online nebo desktopový Ganttův diagram, který je lepší?

Online nástroj pro tvorbu Ganttova diagramu udržuje jeden harmonogram, který celý tým vidí a aktualizuje v reálném čase, bez nutnosti posílat soubory e-mailem. Desktopové nástroje mohou pracovat offline, ale ztěžují sdílení. U většiny týmů vítězí online, pokud jde o spolupráci a zachování jediného zdroje pravdy.

Výběr nástroje pro tvorbu Ganttova diagramu, který vydrží

Ganttův diagram je tak užitečný, jak je užitečný po prvním návrhu. Pro jeden jednoduchý plán postačí bezplatný nástroj nebo dokonce graf v Excelu. Jakmile však vaše úkoly závisí jeden na druhém, harmonogram sdílí tým nebo provozujete více projektů najednou, důležité funkce, flexibilní WBS, čtyři typy závislostí, kritická cesta, Milníky, editace přetažením, vytížení zdrojů, přizpůsobení, Export a měřítko pro více projektů, jsou to, co udržuje graf při životě. FlexiProject pokrývá všechny harmonogramy na jednom místě a umožňuje importovat existující harmonogram aplikace Excel nebo Microsoft Project a Exportovat zpět, kdykoli potřebujete. Sestavte si v něm skutečný harmonogram a podívejte se, jak si poradí s tím vaším.