Gantt-Diagramm, Werkzeuge

Gantt Chart Maker: Wie wähle ich das richtige Online-Tool?

Jedes Projekt beginnt als eine Liste von Aufgaben, aber eine Liste sagt Ihnen nicht, wann etwas passiert, was sich überschneidet oder was warten muss. Um es zu managen, müssen Sie diese Aufgaben über die Zeit verteilen, und genau das ist es, was ein Gantt-Diagramm am besten kann: Es verwandelt eine flache Aufgabenliste in eine Zeitleiste, die Sie auf einen Blick lesen können. Die Frage ist nur, welchen Gantt-Diagrammersteller Sie verwenden sollen, denn die Bandbreite reicht von schnellen, kostenlosen Tools bis hin zu vollständigen Projektplattformen, und das ist nicht dasselbe. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein Gantt-Chart-Maker wirklich ist, welche Funktionen einen fähigen von einem einfachen unterscheiden, wie Sie sich je nach Ihrer Arbeitsweise entscheiden und wo FlexiProject hineinpasst.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr: Was ein Gantt-Diagrammersteller ist und wie er sich von Excel unterscheidet Die acht Funktionen, die ein guter Gantt-Diagrammersteller haben sollte Wie Sie einen Gantt-Diagrammersteller für Ihre Arbeitsweise auswählen Warum FlexiProject ein starker Gantt-Diagrammersteller für Teams ist

Was ist ein Gantt-Diagrammersteller?

Ein Gantt-Diagrammersteller ist ein Tool, das für Sie einen Projektzeitplan erstellt und pflegt: Aufgaben, die als Balken auf einem Kalender angeordnet sind, wobei ihre Reihenfolge, Länge und Beziehungen auf einen Blick erkennbar sind. Das wichtige Wort ist „pflegt“. Ein guter Ersteller zeichnet das Diagramm nicht nur einmal, sondern hält es korrekt, wenn sich Termine ändern, Abhängigkeiten sich verschieben und Aufgaben sich verschieben. Das ist der Unterschied zwischen einem echten Gantt-Diagrammersteller und einer statischen Zeichnung.

Gantt-Diagrammersteller online im Vergleich zu einem Gantt-Diagramm in Excel

Sie können ein Gantt-Diagramm in Excel erstellen, und für einen kleinen, einmaligen Plan funktioniert das auch. Aber ein Excel-Diagramm ist eine manuelle Zeichnung: Die Balken wissen nichts voneinander, nichts wird neu berechnet, wenn ein Datum verschoben wird, und jede Aktualisierung bedeutet, dass Sie die Tabelle bearbeiten und das Diagramm neu formatieren müssen. Ein Online-Gantt-Diagrammersteller kehrt das um. Sie verschieben eine Aufgabe und die Zeitleiste passt sich an, Sie verknüpfen zwei Aufgaben und die Abhängigkeit bleibt bestehen, und das ganze Team sieht denselben aktuellen Zeitplan, ohne dass Sie eine Datei herumreichen müssen. Wenn Sie von einer Tabellenkalkulation kommen, fällt der Unterschied schon bei der ersten Verschiebung eines Termins auf.

Was sollte ein guter Gantt-Diagrammersteller können? 8 Funktionen, auf die Sie achten sollten

Nicht jedes Tool, das Balken zeichnet, verdient die Bezeichnung Gantt-Diagrammersteller. Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie es diesen acht Fragen unterziehen. Je mehr davon ein Tool mit einem klaren „Ja“ beantwortet, desto länger wird es Ihnen bei wachsenden Projekten nützlich sein.

Können Sie jede gewünschte WBS-Struktur erstellen?

Ein Zeitplan ist nur so klar wie seine Struktur, also fangen Sie am besten hier an. Mit einem guten Gantt-Diagrammersteller können Sie eine vollständige Work Breakdown Structure erstellen, zusammengefasste Aufgaben, die in Unteraufgaben unterteilt sind, die wiederum in kleinere Aufgaben unterteilt sind, und zwar in der Tiefe, die das Projekt benötigt. Das ist wichtiger, als es klingt: Viele Tools begrenzen die Tiefe, in der Sie Aufgaben verschachteln können, wodurch Sie gezwungen sind, ein von Natur aus vielschichtiges Projekt in etwas abzuflachen, das nicht der Realität entspricht. Durch die Möglichkeit der Verschachtelung auf jeder Ebene bleibt der Zeitplan der tatsächlichen Arbeit treu.

Erzeugt der Gantt-Diagrammersteller automatisch Abhängigkeiten?

Wenn die Struktur steht, geht es auf der nächsten Ebene darum, wie die Aufgaben zusammenhängen. Abhängigkeiten sind das Herzstück eines Zeitplans, und echte Projekte brauchen mehr als „Aufgabe B beginnt, wenn Aufgabe A endet“. Ein fähiger Gantt-Diagrammersteller unterstützt die vier Standard-Abhängigkeitstypen „Ende-zu-Start“, „Start-zu-Start“, „Ende-zu-Ende“ und „Start-zu-Ende“, oft mit einer optionalen Verzögerung, und respektiert dann jede Verbindung, wenn sich etwas bewegt. Wenn Aufgabe A verrutscht, verschieben sich die mit ihr verbundenen Aufgaben entsprechend. Wenn Sie die Pfeile nach jeder Änderung von Hand neu zeichnen müssen, malt das Tool Bilder, anstatt einen Zeitplan zu verwalten.

Wird der kritische Pfad angezeigt und können Sie Meilensteine hinzufügen?

Der kritische Pfad ist die Kette von Aufgaben, die tatsächlich Ihr Enddatum bestimmt; Meilensteine markieren die wichtigsten Entscheidungspunkte und Leistungen auf dem Weg. Ein fähiger Maker berechnet den kritischen Pfad für Sie und ermöglicht es Ihnen, Meilensteine direkt auf der Zeitachse zu platzieren, so dass Sie auf einen Blick sehen können, welche Verzögerungen den Termin bedrohen und welche Termine feste Verpflichtungen sind.

Können Sie das Gantt-Diagramm per Drag & Drop bearbeiten?

Die Bearbeitung sollte direkt sein. Ziehen Sie eine Aufgabe, um sie neu zu planen, ziehen Sie ihren Rand, um die Dauer zu ändern, ziehen Sie einen Griff, um den Fortschritt festzulegen. Wenn das Umgestalten der Zeitleiste bedeutet, dass Sie Dialogfelder öffnen und für jede Änderung ein Datum eingeben müssen, wird die Planung so langsam, dass Sie das Diagramm nicht mehr aktuell halten.

Kann der Hersteller mit Ressourcen und Arbeitsbelastung umgehen?

Ein Zeitplan ist nur die Hälfte des Bildes; die andere Hälfte ist, wer die Arbeit erledigt. Ein guter Gantt-Diagrammersteller zeigt die Ressourcenauslastung auf dem Diagramm an, so dass Sie die Person, die zu 150% ausgelastet ist, neben der Person mit freien Kapazitäten erkennen und das Gleichgewicht wiederherstellen können, bevor es zu einem Problem wird.

Können Sie anpassen, was das Gantt-Diagramm anzeigt?

Unterschiedliche Zielgruppen brauchen unterschiedliche Ansichten. Bei einem guten Maker können Sie auswählen, was angezeigt wird, Termine, Eigentümer, einen Basisplan, den kritischen Pfad und die Balken nach Ihren eigenen Attributen wie Phase, Priorität oder Abteilung einfärben. Das Diagramm, das Sie dem Vorstand zeigen, ist nicht das, mit dem Sie jeden Tag arbeiten.

Kann es exportiert und weitergegeben werden (PDF, PNG, MS Project)?

Ihr Zeitplan bleibt selten an einem Ort. Achten Sie auf den Export in PDF für Berichte, PNG für Folien und ein XML-Format, das in Microsoft Project geöffnet werden kann, für Beteiligte, die mit anderen Tools arbeiten. Ein Export, der Ihre aktuelle Ansicht beibehält, erspart Ihnen eine Menge Umformatierungen.

Lässt sich der Gantt-Diagrammersteller auf mehr als ein Projekt anwenden?

Eine Tabellenkalkulation bearbeitet ein Projekt pro Datei. In dem Moment, in dem Sie mehrere haben, brauchen Sie ein Tool, das die Aufgaben für alle Projekte an einem Ort anzeigt. Wenn ein Gantt-Diagrammersteller kein Konzept für ein zweites Projekt hat, werden Sie ihm in der Woche, in der Sie eines beginnen, über den Kopf wachsen.

Wie Sie einen Gantt-Diagramm-Ersteller auswählen

Die Wahl des richtigen Gantt-Diagrammerstellers hängt weniger von einer Funktions-Checkliste ab, sondern vielmehr davon, wie viele bewegliche Teile Sie verwalten. Hier finden Sie eine einfache Methode, um das Tool an die jeweilige Situation anzupassen.

Ein Gantt-Diagrammersteller für ein einzelnes, einfaches Projekt

Wenn Sie ein kurzes Projekt mit einer Handvoll Aufgaben planen und kein Team zu koordinieren haben, funktioniert fast alles, einschließlich eines Gantt-Diagramms in Excel oder eines kostenlosen Online-Makers. Wählen Sie das, was am schnellsten geht, und zahlen Sie nicht zu viel für Funktionen, die Sie nicht nutzen werden.

Ein Gantt-Diagrammersteller für ein Team mit Abhängigkeiten

In dem Moment, in dem sich mehrere Personen einen Plan teilen, stellt sich die Frage, ob sie gleichzeitig daran arbeiten können. Mit einer Tabellenkalkulation ist das nicht möglich: Eine Person hat die Datei geöffnet, alle anderen warten, und die Änderungen werden per E-Mail abgestimmt. Ein Gantt-Diagrammersteller für Teams führt einen einzigen Zeitplan, an dem alle parallel arbeiten, und er fügt die Dinge hinzu, an denen ein Team tatsächlich arbeitet, E-Mail-Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe fällig ist oder ein Vorgänger fertig ist, Kommentare, damit eine Diskussion an die Aufgabe angehängt bleibt, um die es geht, Dateianhänge, damit die Spezifikation oder Zeichnung an die richtige Aufgabe angehängt bleibt, und Meilensteine, die gemeinsame Verpflichtungen markieren. Das ist der Unterschied zwischen einer Zeichnung eines Plans und einem Plan, nach dem das Team gemeinsam arbeitet.

Ein Gantt-Diagrammersteller für ein PMO mit vielen Projekten

Wenn Sie ein Portfolio verwalten, ist das Diagramm der einfache Teil. Sie brauchen einen Gantt-Diagrammersteller, der in eine Projekt- und Portfolio-Plattform integriert ist: projektübergreifende Aufgaben in einer Ansicht, teamübergreifende Ressourcenauslastung, Basispläne und Berichte. Auf dieser Ebene ist das Gantt-Diagramm nur eine Funktion eines größeren Systems, und die Wahl eines eigenständigen Zeichentools würde bedeuten, dass Sie die Dinge von Hand zusammenfügen müssten.

FlexiProject: der beste Gantt-Diagrammersteller auf dem Markt

Gemessen an den oben genannten Funktionen beantwortet FlexiProject jede einzelne mit einem Ja. Deshalb eignet es sich auch als Gantt-Diagrammersteller für Teams, die aus den Tabellenkalkulationen herausgewachsen sind.

Ein interaktiver Online-Gantt-Diagrammersteller

FlexiProject bietet Ihnen ein vollständig interaktives Gantt-Diagramm. Sie können den Projektstrukturplan zunächst in beliebiger Tiefe aufbauen, indem Sie Aufgaben und Unteraufgaben ohne Begrenzung der Ebenen verschachteln, so dass der Zeitplan der tatsächlichen Form des Projekts entspricht. Dann zeichnen Sie mit der Maus Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und wählen die Art der Beziehung aus: Ende-zu-Start, Start-zu-Start, Ende-zu-Ende oder Start-zu-Ende, optional mit einer festen Verzögerung, und der Zeitplan behält seine Logik. Die Bearbeitung erfolgt direkt: Ziehen Sie Aufgaben, um sie neu zu planen, ziehen Sie eine Kante, um die Dauer zu ändern, ziehen Sie einen Griff, um den Fortschritt festzulegen, wobei die Daten auf der Stelle aktualisiert werden. Ein einziger Schalter überlagert den kritischen Pfad (rot hervorgehoben), die heutige Linie, Meilensteine, den Basisplan und die Ressourcenauslastung. Sie können die Balken nach jeder beliebigen Spalte wie Phase oder Abteilung einfärben. Warnsymbole kennzeichnen Aufgaben, die aus dem Ruder gelaufen sind, so dass Risiken sichtbar sind, ohne dass Sie nach ihnen suchen müssen.

Entwickelt für Teams: Benachrichtigungen, Kommentare, Anhänge

Da der Zeitplan gemeinsam genutzt wird und live ist, arbeitet das gesamte Team gleichzeitig an demselben Gantt-Diagramm, ohne dass Dateien weitergegeben werden oder jemand das Dokument schließen muss. E-Mail-Benachrichtigungen werden verschickt, wenn eine Aufgabe fällig ist oder wenn ein Vorgänger fertig ist, so dass der nächste Besitzer weiß, dass er beginnen muss. Kommentare halten die Diskussion mit der betreffenden Aufgabe verknüpft, und Sie können Dateianhänge, Spezifikationen, Zeichnungen und Genehmigungen direkt der Aufgabe hinzufügen, zu der sie gehören. Die Konversation und die Dokumente befinden sich dort, wo die Arbeit stattfindet, und nicht verstreut in den Posteingängen.

Basispläne und Abweichungsverfolgung

Mit FlexiProject können Sie einen Basisplan genehmigen und dann den aktuellen Zeitplan mit diesem abgleichen. Während die Arbeit voranschreitet, sehen Sie, wo die aktuellen Termine von der ursprünglichen Zusage abgewichen sind, welche Aufgaben voraus sind, welche zurückliegen und um wie viel. In Kombination mit den Warnsymbolen im Diagramm wird der Gantt-Plan so von einem statischen Plan zu einem Frühwarnsystem für das gesamte Projekt.

Ein Gantt-Diagrammersteller, der für mehr als ein Projekt erstellt wurde

Da das Gantt-Diagramm in eine vollständige Projekt- und Portfolio-Plattform integriert ist, sind Sie nicht auf eine einzige Zeitleiste beschränkt. Sie sehen projektübergreifende Aufgaben, verwalten die Ressourcenauslastung verschiedener Teams und rollen Zeitpläne in einer Portfolioansicht zusammen – Dinge, die ein eigenständiger Maker einfach nicht leisten kann.

Daten ein- und auslagern: Import aus Excel, Export in PDF, PNG, MS Project

Ein Wechsel des Tools sollte nicht bedeuten, dass Arbeit verloren geht. FlexiProject importiert einen Zeitplan direkt aus Microsoft Excel, Sie ordnen Ihre Spalten zu (Aufgabenname, Start, Ende, Verantwortlicher) und es erstellt ein Live-Projekt und importiert auch Microsoft Project.mpp-Dateien. Umgekehrt exportieren Sie den Zeitplan in Excel oder Microsoft Project XML und das Gantt-Diagramm in PDF, PNG oder XML, wobei Sie Ihre aktuellen Filter und den Zoom beibehalten. In beiden Richtungen gibt es keine Beschränkungen.

Versuchen Sie FlexiProject als Gantt-Diagrammersteller

Der einfachste Weg, einen Gantt-Diagrammersteller zu beurteilen, ist, einen echten Zeitplan darin zu erstellen. FlexiProject bietet Ihnen 30 Tage lang vollen Zugang, ohne Kosten und ohne Verpflichtung. So können Sie jede Funktion in diesem Artikel mit Ihrem eigenen Projekt, dem Projektstrukturplan, den Abhängigkeiten, dem kritischen Pfad, der Ressourcenauslastung und dem Export testen, bevor Sie sich entscheiden.

Gantt-Diagramm erstellen: FAQ

Gibt es einen kostenlosen Online-Gantt-Diagrammersteller?

Ja, einige Tools bieten kostenlose Pläne oder Testversionen an, und Sie können sogar kostenlos ein einfaches Gantt-Diagramm in Excel erstellen. Kostenlose Tools eignen sich gut für einen einfachen Plan, aber sie bieten in der Regel keine Abhängigkeiten, keinen kritischen Pfad und keine Multiprojektansicht. FlexiProject bietet Ihnen 30 Tage lang vollen Zugriff, damit Sie den kompletten Funktionsumfang testen können, bevor Sie sich entscheiden.

Welches ist der beste Gantt-Diagrammersteller für Teams?

Für ein Team ist der beste Gantt-Diagrammersteller einer mit automatischen Abhängigkeiten, Drag-and-Drop-Bearbeitung, Ressourcenauslastung und einem einzigen gemeinsamen Zeitplan und nicht ein statischer Generator. Ein Tool, das in eine Projekt- und Portfolio-Plattform wie FlexiProject integriert ist, lässt sich auch skalieren, wenn Sie weitere Projekte hinzufügen.

Unterstützt ein Gantt-Diagrammersteller verschiedene Arten von Abhängigkeiten?

Ein leistungsfähiges System schon. Echte Zeitpläne brauchen mehr als nur Start-Ziel-Verknüpfungen. Achten Sie daher auf die Unterstützung aller vier Arten: Start-Ziel, Start-Ziel, Ziel-Ziel und Start-Ziel, idealerweise mit einer optionalen Verzögerung. FlexiProject unterstützt alle vier, mit einer festen Verzögerungsoption für jede Beziehung.

Kann ich ein Gantt-Diagramm ohne Excel erstellen?

Ja. Ein spezieller Gantt-Diagrammersteller erstellt und pflegt die Zeitleiste für Sie, ohne dass Sie Excel manuell umformatieren müssen. Wenn Sie bereits eine Kalkulationstabelle haben, können Sie diese in der Regel importieren, so dass Sie nicht bei Null anfangen müssen.

Zeigt ein Gantt-Diagrammersteller den kritischen Pfad an?

Ein gutes Programm tut das. Der kritische Pfad ist die Kette von Aufgaben, die Ihr Enddatum bestimmt, und fähige Programmierer berechnen und markieren ihn automatisch. Einfache Bildgeneratoren tun dies in der Regel nicht, was eines der deutlichsten Zeichen dafür ist, dass Sie ihnen entwachsen sind.

Online- oder Desktop-Gantt-Diagramm erstellen, was ist besser?

Ein Online-Gantt-Diagrammersteller erstellt einen Zeitplan, den das ganze Team sieht und in Echtzeit aktualisiert, ohne dass Dateien per E-Mail verschickt werden müssen. Desktop-Tools können offline funktionieren, erschweren aber die gemeinsame Nutzung. Für die meisten Teams ist die Online-Lösung die beste Lösung, wenn es um Zusammenarbeit und eine einzige Quelle der Wahrheit geht.

Auswahl eines Gantt-Diagrammerstellers, der Bestand hat

Ein Gantt-Diagrammersteller ist nur so nützlich wie das, was er nach dem ersten Entwurf tut. Für einen einzelnen, einfachen Plan reicht ein kostenloses Tool oder sogar ein Excel-Diagramm aus. Aber sobald Ihre Aufgaben voneinander abhängen, ein Team sich den Zeitplan teilt oder Sie mehr als ein Projekt gleichzeitig durchführen, sind es die Funktionen, auf die es ankommt, ein flexibler Projektstrukturplan, die vier Abhängigkeitstypen, der kritische Pfad, Meilensteine, Drag-and-Drop-Bearbeitung, Ressourcenauslastung, Anpassung, Export und Multiprojektskala, die das Diagramm am Leben erhalten. FlexiProject deckt sie alle an einem Ort ab, und Sie können einen bestehenden Excel- oder Microsoft Project-Zeitplan importieren und bei Bedarf wieder exportieren. Erstellen Sie einen echten Zeitplan und sehen Sie, wie es mit Ihrem Zeitplan umgeht.