Eficiência e motivação

Como utilizar o Six Sigma para melhorar os processos e reduzir os erros nos teus projectos?

Queres alcançar uma qualidade quase perfeita nos teus projectos e processos? Six Sigma é um método baseado em dados que permite a empresas como a Motorola e a General Electric reduzir significativamente os erros e obter poupanças substanciais. Descobre do que se trata.

Neste artigo, vais aprender: O que é Six Sigma Quando o deves utilizar Qual a diferença entre o DMAIC e o DMADV Como aumenta a eficiência do projeto Que ferramentas apoiam a análise de dados Como o software ajuda na implementação

O que é Six Sigma e como funciona?

No nosso glossário de projectosSix Sigma é uma estratégia de gestão que visa a qualidade quase perfeita através da redução de erros nos processos. O seu nome refere-se a um nível muito elevado em que ocorrem apenas 3,4 defeitos por milhão de oportunidades, o que indica a estabilidade do processo. O método teve origem na Motorola na década de 1980. A empresa, para resolver problemas de qualidade e concorrência, implementou um programa para melhorar a qualidade dos produtos e processos.

Quando vale a pena implementar Six Sigma? Indústrias onde a melhoria contínua é uma obrigação

O método funciona melhor em processos com elevada variabilidade e elevados custos de erro, bem como em ambientes que exigem uma melhoria contínua. A implementação do Six Sigma ajuda a identificar as causas da variabilidade e a implementar acções corretivas, estabilizando o processo e reduzindo os defeitos. Promove uma cultura orientada para os dados, fomentando a otimização contínua.

• No fabrico, a aplicação do Six Sigma traduz-se numa redução efectiva dos defeitos, optimizando as linhas de produção, minimizando as perdas de material e reduzindo os tempos de ciclo.
• Na logística, o Six Sigma apoia a otimização das cadeias de abastecimento, reduzindo eficazmente os erros na recolha de encomendas e encurtando os prazos de entrega. O método melhora a precisão do inventário.
• No sector bancário, ajuda a reduzir os erros de transação e a melhorar o serviço ao cliente. Nos cuidados de saúde, ajuda a reduzir os erros médicos e a otimizar os processos de admissão de doentes.

O núcleo do Lean Six Sigma: DMAIC vs DMADV

Na metodologia Lean Six Sigma, existem duas abordagens principais para os projectos: DMAIC e DMADV. Ambas são utilizadas para a melhoria de processos e a sua escolha depende do objectivos estratégicos do projeto.

	DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar)	DMADV (Definir, Medir, Analisar, Desenhar, Verificar)
Objetivo principal	Melhorar os processos existentes	Conceber novos processos/produtos/serviços
Quando deves utilizar este método?	Quando um processo é defeituoso, precisa de ser optimizado	Quando um processo/produto não existe ou precisa de uma grande reformulação
Fases	Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar	Definir, Medir, Analisar, Conceber, Verificar
Qual é o objetivo?	Reduzir a variação e os defeitos num processo existente	Criar um processo estável e de alta qualidade a partir do zero
Questão principal	Como é que podemos melhorar o que já temos?	Como é que podemos conceber algo que funcione na perfeição?
Resultado esperado	Um processo optimizado e mais eficiente	Processo/produto/serviço novo e de alta qualidade

 

Como é que Six Sigma melhora o desempenho do projeto?

O Lean Six Sigma melhora os processos e a qualidade, eliminando erros e desperdícios. É uma abordagem analítica à melhoria contínua que aumenta a eficiência e a satisfação do cliente. O PRINCE2, por outro lado, é um método de gestão de projectos centrado na estrutura, organização e controlo do projeto, definindo funções e etapas. Em resumo: o Lean Six Sigma melhora as operações, enquanto o PRINCE2 gere um projeto para atingir os seus objectivos. Os dois métodos podem funcionar em conjunto, tal como Six Sigma optimiza os processos num projeto PRINCE2.

Six Sigma apoia a gestão Kanban porque ambos os métodos procuram racionalizar o trabalho e eliminar o desperdício. Six Sigma analisa os problemas evidentes no Kanban (por exemplo, utilizando diagramas de Pareto) para chegar à raiz do problema. Ao reduzir a variabilidade, assegura um fluxo de trabalho suave e uma melhor previsibilidade da entrega. Six Sigma As fases do DMAIC da ‘s são perfeitas para a melhoria contínua em Kanban, simplificando as várias etapas. Six Sigma fornece ferramentas para recolher e analisar dados para ajudar a tomar melhores decisões em Kanban. Ao combinar o controlo visual do Kanban com a abordagem analítica do Six Sigma, as empresas ganham maior eficiência e menos erros nos projectos.

O papel dos dados e das ferramentas estatísticas na Six Sigma

O método baseia-se em factos e não em suposições. Com a análise quantitativa, os processos são melhor compreendidos, controlados e melhorados. Sem recolher e interpretar dados, é impossível encontrar as causas dos problemas, medir o progresso ou verificar a eficácia das soluções. O quadro seguinte apresenta 7 ferramentas clássicas de gestão da qualidade que apoiam estas actividades

Ferramenta	Aplicações	Funções
Mapa do processo	Visualiza uma sequência de tarefas no processo	Mostra a estrutura e as relações, ajuda a encontrar pontos fracos
Diagrama de Ishikawa (“espinha de peixe”)	Identifica e resolve problemas procurando as causas principais	Ilustra a complexidade da situação e as ligações entre factores, ajuda a analisar as causas
Diagrama de Pareto	Identifica e classifica os problemas; separa as causas importantes das triviais	Ajuda a concentrar-se nas questões-chave (regra 80/20), monitoriza os resultados e a eficácia das actividades
Histograma	Representação gráfica da distribuição de uma variável de caraterística numa população	Visualiza a variabilidade dos resultados do processo, indica áreas para melhoria, mostra informações do processo
Diagrama de correlação (dispersão)	Detecta relações de causa e efeito entre variáveis	Mostra visualmente a força das correlações, permite observar relações entre parâmetros
Ficha de controlo	Compilação dos dados recolhidos para detetar as tendências dominantes	Avaliação quantitativa do curso do processo, comparação de dados históricos / actuais, tempo de preparação curto, baixo custo, alta eficiência
Cartão de controlo	Controlo contínuo do processo e monitorização da sua variabilidade	Detecta desvios que afectam a qualidade, distingue causas especiais de causas aleatórias, ajuda a prever alterações e a tomar medidas corretivas

Implementar Six Sigma com ferramentas digitais

Six Sigma a implementação é muito mais eficiente com ferramentas de gestão de projectos. Com FlexiProject, a implementação deste método torna-se mais simples porque todas as funções necessárias estão disponíveis

no teu sistema de gestão de projectos

. A ferramenta oferece-te:

• Planeamento preciso de tarefas e monitorização do diagrama de Gantt.
• Automatização do fluxo de trabalhopermite-te atribuir tarefas e acompanhar a sua conclusão, aumentando a eficiência.
• Armazenamento central de todos os documentos e dados do projeto, facilitando o seu acesso.
• Visualiza os indicadores-chave de desempenho (KPIs) e o progresso da redução de defeitos com dashboards e relatórios.
• Apoia a gestão eficaz dos recursos e o controlo dos custos.
• Facilita a comunicação e a colaboração em equipa.