Czym się różni portfel od programu projektów?

Jedną z częstszych pomyłek w szeroko pojmowanej tematyce zarządzania projektami jest brak należytego rozróżnienia między portfelem a programem projektów. Dlatego warto poświęcić kilka zdań na pokazanie praktycznych różnic między tymi terminami.

W tym artykule dowiesz się:

Czym różni się program projektów od portfela projektów
Jakie cele biznesowe realizują programy, a jakie portfele
Jak FlexiProject wspiera zarządzanie portfelami projektów i programami projektów?

Różnica między portfelem projektów a programem projektu

Zacznijmy od pojęcia programu projektów. Program projektów to najczęściej zestaw projektów, mających zrealizować określony cel strategiczny firmy – np. rozwinięcie działalności na rynku azjatyckim. W skład takiego programu będą wchodziły potencjalnie projekty tj. zbudowanie strategii wejścia na rynek azjatycki, rejestracja produktów, zbudowanie struktur sprzedażowych, organizacja lokalizacji firmy, zapewnienie infrastruktury technologicznej itp. Jak widać, projekty te mają różny charakter – są to projekty prawne, organizacyjne, IT i inne. W takim przypadku cały program musi zrealizować określony cel biznesowy, a nie poszczególne projekty (chociaż wybrane projekty mogą też mieć swoje cele biznesowe).

Przykładowo, projekt wdrożenia systemu CRM nie przyniesie żadnych efektów biznesowych bez rejestracji produktów i bez uruchomienia struktur sprzedażowych – te projekty, z biznesowego punktu widzenia, powinny być rozpatrywane łącznie. Poszczególne projekty są od siebie zależne, a wyizolowanie zaburza sensowność ich realizacji. Dodatkowo program (tak samo jak projekt) ma wyznaczony początek i koniec realizacji. Jeśli został zrealizowany, jest zamykany. W odróżnieniu od programu portfel nie ma daty zakończenia.

Wszystkie projekty wchodzące w skład portfela, mają podobny charakter – np. projektowanie i wdrażanie na rynek nowych produktów. Portfele są realizowane w sposób ciągły, co oznacza, że jedne projekty w portfelu się kończą, inne są przerywane, a na ich miejsce wchodzą nowe projekty z „kolejki pomysłów”. Każdy projekt w portfelu powinien mieć zdefiniowany cel biznesowy i ten sam charakter celu, ale odpowiednio inne parametry jego realizacji. Projekty w zasadzie nie muszą być od siebie zależne, choć takie zależności mogą występować nawet pomiędzy projektami będących w różnych portfelach projektowych. Możesz nimi zarządzać skutecznie dzięki programowi do zarządzania projektami FlexiProject.

Rozpocznij

Zarządzanie portfelami i programami projektów we FlexiProject

FlexiProject to kompleksowe narzędzie wspierające zarówno zarządzanie pojedynczymi projektami, jak i ich grupami w formie portfeli oraz programów projektów. W przypadku portfela projektów użytkownik może zdefiniować dowolną liczbę portfeli, przypisać do nich odpowiednie projekty oraz monitorować je na graficznej roadmapie. FlexiProject pozwala na szybkie określenie statusu każdego projektu, poziomu realizacji kamieni milowych oraz odchyleń od zatwierdzonego planu. Wbudowana matryca atrakcyjności projektów ułatwia zarządowi ocenę, które inicjatywy generują największą wartość, a które powinny zostać przeanalizowane pod kątem wycofania z portfela.

Roadmapa projektów w module Portfele Projektów systemu FlexiProject

Dla programów projektów FlexiProject oferuje możliwość grupowania powiązanych tematycznie i celowo projektów w jeden program. Użytkownik zyskuje centralny widok na harmonogram całego programu, może analizować zależności między projektami i aktualizować je w oparciu o relacje zadań. Dzięki temu FlexiProject umożliwia zarządzanie złożonymi programami strategicznymi jako jedną spójną całość. Funkcja automatycznych przeglądów projektów dodatkowo wspiera cykliczne raportowanie statusu i postępu realizacji, istotne zwłaszcza z perspektywy PMO i zarządu.