Gestione del rischio nelle costruzioni: processo, registro ed esempi

Che cos’è la gestione del rischio nelle costruzioni?

La gestione del rischio nelle costruzioni è il processo continuo di identificare, valutare e controllare gli eventi che potrebbero minacciare tempi, budget, qualità o sicurezza di un investimento edilizio. Copre l’intero ciclo di vita dell’iniziativa: dalle analisi preliminari e dai permessi, attraverso i lavori, fino ai collaudi e al periodo di garanzia, e il suo cuore pratico è un registro dei rischi con responsabili e piani di risposta. È una disciplina all’interno del compito più ampio di sapere come gestire progetti di costruzione, e quella a cui più spesso si dà la colpa quando un cantiere slitta.

Le costruzioni sono inoltre un ambiente più difficile per il rischio rispetto alla maggior parte dei settori. Il progetto si svolge sul campo, non in un capannone controllato; dipende dal meteo, dalle condizioni del terreno e da decisioni amministrative che nessuno in cantiere controlla del tutto; e coinvolge decine di parti con interessi diversi, dal committente ai progettisti fino ai subappaltatori delle varie lavorazioni. Ognuno di questi fattori può far deragliare un cronoprogramma da solo, e in pratica agiscono insieme.

La posta in gioco è misurabile. Poiché il 37% delle imprese nel sondaggio KPMG attribuisce gli sforamenti di budget o di tempi a una gestione del rischio debole, il registro dei rischi merita di essere trattato come uno strumento fondamentale di controllo dell’investimento, accanto al cronoprogramma e al budget, e non come una formalità compilata prima di un audit.

Tipi di rischio nei progetti di costruzione

Una risposta sensata parte dal nominare la categoria, perché tipi di rischio diversi richiedono strumenti diversi. I progetti di costruzione lavorano il più delle volte con sette gruppi.

I rischi di cronoprogramma derivano dalla natura sequenziale di un cantiere: lo slittamento di una lavorazione viaggia lungo la catena delle dipendenze verso le successive, ed è proprio ciò che il metodo del percorso critico nelle costruzioni è fatto per mettere in luce, e l’accumulo di piccoli ritardi sposta la consegna. I rischi finanziari sono gli aumenti del prezzo dei materiali tra offerta ed esecuzione, la liquidità con termini di pagamento lunghi e il costo dei fermi. I rischi di terreno e progettazione comprendono condizioni geotecniche diverse dalle indagini, interferenze tra lavorazioni ed errori di documentazione che emergono solo in cantiere. I rischi meteorologici e ambientali coprono sia i fermi per inverno o pioggia sia i requisiti ambientali che bloccano un fronte di lavoro.

I rischi amministrativi sono i ritardi di permessi, decisioni e approvazioni, su cui il committente ha un’influenza limitata e che possono congelare l’intera sequenza di avvio. I rischi di subappalto e fornitura comprendono l’indisponibilità delle squadre, l’insolvenza di un appaltatore e le consegne in ritardo di elementi a lungo termine. Infine i rischi contrattuali: penali, riserve, contenziosi sull’ambito e clausole che spostano la responsabilità. La sicurezza sul lavoro è una categoria a sé; nella pratica di sistema, i requisiti di salute e sicurezza e di conformità è meglio gestirli come attività del piano, con responsabile, scadenza e approvazione formale, così da non esistere solo in un raccoglitore.

Questa mappa delle categorie è il punto di partenza del passo più importante del processo: un’identificazione che non parte da zero.

Il processo di gestione del rischio nelle costruzioni, passo dopo passo

Le metodologie differiscono nel nome, ma il nucleo del processo è comune e si compone di quattro passi ripetuti ciclicamente per tutta la durata dell’investimento.

Identificare i rischi: parti da un elenco, non da una pagina bianca

L’identificazione classica è un workshop di squadra: una revisione della documentazione, del un modello di cronoprogramma di costruzione e del contratto per capire cosa potrebbe andare storto. Un workshop, però, vale solo quanto la memoria dei suoi partecipanti, e la maggior parte dei rischi di cantiere è dolorosamente ripetitiva: geotecnica, permessi, forniture e subappaltatori tornano a ogni investimento.

Per questo in FlexiProject un elenco di rischi tipici per un dato tipo di progetto può far parte del modello da cui parte un nuovo cantiere. La squadra non scopre le minacce da zero; passa in rassegna una base raccolta sugli investimenti precedenti e la estende con le specificità del nuovo: un terreno insolito, un committente esigente, un nuovo tipo di struttura. L’identificazione parte dall’esperienza dell’intera azienda, non dalla memoria di un solo direttore di cantiere.

Valutare i rischi: una matrice adattata alla tua organizzazione

I rischi identificati si valutano per probabilità di accadimento e impatto sul progetto, e il risultato li posiziona in una matrice dei rischi che decide cosa affrontare subito e cosa solo tenere d’occhio. Il problema è che molti strumenti impongono un formato di matrice rigido che non corrisponde allo standard dell’azienda.

FlexiProject ti lascia configurare da solo le dimensioni della matrice: un’organizzazione che lavora su una scala 3×3 non deve piegarsi alla 5×5 di qualcun altro. L’effetto è pratico: tutti i cantieri valutano i rischi con un unico standard comune, così i registri di investimenti diversi si possono confrontare tra loro e l’escalation ha soglie chiare.

Rispondere: responsabili e piani di risposta nel registro

A ogni rischio significativo si risponde con una di quattro strategie: evitamento (un cambio di tecnologia o di sequenza dei lavori), trasferimento (un’assicurazione, una clausola contrattuale che sposta il rischio sulla parte che lo controlla meglio), mitigazione (margini di tempo per la maturazione del calcestruzzo, un secondo fornitore di elementi critici) oppure accettazione consapevole con una riserva. Una strategia senza destinatario, però, resta una dichiarazione.

Nel registro di FlexiProject ogni rischio ha un responsabile e un piano di risposta, e la persona assegnata a un rischio ne viene notificata. Questo chiude la lacuna più comune dei fogli di calcolo: la riga che tutti hanno visto e di cui nessuno rispondeva. Quando un rischio si concretizza, non parte la discussione su chi debba reagire; si esegue il piano preparato.

Monitorare: revisioni sui dati, non sulla memoria

Un registro aggiornato una sola volta, all’avvio del cantiere, invecchia più in fretta del cronoprogramma. Per questo i rischi tornano sul tavolo con un ritmo costante di revisioni di progetto, per esempio ogni due settimane per i cantieri in esecuzione, e il materiale per la revisione arriva direttamente dal sistema: stati dei rischi, responsabili, categorie e variazioni dall’ultimo incontro, letti accanto al il diagramma di Gantt di costruzione che la squadra già segue, tutto dagli stessi dati con cui il team lavora ogni giorno. Un rischio torna alla riunione di coordinamento prima di concretizzarsi, non come spiegazione del perché il budget è stato superato.

Un registro dei rischi che sopravvive a un solo cantiere

La differenza più grande tra una gestione del rischio matura e una improvvisata non sta in un singolo progetto, ma in ciò che accade alla conoscenza dopo la sua fine. In un’azienda tipica il registro muore con il progetto: il file finisce in archivio e le lezioni nelle teste di persone che magari se ne vanno.

In FlexiProject i rischi vengono descritti anche nel documento di chiusura del progetto: cosa si è concretizzato, cosa ha funzionato, cosa è mancato. Queste conclusioni alimentano la base di conoscenza dell’organizzazione, e l’elenco aggiornato dei rischi tipici torna nel modello di progetto da cui partirà il cantiere successivo. Il cerchio si chiude: l’identificazione al decimo investimento è davvero migliore che al primo, perché poggia su esperienza documentata e non sulla memoria rotante del team.

Per il board è un cambiamento qualitativo: la gestione del rischio smette di essere un costo formale dei singoli cantieri e diventa un asset aziendale che cresce a ogni progetto concluso.

Il rischio a livello di portfolio: la vista per PMO e board

Un’azienda che porta avanti una dozzina di cantieri non può gestire il rischio leggendo una dozzina di registri separati. Le serve una vista aggregata: quali investimenti portano le minacce più gravi, in quali categorie i problemi si accumulano e dove gli stessi rischi si ripetono su più progetti insieme, per esempio la dipendenza da un unico fornitore di struttura in acciaio su tre cantieri contemporaneamente.

In FlexiProject i rischi di tutti i progetti sono visibili a livello di portfolio e nei report costruiti dai dati del registro, senza assemblare a mano riepiloghi prima di una riunione. PMO e board vedono il quadro d’insieme e possono reagire a livello di portfolio: spostare risorse, rinegoziare un contratto quadro, trattenere l’avvio del prossimo investimento prima che un rischio condiviso si concretizzi su tutti in una volta.

L’entità della posta in gioco è ben documentata: l’analisi di McKinsey su 532 grandi progetti di capitale mostra sforamenti di costo in media di almeno il 79% rispetto al budget della fase di fattibilità e ritardi in media del 52%. Un solo cantiere con un simile sforamento fa male; un portfolio in cui nessuno ha notato un rischio condiviso può minacciare l’azienda. Il livello di portfolio esiste per intercettare quello scenario prima.

Domande frequenti

Quali sono i principali tipi di rischio nei progetti di costruzione?

La pratica edilizia lavora il più delle volte con sette categorie: rischi di cronoprogramma, finanziari, di terreno e progettazione, meteorologici e ambientali, amministrativi (permessi e decisioni), di subappalto e fornitura, e contrattuali. La sicurezza sul lavoro è trattata a parte, gestita come requisiti con responsabili e scadenze nel piano di cantiere.

Che cos’è un registro dei rischi nelle costruzioni?

Un registro dei rischi è un elenco delle minacce identificate tenuto per tutta la durata dell’investimento, con una valutazione di probabilità e impatto, un responsabile e un piano di risposta per ciascuna. In un sistema di project management il registro è uno strumento vivo: i responsabili ricevono notifiche, gli stati si aggiornano di continuo e i dati alimentano revisioni e report invece di riepiloghi preparati a parte.

Ogni quanto vanno rivisti i rischi di cantiere?

La buona pratica è un ritmo costante legato alle revisioni di progetto, per esempio ogni due settimane per i cantieri in esecuzione e mensilmente per gli investimenti in preparazione. Qualunque sia il ritmo, la revisione deve basarsi su dati aggiornati del registro e non sulla memoria dei partecipanti, e concludersi con decisioni: cosa escaliamo, cosa chiudiamo, dove attiviamo un piano di risposta.

La matrice dei rischi può essere adattata allo standard della nostra azienda?

In FlexiProject sì: le dimensioni della matrice di valutazione dei rischi le configura l’organizzazione stessa, così un’azienda che lavora su una scala 3×3 o su un’altra scala interna non deve adottare un formato imposto. Con una matrice di valutazione comune a tutta l’azienda, i registri di cantieri diversi sono confrontabili e le soglie di escalation sono inequivocabili per tutti i team.

La gestione del rischio nelle costruzioni si decide nella meccanica quotidiana, non nelle dichiarazioni: se l’identificazione parte da un elenco raccolto sui cantieri precedenti o da una pagina bianca; se la valutazione usa una matrice adattata allo standard dell’azienda; se ogni rischio ha un responsabile con un piano di risposta e una notifica; e se le revisioni avvengono con un ritmo costante sui dati del registro. Altrettanto importante è ciò che accade alla conoscenza dopo la consegna: le lezioni dei documenti di chiusura dovrebbero tornare nei modelli perché ogni nuovo investimento parta da un livello più alto, e la vista di portfolio dovrebbe mostrare al board dove le minacce si accumulano tra i cantieri. Le statistiche di KPMG e McKinsey mostrano che la posta in gioco è decine di punti percentuali di budget e di tempi, quindi il registro dei rischi merita lo stesso rango della baseline e del budget dell’investimento. FlexiProject lega insieme questi elementi in un unico sistema: un registro con matrice configurabile, elenchi di rischi tipici nei modelli di progetto, responsabili e piani di risposta con notifiche, documenti di chiusura che alimentano la base delle lezioni e i rischi di tutti i cantieri aggregati nel portfolio e nei report. Se nella tua azienda i rischi vivono ancora in fogli di calcolo aperti prima di un audit, spostarli in un sistema sarà probabilmente la polizza assicurativa più economica che tu possa sottoscrivere per l’intero portfolio di investimenti. Come sceglierlo te lo spiega una guida all’acquisto di software di project management per costruzioni.