A projektmenedzsment iroda (PMO) szerepe és feladatai egy szervezetben
A projektmenedzsment iroda számos lengyelországi és világméretű vállalat szervezeti struktúrájában megtalálható. A hatékony piaci verseny és a stratégiai célok gyors megvalósítása érdekében egyre több projekt megvalósításáról születik döntés. Számos projekt sikere akár az egész szervezet sikerét és túlélését is meghatározza a piacon. Ezek a projektek jelentős emberi, pénzügyi és anyagi erőforrásokat igényelnek. A gyorsan növekvő számú projekt és az ezzel járó magas erőforrás-felhasználás miatt a vállalatok olyan módszereket keresnek, amelyekkel hatékonyan megvalósíthatják ezeket a projekteket. A vállalaton belüli projektmenedzsment iroda létrehozása kulcsfontosságúvá válik a hatékonyság eléréséhez. Ebben a cikkben megpróbáljuk tisztázni, hogy milyen jövőképet és szerepet kell játszania a PMO-nak a szervezetben.
Legfontosabb tudnivalók:
- A PMO szerepe egy szervezetben
- A PMO kudarcok leggyakoribb okai
- Hogyan lehet hatékonyan bevezetni egy PMO-t
- A PMO helye a szervezeti struktúrán belül
- A PMO előtt álló legnagyobb kihívások
- A PMO hatékonyságát támogató eszközök
Miért nem mindig sikerül a PMO? A kudarc leggyakoribb okai.
A kutatások azt mutatják, hogy nem minden újonnan létrehozott projektmenedzsment iroda (PMO) sikeres. A sikertelenség, amely gyakran e szervezeti egység feloszlatásához vezet, gyakran a következő okokra vezethető vissza:
- A PMO szerepét a vállalaton belül meghatározó világos jövőkép hiánya.
- A megfelelő projektmenedzsment-kultúra hiánya a vállalaton belül.
- A PMO-t vezető személy túl gyenge mind a szakértelem, mind a szervezeti kompetenciák tekintetében.
- A vállalat vezetőségének a PMO sikerében való részvételének hiánya, különösen a kezdeti időszakban.
- A PMO szerepére és felelősségi körére vonatkozó világos kommunikáció hiánya a szervezet felé.
- A PMO-ban dolgozó alkalmazottak gyenge csapata
- A PMO működését támogató modern informatikai eszközök hiánya
Esettanulmány – Projektmenedzsment Iroda sikertelen bevezetése egy nagy szervezetnél
Egy Lengyelországban működő, nagyon nagy nemzetközi médiavállalatnál úgy döntöttek, hogy létrehoznak egy PMO-t. Ebben a vállalatnál több tucat különböző jellegű projekt zajlott egyszerre, és mindenkit zavart a nem hatékony projektmenedzsment általános zűrzavara. Egy PMO-vezetőt és két beosztott alkalmazottat vettek fel. A Projektmenedzsment Iroda megkezdte működését, és már a kezdetektől fogva konfliktusok alakultak ki a PMO és a szervezet többi része között. Ezek elsősorban a következő okokra vezethetők vissza:
- a korábban projektvezetőként dolgozó alkalmazottak úgy érezték, hogy mivel a PMO-ban új emberek dolgoznak, mostantól ők fogják irányítani a projekteket.
- a PMO munkatársai viszont inkább a projektcsapatok támogatásában látták a szerepüket, mintsem hogy teljes felelősséget vállaljanak a projekt végrehajtásáért.
- a vállalat vezetése tudatában volt a felmerülő konfliktusoknak, de úgy vélte, hogy a PMO vezetőjének kell tudnia azokat saját maga megoldani.
- az új PMO nem kezdte meg szerepének pontos meghatározásával és a szervezettel való kommunikációjával, hanem azonnal operatív tevékenységbe kezdett.
Ennek eredményeként ez a sikertelen kezdet néhány hónap után a PMO feloszlatásához vezetett. A szervezet által elkövetett hibák könnyen elkerülhetők lettek volna.
A szervezeti struktúrában hol kell elhelyezni a PMO-t?
Erre a kérdésre nincs egyértelmű válasz, és a különböző szervezetekben a PMO-nak a vállalat szervezeti struktúrájában való elhelyezése változó. A PMO vezetője leggyakrabban közvetlenül a vállalat vezérigazgatójának tartozik beszámolási kötelezettséggel. A szervezeti struktúrában elfoglalt ilyen helyet az indokolja, hogy a szervezetnek sok, egymástól nagyon eltérő jellegű projektje van. Ezek közé tartoznak az informatikai, marketing, optimalizálási, beruházási vagy K+F projektek. Ha azonban például a Projektmenedzsment Iroda által támogatott projektek 80%-át a termelési osztályon hajtják végre, akkor érdemes a PMO-t a termelésért felelős igazgatósági tag alá rendelni. A szabály azonban az kellene legyen, hogy a PMO egy igazgatósági tagnak jelentsen, ami jelentősen segít a különböző szervezeti problémák megoldásában.
Hybrid project management is a growing trend in project management. Find out how he will use them in practice.
Milyen kihívásokkal szembesülnek a PMO-k a szervezetekben?
Ahhoz, hogy jól meghatározzuk a PMO szerepét egy szervezetben, hasznos, ha előzetesen megértjük, melyek a legfontosabb kihívások, amelyekkel a PMO-nak a mai szervezetekben szembe kell néznie. Ezt jól összefoglalja a Project Management Solutions által bemutatott felmérés, amely a következő kihívásokat sorolja fel:
- a projekt erőforrásainak nem megfelelő kezelése (53%)
- elegendő idő/erőforrás áll rendelkezésre a stratégiai projektekre (48%)
- a szervezet ellenállása a változás végrehajtásával szemben (47%)
- prioritások meghatározása (47%)
- nincs elég projektmenedzser (42%)
Általánosságban elmondható, hogy az 1. és 4. kihívás bizonyos mértékig megoldható egy jó projektmenedzsment program végrehajtásával, a többi elem pedig inkább embermenedzsment jellegű.
Egy nagy szervezetben például nem lehet jól kezelni a projekt erőforrásokat egy jó projektmenedzsment program nélkül, amely jó erőforrás-kezelési funkciókkal rendelkezik. Ezt nagyon nehéz elérni az Excelben. A következő ábra a FlexiProject projektmenedzsment-szoftverből az erőforrás-kezelési modul egy nézetét mutatja:
Nyilvánvaló, hogy egy eszköz önmagában nem jelent teljes megoldást, de az ilyen eszköz és annak funkcióinak hiánya akadályozza a hatékony erőforrás-menedzsmentet bármely szervezet számára. Ami a 4. számú kihívást, azaz a projektek rangsorolását illeti, egy jó informatikai program a projektek rangsorolására jelentősen megoldhatja ezt a problémát. A projektportfólió egyes projektjeinek vonzerejét vizuálisan egy mátrix segítségével lehet ábrázolni, amelyet az alábbiakban a FlexiProject programból szemléltetünk. A projektek vonzereje a mátrix bal felső sarkában jelenik meg.
A PMO jövőképe és feladatai egy szervezetben
A PMO céljának és feladatainak meghatározásakor egy szervezetben érdemes abból kiindulni, hogy valaki bizonyos érvek alapján úgy döntött, hogy létrehoz egy Projektmenedzsment Irodát. Ez a valaki valószínűleg a vállalat egyik vezetője vagy az egész igazgatótanács volt. Kiindulópontként a PMO vezetőjének meg kell értenie ezt az indoklást, és az igazgatótanáccsal együtt meg kell határoznia a vállalaton belüli PMO működésének jövőképét és legfontosabb feladatait. A PMO-menedzsernek azt is meg kell értenie, hogy a szervezetnek milyen kihívásokkal kell szembenéznie a projektmenedzsment terén.
A PMO működésének víziója egyszerű lehet. Érdemes abból kiindulni, hogy a PMO legfontosabb célja annak biztosítása, hogy a projektek hatékonyan teljesítsék a kitűzött üzleti célokat. Ennek eléréséhez a PMO-nak biztosítania kell, hogy a szervezet:
- jó projekt- és portfóliókezelési szabványok voltak érvényben
- a vezetés rendszeres és megfelelő információkkal rendelkezett a folyamatban lévő projektek helyzetéről
- az új projektekkel kapcsolatos ötletek rangsorolására megfelelő eljárás volt, és az új projekteket tájékozott módon, megfelelő forrásokkal indították el.
- a projektek egyértelműen kapcsolódtak a vállalati stratégiához
- a projekt erőforrásainak kezelésére megfelelő eljárás volt
- a projektvezetők és a projektcsapatok megfelelő támogatást kaptak a PMO-tól
- volt egy jó projektmenedzsment IT program
- a vezetőség a PMO-t partnernek tekintette a fontos projektkérdések megoldásában és tanácsadásában.
A PMO-k döntő szerepe a szervezetekben
Összefoglalva, a PMO-k számos szervezetben stratégiai szerepet játszanak. A hatékony PMO jelentősen befolyásolja a projektek sikerét, a jól végrehajtott projektek pedig a vállalati stratégia sikerét. Ezért a PMO-nak hozzáértő munkatársakkal kell rendelkeznie, megfelelően kell elhelyezni a szervezeti struktúrában, és meghatározott jövőképpel és szereppel kell rendelkeznie a szervezetben.
