Projektterv kidolgozása – projekt ütemterv
Minden projektterv középpontjában az ütemterv áll. A projektterv természetesen más lényeges elemekből is áll, mint például az üzleti terv, a projekt charta, a költségvetés, a kockázati terv, az erőforrás-terv vagy a kommunikációs terv. Mégis, a menetrendet tekintik a legfontosabb elemének. Miért van ez így? Az ütemtervben megjelenített feladatok struktúrája, a felelősségek kiosztása, a feladatok időtartamának meghatározása és azok összefüggései megmutatják, hogyan akarjuk elérni a projekt célját.
Hogyan lehet olyan gyakorlatias ütemtervet készíteni, amely a megfelelő irányt és ütemet adja a projektnek? A válasz egyszerű – bízzon a tapasztalt szakértők által létrehozott eszközben. Az alábbiakban ismertetem a projekt ütemtervének kidolgozásának lépéseit a FlexiProject segítségével, amely ezt a funkciót nagyon intuitív, mégis nagyon fejlett szinten kínálja.
Meghatározza a projekt által nyújtandó eredmények listáját.
Minden projektet a vállalat által meghatározott eredmények elérése érdekében hajtunk végre. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a projektnek konkrét eredményeket kell produkálnia. Pontosan tudnunk kell, hogy milyen al- és végtermékeket szeretnénk létrehozni, mielőtt elkezdünk dolgozni a projekt ütemtervének összeállításán. Ez az első és alapvető lépés a gyakorlatias projekt ütemterv kialakításában. A szükséges eredményeket meg kell nevezni, és tartalmukat röviden meg kell határozni, hogy a létrehozásukért felelős személyek később pontosan tudják, hogy mit kell teljesíteniük. A meghatározott termékek ilyen listája az alábbi ábrán látható:
Az elvégzendő feladatok struktúrájának, az úgynevezett WBS-nek (Work Breakdown Structure) a kidolgozása.
A termékek listájának meghatározásához hasonlóan a WBS felépítésébe is nagy pontossággal és gondossággal kell belefektetnünk. A projektfeladatok struktúrájának kialakításakor érdemes a kollektív feladatok meghatározásával kezdeni, és összekapcsolni azokat a korábban meghatározott termékekkel. A gyakorlatban vagy egy adott kollektív feladathoz köthetünk egy terméket, vagy az egyes kollektív feladatok végén meghatározhatunk egy olyan projektmérföldkövet, amely a kívánt terméket eredményezi. Miután a projekt ütemtervében meghatároztuk a tömeges feladatokat, egy szinttel lejjebb léphetünk, és meghatározhatjuk a részletes feladatokat. Ebben az esetben minden egyes kollektív feladatot „miniprojektként” kezelhetünk. Érdemes röviden meghatározni a WBS-ben meghatározott feladatokat, hogy később minden, a projektben részt vevő személy pontosan tudja, hogy milyen funkciókat osztottak ki rá. A következő ábra a WBS szerkezetét mutatja, a kiválasztott, kiemelt feladat esetében pedig a jobb oldalon látható a feladat részleteit tartalmazó párbeszédpanel:
Meghatározza a feladatok végrehajtásáért való felelősséget, azok összefüggéseit és időbeli eloszlását.
Miután meggyőződtünk arról, hogy az általunk kidolgozott projekt WBS teljes, meg kell határoznunk az egyes feladatok időtartamát (munkaintenzitásukat), és egyértelműen meg kell határoznunk a végrehajtásukért való felelősséget. Bárki, aki projektmenedzsmenttel foglalkozik, tudja, hogyan kell a feladatokhoz tulajdonosokat rendelni, és hogyan kell meghatározni, hogy egy feladatot mikor kell elkezdeni, és mennyi ideig kell tartani. Különös figyelmet szeretnék azonban fordítani a projekt ütemtervében meghatározott különböző feladatok közötti kapcsolatok kiépítésére és a kapcsolatok logikájára. Ha a terv készítésének szakaszában bölcsen összekapcsoljuk a projekt feladatait, a későbbiekben egyszerűbb lesz a munkánk. Ha egy későbbi időpontban bármelyik feladat végrehajtása késik, az összes kapcsolódó feladat automatikusan előrehalad. Továbbá, ha már a tervezési szakaszban létrehoztunk kapcsolatokat, amikor az egyik feladatot időben előre vagy hátra mozgatjuk, a projekt többi kapcsolódó feladata is ennek megfelelően mozog. Az alábbi ábrákon láthatjuk a projektfeladatok szerkezetét és a Gantt ütemtervet a megjelölt kapcsolatokkal:
Get insights into creating a project schedule with milestones for better project management and tracking progress.
Mentse el a kidolgozott ütemtervet tervként, amelyre a projekt végrehajtása során hivatkozni fog.
Ha biztos benne, hogy már kidolgozott egy jó projekt ütemtervet, mentse el a rendszerben projekt alaptervként (Baseline), amelyre a projekt végrehajtása során hivatkozni fog. Az alábbi ábra egy folyamatban lévő projektet és a jóváhagyott ütemtervre való aktuális hivatkozását mutatja. Az egyes feladatok alatt lévő vékony fekete vonalkák a jóváhagyott tervet, a felettük lévő vastagabb sávok pedig az egyes feladatok teljesítésének aktuális fokát mutatják a projekt ütemtervéből:
A projekt sikerének maximalizálása hatékony ütemtervezéssel és nyomon követéssel
A jól megtervezett projektütemezési terv jelentősen befolyásolja a végrehajtás végső sikerét. A projektben részt vevő emberek pontosan tudni fogják, hogy mit és mikor kell tenniük. Az irányelvek végrehajtása során egyértelműen nyomon követhetjük az eltéréseket, és korrekciós intézkedéseket tehetünk.
