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Sviluppo di un piano di progetto - pianificazione del progetto
Il cuore di ogni piano di progetto è il suo calendario. Naturalmente, il piano di progetto è composto anche da altri elementi essenziali come il business case, la carta del progetto, il budget, il piano dei rischi, il piano delle risorse o il piano di comunicazione. Tuttavia, il calendario è considerato l’elemento più importante. Perché è così? La struttura dei compiti mostrata nel calendario, l’assegnazione delle responsabilità, la determinazione della durata dei compiti e le loro interrelazioni mostrano come vogliamo raggiungere l’obiettivo del progetto.
Come si costruisce un calendario pratico che dia il giusto corso e ritmo al progetto? La risposta è semplice: affidati a uno strumento creato da esperti. Di seguito descriverò le fasi di sviluppo di una pianificazione di progetto utilizzando FlexiProject, che offre questa funzionalità a un livello molto intuitivo ma molto avanzato.
Definisci un elenco di deliverable che il progetto deve fornire
Realizziamo ogni progetto per raggiungere i risultati definiti dall’azienda. In pratica, questo significa che il progetto deve produrre dei risultati specifici. Dovremmo sapere con precisione quali sono i sottoprodotti e i prodotti finali che vogliamo creare prima di iniziare a lavorare sulla pianificazione del progetto. Questo è il primo e fondamentale passo per costruire un programma di progetto pratico. I deliverable richiesti devono essere nominati e il loro contenuto deve essere definito brevemente, in modo che i responsabili della loro creazione sappiano esattamente cosa devono consegnare. L’elenco dei prodotti definiti è mostrato nell’illustrazione seguente:
Sviluppa una struttura di compiti da svolgere, la cosiddetta WBS (Work Breakdown Structure).
Analogamente alla definizione dell’elenco dei prodotti, dobbiamo dedicare molta precisione e attenzione alla costruzione della WBS. Quando si sviluppa la struttura dei compiti del progetto, vale la pena iniziare a definire i compiti collettivi e collegarli ai prodotti che abbiamo definito in precedenza. In pratica, possiamo agganciare un prodotto a una specifica attività collettiva oppure, alla fine di ogni attività collettiva, definire una milestone del progetto che porterà al prodotto richiesto. Una volta definite le attività di massa nel programma del progetto, possiamo scendere di livello e definire le attività dettagliate. In questo caso, possiamo considerare ogni compito collettivo come un “mini-progetto”. Vale la pena definire brevemente i compiti definiti nella WBS, in modo che in seguito ogni persona coinvolta nel progetto sappia esattamente quali funzioni gli sono state assegnate. La seguente illustrazione mostra la struttura della WBS e, per un’attività selezionata ed evidenziata, la finestra di dialogo con i dettagli di questa attività è mostrata sulla destra:
Determinare le responsabilità per l'attuazione dei compiti, le loro interrelazioni e la loro distribuzione nel tempo.
Una volta che siamo sicuri che la WBS del progetto che abbiamo sviluppato è completa, dovremmo definire la durata dei singoli compiti (la loro intensità di lavoro) e definire chiaramente la responsabilità per la loro realizzazione. Chiunque abbia a che fare con la gestione di un progetto sa come assegnare i proprietari ai compiti e come determinare quando un compito deve iniziare e quanto tempo deve durare. Tuttavia, vorrei prestare particolare attenzione alla costruzione di relazioni e alla logica dei legami tra le varie attività definite nella pianificazione del progetto. Se colleghiamo saggiamente i compiti del progetto nella fase di creazione del piano, il nostro lavoro sarà più semplice in futuro. Se, in un secondo momento, l’implementazione di uno dei compiti viene ritardata, tutti i compiti correlati avanzano automaticamente. Inoltre, se abbiamo già creato dei collegamenti in fase di pianificazione, quando una delle attività viene spostata in avanti o indietro nel tempo, le altre attività correlate del progetto si sposteranno di conseguenza. Nelle illustrazioni sottostanti, possiamo vedere la struttura delle attività del progetto e il calendario di Gantt con le relazioni contrassegnate:
Salva il programma sviluppato come piano a cui fare riferimento durante l'implementazione del progetto.
Se sei sicuro di avere già una buona pianificazione del progetto, salvala nel sistema come piano di base del progetto (Baseline) a cui farai riferimento durante l’implementazione del progetto. L’illustrazione seguente mostra un progetto in corso e il suo attuale riferimento al piano di schedulazione approvato. I trattini neri sottili sotto ogni attività mostrano il piano approvato, mentre le barre più spesse sopra di essi mostrano l’attuale grado di completamento di ogni attività rispetto alla pianificazione del progetto:
Massimizzare il successo del progetto attraverso una pianificazione e un monitoraggio efficaci dei tempi.
Un piano di pianificazione del progetto ben progettato influisce in modo significativo sul successo finale dell’implementazione. Le persone che partecipano al progetto sapranno esattamente cosa devono fare e quando. Durante l’implementazione delle linee guida, possiamo monitorare chiaramente le deviazioni e intraprendere azioni correttive.
AUTORE
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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