Elaborarea unui plan de proiect – programarea proiectului
Elementul central al oricărui plan de proiect este calendarul acestuia. Bineînțeles, planul de proiect cuprinde și alte elemente esențiale, cum ar fi cazul de afaceri, carta proiectului, bugetul, planul de risc, planul de resurse sau planul de comunicare. Cu toate acestea, programul este considerat cel mai important element al acestuia. De ce este așa? Structura sarcinilor prezentate în program, atribuirea responsabilităților, stabilirea duratei sarcinilor și relațiile dintre acestea arată cum dorim să atingem obiectivul proiectului.
Cum se construiește un program practic care să dea cursul și ritmul corect proiectului? Răspunsul este simplu – aveți încredere într-un instrument creat de experți cu experiență. Mai jos, voi descrie pașii de dezvoltare a unui program de proiect folosind FlexiProject, care oferă această funcționalitate la un nivel foarte intuitiv, dar foarte avansat.
Definiți o listă de produse livrabile pe care proiectul trebuie să le furnizeze
Implementăm fiecare proiect pentru a obține rezultatele definite de companie. În practică, acest lucru înseamnă că proiectul trebuie să producă rezultate specifice. Ar trebui să știm exact ce subproduse și produse finale dorim să creăm înainte de a începe să lucrăm la construirea unui program de proiect. Acesta este primul pas fundamental în elaborarea unui calendar practic al proiectului. Rezultatele solicitate trebuie să fie denumite și conținutul lor trebuie definit pe scurt, astfel încât cei responsabili de crearea lor să știe mai târziu ce anume trebuie să livreze. O astfel de listă de produse definite este prezentată în ilustrația de mai jos:
Elaborați o structură a sarcinilor care trebuie îndeplinite, așa-numita WBS (Work Breakdown Structure).
Ca și în cazul definirii listei de produse, ar trebui să acordăm o mare precizie și atenție la construirea WBS. Atunci când se dezvoltă structura sarcinilor proiectului, merită să începem prin a defini sarcinile colective și să le legăm de produsele pe care le-am definit anterior. În practică, putem fie să legăm un produs de o sarcină colectivă specifică, fie, la sfârșitul fiecărei sarcini colective, să definim o etapă de proiect care va avea ca rezultat produsul necesar. Odată ce am definit sarcinile de ansamblu în programul proiectului, putem coborî un nivel și defini sarcinile detaliate. În acest caz, putem trata fiecare sarcină colectivă ca pe un „mini-proiect”. Merită să definiți pe scurt sarcinile definite în WBS, astfel încât, ulterior, fiecare persoană implicată în proiect să știe exact ce funcții îi sunt atribuite. Următoarea ilustrație prezintă structura WBS și, pentru o sarcină selectată și evidențiată, în dreapta este prezentată caseta de dialog cu detaliile acestei sarcini:
Determinarea responsabilității pentru punerea în aplicare a sarcinilor, a relațiilor dintre ele și a distribuției lor în timp
Odată ce suntem convinși că WBS-ul proiectului pe care l-am elaborat este complet, trebuie să definim durata sarcinilor individuale (intensitatea muncii) și să definim în mod clar responsabilitatea pentru implementarea acestora. Orice persoană implicată în managementul proiectelor știe cum să atribuie proprietarii sarcinilor și cum să determine când ar trebui să înceapă o sarcină și cât timp ar trebui să dureze. Cu toate acestea, aș dori să acord o atenție deosebită construirii relațiilor și logicii legăturilor dintre diferitele sarcini definite în programul proiectului. Dacă legăm cu înțelepciune sarcinile din proiect în etapa de creare a planului, munca noastră va fi mai simplă în viitor. Dacă, ulterior, punerea în aplicare a uneia dintre sarcini este amânată, toate sarcinile aferente vor avansa automat. De asemenea, dacă am creat deja legături în etapa de planificare, atunci când una dintre sarcini este mutată înainte sau înapoi în timp, celelalte sarcini aferente din proiect se vor muta în mod corespunzător. În ilustrațiile de mai jos, putem vedea structura sarcinilor proiectului și programul Gantt cu relațiile marcate:
Get insights into creating a project schedule with milestones for better project management and tracking progress.
Salvați programul elaborat ca plan la care vă veți referi în timpul implementării proiectului.
Dacă sunteți sigur că ați elaborat deja un program de proiect bun, salvați-l în sistem ca plan de bază al proiectului (Baseline), la care veți face referire în timpul implementării proiectului. Ilustrația de mai jos prezintă un proiect în curs de desfășurare și referința actuală a acestuia la planul de planificare aprobat. Punctele negre subțiri de sub fiecare sarcină arată planul aprobat, iar barele mai groase de deasupra lor arată gradul actual de finalizare a fiecărei sarcini din programul proiectului:
Maximizarea succesului proiectului prin planificarea și monitorizarea eficientă a programului
Un plan de planificare a proiectului bine conceput va influența în mod semnificativ succesul final al implementării. Persoanele care participă la proiect vor ști exact ce trebuie să facă și când trebuie să facă. În timp ce punem în aplicare liniile directoare, putem monitoriza în mod clar abaterile și putem lua măsuri corective.
