Vypracování plánu projektu – harmonogram projektu
Základem každého projektového plánu je jeho harmonogram. Plán projektu se samozřejmě skládá i z dalších základních prvků, jako je obchodní případ, charta projektu, rozpočet, plán rizik, plán zdrojů nebo komunikační plán. Přesto je harmonogram považován za jeho nejdůležitější prvek. Proč tomu tak je? Struktura úkolů uvedená v harmonogramu, přiřazení odpovědností, stanovení doby trvání úkolů a jejich vzájemné vazby ukazují, jak chceme dosáhnout cíle projektu.
Jak sestavit praktický časový plán, který dá projektu správný směr a tempo? Odpověď je jednoduchá – důvěřujte nástroji vytvořenému zkušenými odborníky. Níže popíši postup při tvorbě harmonogramu projektu pomocí programu FlexiProject, který tuto funkci nabízí na velmi intuitivní, ale zároveň velmi pokročilé úrovni.
Definujte seznam výstupů, které musí projekt poskytnout.
Každý projekt realizujeme tak, abychom dosáhli výsledků definovaných společností. V praxi to znamená, že projekt by měl přinést konkrétní výstupy. Než začneme pracovat na sestavení harmonogramu projektu, měli bychom přesně vědět, jaké dílčí a konečné produkty chceme vytvořit. Jedná se o první a základní krok při sestavování praktického harmonogramu projektu. Požadované výstupy by měly být pojmenovány a jejich obsah by měl být stručně definován, aby osoby odpovědné za jejich vytvoření později přesně věděly, co mají dodat. Takový seznam definovaných produktů je uveden na obrázku níže:
Vypracujte strukturu úkolů, které mají být provedeny, takzvanou WBS (Work Breakdown Structure).
Podobně jako při definování seznamu produktů bychom měli věnovat velkou pozornost a přesnost sestavení WBS. Při vytváření struktury projektových úkolů je vhodné začít definováním kolektivních úkolů a jejich propojením s produkty, které jsme definovali dříve. V praxi můžeme produkt buď navázat na konkrétní kolektivní úkol, nebo na konci každého kolektivního úkolu definovat milník projektu, jehož výsledkem bude požadovaný produkt. Jakmile máme v harmonogramu projektu definovány hromadné úkoly, můžeme se posunout o úroveň níže a definovat podrobné úkoly. V tomto případě můžeme každý kolektivní úkol považovat za „miniprojekt“. Úkoly definované ve WBS je vhodné stručně definovat, aby později každá osoba zapojená do projektu přesně věděla, jaké funkce jsou jí přiděleny. Následující obrázek ukazuje strukturu WBS a pro vybraný, zvýrazněný úkol je vpravo zobrazeno dialogové okno s podrobnostmi o tomto úkolu:
Určení odpovědnosti za provádění úkolů, jejich vzájemných vztahů a jejich rozdělení v čase.
Jakmile jsme přesvědčeni, že vytvořená WBS projektu je kompletní, měli bychom definovat dobu trvání jednotlivých úkolů (jejich pracnost) a jasně vymezit odpovědnost za jejich realizaci. Každý, kdo se zabývá řízením projektů, ví, jak úkolům přiřadit vlastníky a jak určit, kdy má úkol začít a jak dlouho má trvat. Zvláštní pozornost bych však rád věnoval budování vztahů a logice vazeb mezi jednotlivými úkoly definovanými v harmonogramu projektu. Pokud úkoly v projektu rozumně propojíme již ve fázi tvorby plánu, bude naše práce v budoucnu jednodušší. Pokud se později realizace některého z úkolů odloží, všechny související úkoly se automaticky posunou vpřed. Také pokud jsme již ve fázi plánování vytvořili vazby, když se jeden z úkolů posune v čase dopředu nebo dozadu, ostatní související úkoly v projektu se posunou odpovídajícím způsobem. Na obrázcích níže vidíme strukturu úkolů projektu a Ganttův harmonogram s vyznačenými vztahy:
Get insights into creating a project schedule with milestones for better project management and tracking progress.
Uložte si vypracovaný harmonogram jako plán, na který se budete odvolávat během realizace projektu.
Pokud jste si jisti, že již máte vypracovaný dobrý harmonogram projektu, uložte jej do systému jako základní plán projektu (Baseline), na který se budete při realizaci projektu odvolávat. Následující obrázek ukazuje probíhající projekt a jeho aktuální odkaz na schválený plán harmonogramu. Tenké černé čárky pod jednotlivými úkoly znázorňují schválený plán a silnější sloupce nad nimi ukazují aktuální stupeň dokončení jednotlivých úkolů z harmonogramu projektu:
Maximalizace úspěchu projektu prostřednictvím efektivního plánování a monitorování harmonogramu
Dobře navržený plán harmonogramu projektu významně ovlivní konečný úspěch realizace. Lidé, kteří se projektu účastní, budou přesně vědět, co a kdy mají dělat. Při provádění pokynů můžeme jasně sledovat odchylky a přijímat nápravná opatření.
